Integrare l’ERP con un magazzino verticale WMS

Le aziende che decidono di non gestire la logistica internamente sono sempre più diffuse. Le ragioni alla base di questa scelta possono essere molte, alcune ovvie, altre magari meno. La logistica in outsourcing è una prassi consolidata per le multinazionali presenti sul territorio con sedi esclusivamente commerciali, ma può rivelarsi anche una soluzione utile per PMI che abbiano particolari processi di produzione caratterizzati da numerose fasi in conto lavoro, che richiedano una rotazione impegnativa di materiali o semilavorati.

Gestire l’outsourcing per la logistica

In tutti i casi, una criticità di questo processo è la gestione del flusso di informazioni tra le sedi dell’azienda e il polo logistico, che richiede un’attenta analisi per evidenziare con chiarezza i flussi coinvolti e decidere i processi e le tecnologie migliori per permettere ai diversi sistemi di comunicare in modo performante. La scelta del framework tecnologico è forse lo step più semplice perché dettata in grande misura dalla tipologia dei sistemi software utilizzati in origine.

Infatti, se una o entrambe le parti utilizzano programmi on premise, consolidati ma non predisposti all’integrazione con tecnologie di ultima generazione, sarà quasi automatica la scelta di una comunicazione basata su scambio di file CSV tramite FTP. Se, invece, le controparti hanno un’infrastruttura IT in cloud o predisposta all’impiego di Web Services, si potranno valutare sistemi di scambio basati su chiamate REST o SOAP.

L’analisi dei flussi

L’aspetto impegnativo dell’integrazione tra un gestionale ERP aziendale e un software WMS (Warehouse Management System) è l’analisi dei flussi di informazioni che verranno scambiate tra i due sistemi e la normalizzazione dei dati rispetto ai processi coinvolti.
Tipicamente, i processi su cui un’integrazione del genere va ad impattare sono quasi sempre entrambi il ciclo attivo e passivo, e frequentemente gli aspetti della produzione gestiti in conto lavoro. Non sono rari i casi in cui il magazzino logistico in outsourcing fornisca anche specifici servizi di assemblaggio di kit commerciali.

Occorre poi prevedere tutta un’immancabile suite di funzionalità di controllo, come la quadratura delle giacenze, o una verifica schedulata dei flussi (ad esempio, che il magazzino abbia ricevuto tutti i record degli ordini inviati dal gestionale). Particolare attenzione va prestata anche alla formattazione delle informazioni, soprattutto ove, per esigenze di business logic, i tipi di dato vadano convertiti (ad esempio, potrebbe essere necessario convertire un ID ordine, salvato nell’ERP in formato numerico, in una stringa arricchita da tag per renderlo fruibile al WMS).

Ciclo attivo e ciclo passivo

La gestione del flusso di informazioni riguardante ciclo attivo e passivo richiede un’attenta analisi del livello di dettaglio richiesto dai processi. Occorre evidenziare su ogni documento coinvolto la granularità delle informazioni necessarie a rendere univoco il movimento di magazzino, e se esso abbia impatti sulle distinte basi sottostanti. Bisogna verificare quali dei due attori abbia la responsabilità di generare le informazioni sul lotto (identificativo ed eventuale complemento) e con che criteri derivare eventuali scadenze, ove richieste.

Importante è pianificare correttamente anche i flussi relativi alla tracciabilità, in modo che si identifichi chiaramente a quale dei due sistemi sia assegnato il compito di fare da “master”, cioè determinare e scrivere nei record di origine le informazioni. Frequenti sono i casi in cui, per non appesantire troppo i flussi di anagrafiche, si decide di non trasmettere a uno dei sistemi alcune informazioni, che verranno derivate dall’altro software in fase di ricezione del flusso, arricchendo il record ricevuto con query eseguite in tempo reale (ad esempio, dettagli sulle anagrafiche agenti richieste dai destinatari finali della merce ma poco utili ai fini della gestione logistica).
Altre casistiche da analizzare con attenzione sono i casi particolari in cui flussi di un ciclo vadano a saldare documenti del ciclo opposto. Questo caso è frequente, ad esempio, nei ricevimenti intrasito, che alcuni ERP istanziano a partire da un documento di consegna (ciclo attivo) e non da un ordine di acquisto (ciclo passivo).

Conto lavoro e Distinta Base

Una casistica delicata è quella relativa ai movimenti generati da richieste di conto lavoro, che possono essere collegati a Distinte Base di produzione o commerciali. La criticità di integrare questi flussi consiste nell’interfacciarli correttamente con gli automatismi previsti dal gestionale, che in alcuni casi potrebbero entrare in conflitto con i dati inviati dal software WMS.

Un caso si incontra negli avanzamenti di produzione legati al conto lavoro di fase. In questa casistica, la ricezione di un semilavorato assemblato in conto lavoro potrebbe scatenare nel gestionale un avanzamento di produzione in cui i materiali della distinta base vengono scaricati con l’impiego di automatismi per la determinazione dei lotti che non tengono conto dei lotti effettivamente inviati dal software di magazzino. In questo caso, occorre forzatamente intervenire con una personalizzazione software del gestionale ERP. Bisognerà quindi, in fase di analisi, individuare anche le casistiche in cui potrebbe essere necessario avere accesso ai sorgenti del gestionale, oppure allertare il proprio consulente della possibilità di dover effettuare un intervento di personalizzazione del codice del programma.
Un altro aspetto da considerare è la possibilità che il flusso di interscambio di dati vada a impattare su processi gestionali che concorrono alla determinazione dei costi. Sebbene sia sempre possibile scusare casi imprevisti con l’imposizione di un costo standard, questa non è affatto una prassi ottimale. Diventa perciò necessario assicurarsi che l’interscambio dati con il software WMS sia conforme alle regole di determinazione dei costi del gestionale ERP.