Quando il budget si fa stretto le aziende dovrebbero trovare un alleato in Ariba ( in Italia, tel: 02.58215.1), società specializzatasi nello sviluppo di soluzioni di “spend management”, ossia strumenti per tenere sotto controllo e gestire correttamente l’intero ciclo del procurement, dalla scelta dei fornitori alle operazioni di acquisto, alla verifica del rispetto delle condizioni contrattuali, al controllo delle forniture. “Dato che le aziende mediamente spendono il 50% del loro fatturato nell’acquisto di beni e servizi – sostiene Paul Hampton, director of product marketing di Ariba Emea – ridurre le spese del 10% significa incrementare il profitto del 5%, un obiettivo tutt’altro che disprezzabile”.
Per verificare periodicamente il comportamento delle aziende di fronte all’esigenza di controllare le spese, Ariba promuove un’indagine annuale, condotta dalla società di ricerca Vanson Bourne con il supporto della London Business School. La ‘European Spend Agenda’ 2004 è stata svolta con interviste telefoniche svolte tra il novembre e il dicembre 2003 su un campione di 240 società di Italia, Francia, Regno Unito, Germania, Spagna e Benelux con fatturato superiore ai 400 milioni di euro e operanti nei settori manifatturiero e finanza. Nonostante il numero relativamente ridotto degli intervistati (tutti responsabili degli uffici acquisti), gli autori del sondaggio ne sostengono la validità anche a livello Paese. Il nostro commento riguarda quindi l’Italia, cui si riferiscono i dati riportati.
Tutti distratti sulle spese?
L’indagine mostra chiaramente la necessità di dedicare più attenzione alle spese aziendali, anche perché le direzioni generali e/o finanziarie hanno ridotto gli acquisti di prodotti e servizi nella media dell’11,6%. Siccome il 45% delle aziende non ha fatto alcun taglio, ne deriva che nelle altre, che sono la maggioranza, i cordoni della borsa si sono stretti parecchio. E difatti c’è un 4% dove la riduzione del budget di spesa supera il 30%.
A fronte di ciò, oltre la metà degli intervistati ha ammesso di poter esercitare solo un controllo limitato su coloro che, in azienda, possono effettuare acquisti a vario titolo. Se spese semplici, come quelle per le forniture d’ufficio, sfuggono al loro controllo per il 34%, quando si va sui servizi di consulenza e sull’Ict le spesa incontrollate superano il 70%. Molto scarsa è anche la visibilità delle spese per servizi esterni. Lo si deduce dal fatto che mentre, stando agli intervistati, le spese per questi servizi sarebbero in media un quinto del totale, fonti autorevoli (il Center for Advanced Procurement Studies) la stimano attorno al 60%, ossia tre volte tanto.
Quando però si tratta di prendere decisioni per migliorare la visibilità e il controllo, sulla spesa sorgono mille difficoltà, tanto che il 57% degli intervistati dichiara di non avere alcun progetto in atto. La situazione sembra essere fuori controllo ma i nostri compratori si giustificano dichiarando che “le loro necessità sono specializzate”. Quanto a quelli che cercano di rendere più efficiente i processi d’acquisto, nel 40% dei casi la soluzione starebbe, semplicemente, nell’identificare nuovi fornitori e trattare migliori condizioni di fornitura. Solo il 25% si basa sui dati di consuntivo per prendere decisioni mirate e meno del 40% effettua una valutazione della performance dei fornitori. Per la gioia di Ariba.
