Con l’avvento della digitalizzazione dei processi, ci si sarebbe potuto attendere la scomparsa del supporto cartaceo come medium di trasmissione delle informazioni aziendali. Invece, non solo si è assistito a una crescita dell’utilizzo della reportistica in PDF (per non parlare delle “copie di cortesia” delle fatture elettroniche), ma è continuata anche l’abitudine di stampare e archiviare su carta buona parte di questi documenti. Chi si aspettava perciò un declino dei software per l’editing di fincati ed etichette, a favore di un monopolio crescente delle soluzioni di trasmissioni dati in XML, è rimasto deluso. I software, quali Crystal Report, che permettono di creare reportistica stampabile a partire dalle basi dati di file Excel, Access, e più spesso programmi gestionali, hanno mantenuto, se non incrementato, la loro importanza in ufficio.
Dal dato al PDF
Per soddisfare le richieste degli utenti, alcune proposte di software BI (Business Intelligence) hanno potenziato il loro layer di presentazione, fino a permettere l’output dei dati anche in formato PDF. I software di BI, però, non sono pensati per un’impaginazione agevole del fincato perché a livello di presentazione ragionano maggiormente con le dashboard. Gli utenti si sono perciò rivolti a software più tradizionali per l’impaginazione delle stampe aziendali. Tra queste, la soluzione dominante si è confermata il consolidato software Crystal Report di SAP che, anche senza il bisogno di aggiornamenti importanti, è riuscito a tenere a bada la concorrenza.
Grazie alla sua architettura ODBC, Crystal Report può infatti collegarsi come un software di BI alle basi dati più diffuse, e interfacciarsi a qualsiasi gestionale grazie a un ambiente di sviluppo aperto e parametrizzabile. Il vantaggio di Crystal Report rispetto alla concorrenza è la sua interfaccia utente potente e intuitiva, che consente facilmente di creare e impaginare stampe collegate a base dati anche molto strutturate.
Una soglia di apprendimento abbordabile
Anche se Crystal Report ha la nomea di essere un software rivolto a un’audience tecnica, in realtà esso è proficuamente impiegabile da fasce di utenti con competenze informatiche semplici. Crystal Report si struttura sostanzialmente attorno a due grandi macro contesti: la gestione del dato e l’impaginazione della stampa. Quest’ultima è gestibile con un’interfaccia simile a quella dei software di videoscrittura, e risulta estremamente intuitiva anche all’utente non tecnico. La prima, invece, è quella che potrebbe richiedere un po’ più di dimestichezza con la base dati da cui attingere le informazioni, e soprattutto una chiara comprensione del processo gestionale da cui scaturisce la stampa.
Crystal Report e la gestione della base dati
Per interfacciarsi ai dati del gestionale, Crystal Report offre due funzioni, utilizzabili senza troppi problemi da chiunque abbia un po’ di pratica con Access. La prima funzionalità è l’Esperto Database: grazie a questa funzione è possibile gestire i collegamenti delle tabelle alla nostra stampa, e soprattutto creare relazioni tra diverse tabelle in modo da poter associare insieme dati appartenenti a diversi ambiti. Per esempio, collegare al codice cliente presente sulla testata della fattura un indirizzo di consegna.
I record delle tabelle collegate possono anche essere filtrati per mezzo della funzione Esperto Selezione Record, in cui, grazie a un’interfaccia di scripting Low Code, posso costruire criteri di selezione per inviare alla stampa solo le informazioni desiderate (ad esempio: un range di date di consegna, oppure una tipologia cliente o una categoria articolo).
L’ambiente Low Code permette anche di gestire con semplicità stampe condizionate, ossia elementi la cui visibilità in stampa è subordinata al valore di un campo di una tabella, o al risultato di una operazione logica.
Grazie a queste semplici funzioni e all’ambiente intuitivo, diventa possibile anche a utenti non tecnici eseguire una manutenzione o una modifica alla stampa di un documento, sia essa banale (per esempio: stampare un campo indirizzo e-mail appena aggiunta all’anagrafica) o più complessa (per esempio: visualizzare una sezione del corpo solo se all’articolo è associata una distinta base).
Impaginazione della stampa
Una volta impostati i collegamenti alla base dati, è sufficiente trascinare i campi delle tabelle nelle posizioni del report in cui si desidera che vengano stampati: l’operazione è effettuata per mezzo di un’interfaccia grafica Drag And Drop con cui andiamo a popolare le sezioni di intestazione, corpo, e piede del report. Dopo aver posizionato i campi sul report, possiamo formattarli, gestirne bordi, sfondo, e anche ordine di profondità (il cosiddetto asse Z), in modo da poter sovrapporre agevolmente elementi grafici a testi dinamici (per esempio: un box rettangolare attorno a un campo con il numero documento).
Con lo strumento Esperto Sezioni possiamo anche aggiungere delle sezioni sul report, se quelle già esistenti non fossero sufficienti per le nostre esigenze (ad esempio, potremmo avere bisogno di aggiungere una sezione di piede con una nota relativa alle condizioni di vendita). Crystal report offre anche una pratica funzionalità di anteprima stampa, che permette di tenere sott’occhio i risultati delle nostre modifiche anche senza doverci interfacciare con il gestionale.
Stampare dal gestionale
Una volta concluso l’editing del report, è possibile collegarlo al gestionale da cui dobbiamo stampare. Solitamente i software ERP che lavorano con Crystal Report offrono un menu di configurazione in cui parametrizzare la stampa. Qui è possibile impostare il passaggio di parametri dal gestionale a Crystal Report (ad esempio, un intervallo di clienti per cui vogliamo stampare l’estratto conto) e altre funzionalità di stampa, come ad esempio una stampante predefinita da utilizzare per l’output di un particolare report.
