FinOps: definizione e best practice

Cos’è FinOps

FinOps (definizione che unisce finance e operation) è un approccio collaborativo che mette attorno allo stesso tavolo di lavoro IT e operation. L’obiettivo? Considerare le esigenze e le variabili utili a ottimizzare le operazioni commerciali legate al cloud. Questo approccio promuove la cultura dell’accountability, dove ogni team è responsabile delle proprie decisioni economiche riguardanti il cloud e deve collaborare per raggiungere obiettivi comuni.

Analogamente a quanto avviene con la metodologia DevOps, che cerca di abbattere i silos e riunire sviluppatori e personale operativo, il FinOps è una metodologia agile che abbatte la tradizionale compartimentazione delle line of business. Le competenze e le rispettive istanze delle diverse LOB permettono di identificare le best practices che per risolvere al meglio i compromessi tra prestazioni, qualità e costi del cloud.

FinOps non è solo una pratica finanziaria, ma un vero e proprio mindset che favorisce la collaborazione interfunzionale e un uso intelligente delle risorse cloud.

Ottimizzazione dei costi nel cloud

L’ottimizzazione dei costi nel cloud è una componente fondamentale dell’approccio FinOps. Attraverso l’analisi dettagliata delle spese e la comprensione delle dinamiche di utilizzo delle risorse, le aziende possono identificare inefficienze e opportunità di risparmio.

Questo processo implica la continua revisione dei costi per assicurarsi che siano allineati agli obiettivi aziendali e che le risorse siano utilizzate in modo ottimale. Gli strumenti di monitoraggio e gestione dei costi giocano un ruolo fondamentale, permettendo ai team di avere una visione chiara delle spese e di prendere decisioni informate per ridurre i costi senza compromettere le prestazioni.

Maggiore trasparenza finanziaria

La trasparenza finanziaria è uno dei pilastri su cui si regge il modello FinOps. Garantire una chiara visibilità delle spese cloud ai vari stakeholder aziendali permette una gestione più efficiente delle risorse e una pianificazione strategica più accurata. La trasparenza finanziaria consente ai team di comprendere meglio l’impatto delle loro decisioni economiche e di adottare pratiche virtuose per il controllo dei costi. Inoltre, favorisce la fiducia e la collaborazione tra i dipartimenti, creando un ambiente in cui le informazioni finanziarie sono condivise apertamente e utilizzate per guidare il processo decisionale e migliorare le prestazioni complessive dell’azienda.

Implementare FinOps in azienda

Sebbene non esista un approccio universale alle iniziative FinOps, ci sono una serie di pratiche consolidate. La FinOps Foundation, un gruppo industriale senza scopo di lucro focalizzato sulla gestione finanziaria del cloud, definisce i 6 principi guida su cui si basa l’approccio FinOps.

#1 Collaborazione

Una comunicazione regolare e aperta è necessaria per abbattere i silos aziendali. Il personale tecnico e operativo deve riconoscere i costi come un parametro di efficientamento del cloud. Allo stesso tempo, il personale finanziario e aziendale deve imparare ad allinearsi alla natura rapida e dinamica dell’IT. I team devono collaborare per definire i processi e le buone pratiche di utilizzo del cloud.

#2 Ownership

Essere proprietari aiuta a essere responsabili. Gli esperti consigliano di dare la possibilità a ciascun team di prodotto di gestire il proprio utilizzo del cloud in base al budget disponibile. In che modo? Fornendo ai team sia gli strumenti che le pratiche necessarie a visualizzare e comprendere tutti i costi del cloud, stabilendo obiettivi di costo/prestazioni e tenendo traccia di costi/prestazioni rispetto agli obiettivi nel tempo. Gli obiettivi mancati dovrebbero richiedere un attento esame di come vengano utilizzati i servizi in cloud.

