Gli ultimi anni hanno sbloccato le potenzialità di strumenti tecnologici che erano già ampiamente disponibili per le aziende ma registravano un bassissimo tasso di adozione: oggi tutto è cambiato. All’alba del 2023 è corretto affermare che qualsiasi organizzazione voglia proiettarsi con decisione nel futuro deve necessariamente puntare su un allestimento smart dei propri ambienti, per sostenere il modello del lavoro ibrido, facilitare la collaborazione in tutto l’ecosistema operativo digitale e sfruttare appieno i benefici operativi ed economici del cloud. Abbiamo sondato le opportunità di questo scenario insieme a Paolo Bonetti, Chief Marketing Officer di Durante, system integrator e digital factory che ha realizzato Digiroom, la prima “room as a service” sbarcata sul mercato.
Tutto ruota intorno alla user experience: tecnologie, design e processi
Il modo di vivere l’ufficio sta vivendo un’evoluzione epocale, impensabile fino a una manciata di anni fa: strumenti e piattaforme di comunicazione unificata e di collaborazione, utilizzate in tutto il digital workspace senza soluzione di continuità, devono essere facilmente disponibili per tutti gli utenti e su tutti i dispositivi possibili. Per questo, anche gli spazi fisici aziendali devono aprirsi verso l’esterno: con gli attuali ritmi di aggiornamento applicativo, infatti, decidere di installare in una sala riunioni una tecnologia chiusa e rigida significa incontrare serie difficoltà per mantenerne la compatibilità e la funzionalità nel corso del tempo. “Proprio a fronte di queste considerazioni – commenta Bonetti – è fondamentale ripensare e interpretare gli ambienti tecnologici sotto una nuova lente, quella della user experience. Esistono obiettivi ben definiti che occorre avere in mente per abilitare un ambiente di lavoro al passo con i tempi e sono semplificazione, efficienza, facilità d’uso, interoperabilità, compatibilità tra le varie tecnologie e disponibilità immediata di qualsiasi asset tecnologico”.
La gestione da remoto abilitata dal cloud
Al tema della user experience è giocoforza legato anche quello della gestione e della manutenzione di tutto l’inventario tecnologico di ogni ambiente: eliminare disservizi e inefficienze in maniera istantanea è un requisito fondamentale per garantire un’operatività senza attriti, sia al personale fisicamente presente in sala, sia a chi è connesso da remoto.
“Secondo il nostro approccio – prosegue Bonetti – i dispositivi della sala as a service devono presentare delle caratteristiche intrinseche, non solo in relazione agli standard di user experience appena descritti, ma anche in merito a gestione e manutenibilità via cloud”. In pratica, tutte le tecnologie devono essere governabili da remoto attraverso una piattaforma che permetta di controllare lo stato di efficienza in tempo reale, gestire in maniera unificata consumo energetico, configurazioni e aggiornamento ed effettuare il riavvio o addirittura il reset generale con disaster recovery in caso di necessità.
“La nostra soluzione, nello specifico, prevede un sistema di concierge online che consente di effettuare micro-configurazioni per, ad esempio, settare un meeting con più sale riunioni connesse senza che l’utente finale debba preoccuparsi di nulla: è tutto governato da un esperto connesso da remoto” sottolinea Bonetti.
Grazie al cloud, non c’è bisogno né di competenze degli utenti né di dover chiedere supporto dell’IT interno. Questo, secondo il manager di Durante, aumenta in maniera esponenziale l’efficienza degli ambienti e riduce nettamente, ovvero nell’ordine dei dieci minuti per ogni riunione, i tempi morti solitamente necessari per collegare tutte le persone e configurare i vari dispositivi”.
Un ambiente operativo intelligente è una risorsa anche per HR e Facility
Ottimizzare lo sfruttamento degli spazi e degli asset aziendali è una delle priorità anche sul tavolo dei responsabili HR e Facility: implementare soluzioni tecnologiche per smart workplace genera una serie di dati molto utili per queste due funzioni specifiche, informazioni che permettono di delineare con esattezza le modalità con cui le persone accedono alle varie risorse. “Con l’integrazione di altri strumenti – specifica Bonetti – come la piattaforma per la gestione e prenotazione degli spazi Space Booking, siamo in grado di fornire ai responsabili HR delle informazioni precise sul dispiegamento effettivo delle forze in campo e sulle modalità di lavoro dei dipendenti. L’analisi di questi dati permette di ridisegnare alcuni processi e stabilire policy più adeguate per migliorare la gestione del lavoro. E non solo: le informazioni così raccolte consentono ai Facility manager di ripensare gli spazi in base alle abitudini di utilizzo degli stessi, con l’obiettivo di riallestire gli ambienti per offrire più risorse alle persone, a parità di metri quadrati disponibili”.
Da Capex a Opex: ecco perché il modello as a service convince
Le aziende, quando vogliono puntare sull’innovazione tecnologica, devono necessariamente mettere in conto investimenti anche molto rilevanti infrastrutturalmente e strutturalmente, ovvero sia dal punto di vista della potenza di calcolo che dei server, così come per la gestione complessiva degli ambienti e della relativa tecnologia. Oggi, grazie al cloud, questo ostacolo può essere superato: “Proprio a fronte di questo scenario – spiega Bonetti – Durante ha voluto alzare ulteriormente l’asticella e andare incontro anche alle esigenze della corporation: si è deciso quindi di puntare sul concetto di as a service che permette di implementare la sala riunioni smart come fosse appunto un servizio comprensivo di installazione, configurazione, aggiornamento e monitoraggio di tutti gli strumenti sia hardware che software. Questo modello di erogazione permette quindi di evitare investimenti Capex: la sala riunioni si trasforma in un costo Opex attraverso il quale le aziende si assicurano costantemente il miglior grado di tecnologia e di user experience disponibile sul mercato in un’ottica di miglioramento continuo”.
Risparmio energetico: un vantaggio collaterale che diventa strategico
Quello digitalizzato, se ben gestito, è un ambiente intrinsecamente efficiente anche dal punto di vista energetico e dello sfruttamento delle risorse, perché permette di consumare in maniera scalabile solo quello che effettivamente serve in ogni momento: “All’interno della sala riunioni gestita in cloud – conclude Bonetti – tutta la tecnologia si attiva e si disattiva al momento opportuno in maniera automatica una volta effettuato il check-in, comprese tapparelle, illuminazione, sistema di riscaldamento e raffreddamento. In generale, qualsiasi componente può essere inserito all’interno dei processi di domotica di check-in e check-out”.
Il sistema, spiega il manager di Durante, permette anche di stabilire delle policy generali di regolamentazione per cui, per esempio, nel fine settimana tutti i dispositivi possono essere completamente spenti o può essere disattivata un’intera area per un determinato periodo di tempo, senza dover scollegare manualmente ogni singolo dispositivo.
“La sala riunioni gestita da remoto, di conseguenza, permette non solo di migliorare l’esperienza delle persone, efficientare gli spazi e risparmiare sui costi ma anche di ridurre il carbon footprint, allineando virtuosamente l’azienda a priorità ambientali sempre più delicate e urgenti” conclude.
