Nata nel 2007 come startup, lafourchette.com, specializzata in servizi di prenotazione online dei ristoranti, è presto diventata un gigante online in Francia, Spagna e Svizzera. Nel 2013, la società ha riorganizzato il proprio dipartimento finance per soddisfare al meglio le esigenze legate alla rapida crescita dell’azienda e gli elevati standard in termini di reddito e reporting (10 nuove assunzioni, creazione di nuovi processi e strumenti finanziari, implementazione dell’Erp Microsoft Dynamics). Sylvie Nhansana, Group Administrative and Financial Director di lafourchette.com, ha deciso di implementare una soluzione di automazione in grado di spedire le fatture clienti il più velocemente possibile. Gli obiettivi erano chiari: ridurre i tempi di gestione e invio delle fatture (dalla creazione alla ricezione) da 10 giorni a 1 giorno, ottimizzare il lavoro delle risorse in azienda, liberare il tempo dello staff.
“Con oltre 12.000 ristoranti partner, non potevamo più permetterci di gestire e inviare manualmente le nostre fatture e i documenti ad esse correlati – ha dichiarato Nhansana -. In precedenza, una risorsa si occupava per giorni della stampa e dell’invio delle fatture". Da qui il ricorso alla soluzione Mail Services di Esker, per cui oggi, prosegue Nhansana, "occorrono solo cinque minuti per spedire le circa 7.000 fatture mensili e consegnarle all’ufficio postale locale entro le 24 ore dalla loro creazione”.
Oggi lafourchette.com invia le fatture clienti direttamente dal proprio gestionale MS Dynamics via Esker Api. Le fatture, così come le circa 2.000 lettere di sollecito, vengono inviate a un centro di postalizzazione Esker dove vengono stampate, piegate, imbustate, affrancate e consegnate all’ufficio postale locale entro le 24 ore. La corrispondenza viene tracciata in tempo reale e gli indirizzi di posta errati vengono corretti automaticamente.
“Grazie a Esker, le nostre fatture vengono inviate più velocemente e pagate prima. Siamo in grado di completare la chiusura del mese due giorni prima della fine effettiva del mese in tutte e tre le nostre filiali”, ha dichiarato Nhansana.
I vantaggi ottenuti dalla nuova implementazione si traducono inoltre in:
● risparmio di tempo: le fatture vengono stampate in automatico il giorno stesso in cui vengono create;
● maggiore produttività: la risorsa che si occupava in precedenza della stampa e dell’invio delle fatture, dedicava il 75% circa del proprio tempo in questa attività, ora solo il 10% che può così occuparsi anche di contabilità generale;
● costi operativi ridotti inclusi manodopera, manutenzione dell’attrezzatura e acquisto di consumabili;
● maggiore tracciabilità e visibilità della posta con notifiche in tempo reale sullo status delle fatture;
● Dales Sales Outstanding (Dso – tempo medio di incasso) ridotto.
La fase successiva del progetto prevede l’implementazione di Esker Mail Services nelle filiali in Spagna e in Svizzera, oltre all’automazione di altri processi documentali grazie alla piattaforma condivisa Esker.