#3 Cabina di regia centralizzata

Sebbene la collaborazione sia essenziale in ambito FinOps, è utile comunque prevedere una cabina di regia centralizzata con un team preposto a coordinare le iniziative e a gestire i vantaggi in termini di costi del cloud: sconti legati al tasso di utilizzo impegnato, istanze riservate e altre compensazioni economiche personalizzate in base ai volumi affidati ai fornitori di servizi cloud. Un unico team focalizzato sulle politiche di sconto può rendere più efficaci le negoziazioni e alleggerire il carico di lavoro dei team.

#4 Monitoraggio dei servizi in cloud

La metodologia FinOps è data driven, in quanto basata su report accurati e tempestivi finalizzati a monitorare la spesa relativa al cloud. Tutto ciò presuppone l’uso di metriche prestazionali che possano aiutare il team FinOps a valutare l’efficacia di qualsiasi distribuzione cloud. La reportistica contribuisce a ottimizzare i budget del cloud e a identificare i carichi di lavoro che potrebbero essere forniti in eccesso o in difetto.

#5 Economie di scala del cloud

Le organizzazioni basano il passaggio al cloud in base al valore. Per giustificarne l’uso dei servizi sulle nuvole, il cloud deve essere più vantaggioso della distribuzione di carichi di lavoro in locale. A questo proposito, per esaminare i costi del cloud i team FinOps utilizzano strumenti come l’analisi delle tendenze e delle varianze. Allo stesso tempo, per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni aziendali possono confrontare i carichi di lavoro e i costi del cloud.

#6 Approfittare dei costi variabili

È facile eseguire l’overprovisioning delle risorse in cloud o lasciare le risorse non necessarie in esecuzione più a lungo del necessario. I team FinOps devono presidiare al meglio i servizi on demand per sfruttare l’opportunità associata a modelli di costo variabili in base a un utilizzo effettivo (il che significa che quando è meno utilizzato costa meno). La governance ravvicinata permette di ridimensionare le istanze cloud, ritirare le risorse inutilizzate e ridimensionare le risorse in modo efficace per ottimizzare i costi a fronte del mantenimento delle prestazioni.

Le fasi del modello FinOps: informare, ottimizzare, operare

FinOps è un modello iterativo analogamente ai concetti di sviluppo agile. Secondo la FinOps Foundation, il modello si sviluppa su tre fasi:

• Informare

Un team FinOps deve avere visibilità sui costi e sulle modalità di utilizzo del cloud. Il primo passo in ogni sforzo di FinOps è capire come l’organizzazione oltre a effettuare benchmark, alloca i budget con informazioni dettagliate sull’allocazione per collegare i costi e l’utilizzo del cloud alle business unit. A livello previsionale è importante prevedere risorse e servizi in cloud tenendo conto di eventuali prezzi personalizzati o sconti sui volumi dei servizi in cloud. I team FinOps possono mostrare agli stakeholder il valore aziendale del cloud per evitare costi imprevisti e cercare opportunità di miglioramento.

• Ottimizzare

Grazie a tutta questa serie di informazioni dettagliate, il team di FinOps può ottimizzare l’utilizzo del cloud, sfruttare le istanze riservate o gli sconti per risparmiare denaro. Per valutare al meglio l’ambiente cloud e ridimensionare le risorse o disattivare quelle non necessarie è possibile utilizzare strumenti automatizzati, che semplificano la gestione e aiutano a massimizzare la governance.

• Operare

I team di FinOps dovrebbero monitorare e valutare continuamente le operazioni in cloud rispetto agli obiettivi e alle metriche aziendali. Sempre e comunque è importante condividere tutte le informazioni con le parti interessate per dimostrare gli impatti finanziari e operativi del cloud sull’azienda.

A seconda del reparto o del carico di lavoro coinvolto, un’organizzazione può trovarsi in più o addirittura in tutte le fasi del ciclo di vita di FinOps contemporaneamente (come viene evidenziato nella tabella sottostante).

