Il processo di gestione delle spedizioni è spesso caratterizzato da una forte componente manuale e dalla frammentazione delle attività, svolte su diversi sistemi e in modalità destrutturata.
Per ovviare a questo problema, Digital Technologies ha presentato ai Digital360 Awards 2023, nella categoria Soluzioni B2b e di e-Supply Chain, un progetto di automazione del processo Order to Cash, implementato presso una multinazionale del settore fashion. Si tratta di una piattaforma centralizzata, integrata con i sistemi esistenti, che incrementa i livelli di interoperabilità e collaborazione fra i diversi attori coinvolti.
L’esigenza a cui risponde il progetto
Il progetto nasce per rispondere all’esigenza di una multinazionale del settore fashion che desiderava automatizzare la gestione delle spedizioni nell’ambito dell’Order to Cash (O2C). Si tratta di un processo che prevede una serie di fasi, a partire dalla richiesta di spedizione della merce, seguita dallo svolgimento di un alto numero di task manuali.
Di solito, il team preposto al loro svolgimento prende in carico la richiesta e avvia la pratica, creando una RDS (richiesta di spedizione) che contiene le informazioni relative alla richiesta del cliente finale. Contestualmente vengono espletate diverse attività legate alla produzione e alla trasmissione di documenti amministrativi e logistici, necessari per concludere l’iter. Da qui la necessità di automatizzare queste fasi per risolvere alcune criticità, tra cui la complessità, la frammentazione e la mancanza di standardizzazione delle attività. Criticità accompagnate spesso dalla ridotta interoperabilità e dalla scarsa collaborazione fra gli attori coinvolti, nonché da un numero elevato di task manuali spesso fonte di errori e inefficienze a causa anche della eterogeneità dei sistemi e delle tipologie documentali da gestire.
Le principali componenti della soluzione
La soluzione di Digital Technologies si basa su una piattaforma centralizzata, integrata con i sistemi terzi, che presenta un’unica interfaccia di gestione condivisa fra gli attori coinvolti nel processo. Alla piattaforma è stata aggiunta anche una app mobile, a uso dei magazzinieri, per la ricerca e il monitoraggio dei documenti. L’app prevede, tra le altre funzionalità, anche quella della firma elettronica/digitale per la presa in carico dei documenti da parte dei trasportatori, in linea con l’obiettivo di minimizzare l’impatto ambientale del processo grazie a un drastico contenimento dell’utilizzo di carta stampata.
Le principali componenti incluse nella soluzione prevedono:
- integration layer per l’integrazione con i sistemi esistenti
- Workflow (WF) per governare le fasi del processo e gli stati della pratica
- Automation che si avvale dell’Intelligenza Artificiale per eseguire in automatico le attività
- Masterdata per la gestione delle anagrafiche e delle regole alla base dei WF
- Delivery per la gestione multicanale della trasmissione dei documenti verso l’esterno
- Digital Signature per la presa in carico della documentazione da parte dei trasportatori
- Dossier per la ricerca documentale organizzata per pratica
- Reporting per l’analisi ed il monitoring dei KPI di processo
I benefici derivanti dall’automazione dell’O2C
La soluzione è stata implementata in modalità Agile nell’arco di cinque mesi e attualmente si trova in fase di roll-out. Ha consentito la gestione annuale di oltre 50 mila spedizioni e l’integrazione con i sistemi di 10 società. Inoltre, ha ridotto il numero di task manuali (da 90 a 15) e quello degli utenti coinvolti (da 20 a 3/4), facendo in modo che le persone si dedicassero a mansioni meno ripetitive e di maggior valore. Questi benefici sono andati di pari passo con la diminuzione di errori e inefficienze, in virtù dell’automazione dell’85% dei task manuali, insieme alla riduzione dei tempi di gestione di oltre il 70% e al risparmio di FTE dell’80%.
Va anche segnalato che la mappatura del processo, in fase di assessment, ha consentito di generare un know-how aziendale che ha chiarito le regole alla base delle attività, contribuendo a contenere i motivi di stress tra gli addetti incaricati che erano all’origine di un tasso di turnover molto elevato.