Quali sono i vantaggi

Il modello FinOps rappresenta un grosso cambiamento culturale aziendale. I vantaggi sono diversi perché:

• ingegneri e amministrativi cooperano e prendono decisioni insieme
• l’approvvigionamento è istantaneo
• le modalità di sperimentazione sono agili
• budget e costi diventano prevedibili
• costi bassi nel caso di errori

Strumenti e best pratice per FinOps

Non esiste un modo univoco per affrontare un’iniziativa FinOps, ma l’obiettivo di fondo è sempre lo stesso: utilizzare le risorse e i servizi cloud in modo efficiente ed economico, offrendo al contempo il miglior valore per l’azienda.

La metodologia FinOps richiede un’unica fonte di verità per i costi del cloud. Esistono diverse best practice FinOps che possono aiutare un team a raggiungere questo obiettivo:

• L’importanza di costruire la community

La metodologia FinOps richiede un team interdisciplinare con rappresentanti di gruppi finanziari, di prodotti e tecnologici o di ingegneria. È importante assicurarsi che tutti i membri del team si impegnino fermamente per stabilire e mantenere una cultura FinOps efficace.

• Standardizzare gli strumenti di costo del cloud

L’approccio FinOps richiede un’unica fonte di verità per i costi del cloud. Per questo è importante adottare un unico strumento capace di fornire a ciascun membro del team le informazioni sull’utilizzo e sui costi di cui ha bisogno per prendere decisioni. Lo strumento può essere nativo di un cloud specifico, come AWS Cost Explorer, o uno strumento di terze parti, come CloudZero.

• Stabilire strumenti e processi per l’allocazione dei costi

Per tenere traccia delle risorse e correlare i costi, è opportuno implementare alcune strategie tattiche come, ad esempio, la codifica delle risorse cloud.

• Stabilire e rispettare le metriche

Per quantificare i costi del cloud rispetto alle prestazioni, i team FinOps hanno bisogno di metriche: ad esempio il costo per cliente o il costo per transazione. Ad esempio, i costi del cloud potrebbero aumentare del 12% dopo gli aggiornamenti IT o il ridimensionamento di un carico di lavoro importante. L’aumento dei costi potrebbe inizialmente essere un problema, ma i miglioramenti del carico di lavoro possono portare maggiori transazioni e maggiori clienti.

• Presidiare monitoraggio e ottimizzazione

Per identificare quali sono i modi più efficaci per ridurre gli sprechi nel cloud è bene tenere costantemente traccia dei carichi di lavoro del cloud e dell’utilizzo delle risorse rispetto ai costi.

Le sfide nell’implementazione FinOps

Una delle principali difficoltà è rappresentata dal cambiamento culturale necessario per adottare questo nuovo approccio. Spesso, i team IT e quelli finanziari operano in silos separati, con obiettivi e metriche diverse. Per superare questa barriera, i CIO devono promuovere una cultura della collaborazione e della condivisione delle informazioni, incoraggiando una maggiore comunicazione e cooperazione tra i dipartimenti.

Un’altra sfida riguarda la formazione e l’acquisizione delle competenze necessarie. Implementare il FinOps richiede che i membri del team abbiano una comprensione approfondita sia delle tecnologie cloud sia delle pratiche finanziarie. I CIO devono investire in programmi di formazione e sviluppo per garantire che i loro dipendenti abbiano le conoscenze e le abilità necessarie per gestire efficacemente le risorse cloud e ottimizzare i costi.

Inoltre, la selezione e l’integrazione degli strumenti adeguati è fondamentale per il successo del FinOps. I CIO devono identificare e implementare piattaforme di monitoraggio e gestione dei costi che offrano una visibilità completa delle spese cloud e supportino il processo decisionale basato sui dati. Questo può comportare l’adozione di nuove tecnologie e l’integrazione con i sistemi esistenti, un compito che richiede tempo, risorse e competenze tecniche.

Infine, la gestione del cambiamento e la resistenza interna possono rappresentare un ostacolo significativo. I CIO devono affrontare le preoccupazioni e le resistenze dei dipendenti, dimostrando i benefici del FinOps e coinvolgendo attivamente tutti i livelli dell’organizzazione nel processo di adozione. Questo richiede leadership, comunicazione efficace e una visione chiara del valore che il FinOps può portare all’azienda.