Chiunque abbia a che fare con documenti cartacei e digitali può trovare oggi un importante supporto nell’adozione della gestione documentale in cloud. Sia nelle PMI che nelle grandi aziende, una grande quantità di informazioni registrata sotto forma di e-mail, file Word, Excel o pdf, a dispetto di ogni tempestiva e logica catalogazione, rischia di non essere reperibile nel momento in cui se ne ha bisogno. Fino alle casistiche peggiori: i documenti archiviati possono essere smarriti, illecitamente alterati, sottratti, copiati oppure esposti ad attacchi cyber, ransomware in primis.
Un problema che riguarda libri giornale, dati di bilancio e non solo: è inerente a tutti quei documenti che devono essere conservati per legge oppure che entrano nel lavoro quotidiano di aziende, studi professionali e agenzie di servizi, che ancora oggi gestiscono grandi volumi di documenti cartacei.
Attraverso le capacità offerte dalla gestione documentale in cloud è possibile migliorare significativamente archiviazione, ricerca e condivisione e dare una svolta alla produttività aziendale, semplificando (e ottenendo) la compliance normativa e potenziando la sicurezza IT.
A cosa serve la gestione documentale in cloud
L’utilizzo di un sistema di gestione documentale in cloud può rivelarsi essenziale per conservare documenti fiscali, contratti, offerte firmate, e-mail e tutto ciò che serve, nel lungo termine, a dirimere contenziosi. “Per alcuni documenti è la legge a prescrivere necessità e tempi di conservazione, obblighi sempre onerosi da assolvere” spiega Christian Pellizer, Software Solution Manager di BlendIT. Se con i documenti cartacei, a essere al centro dell’attenzione sono lo spazio occupato dagli archivi e come tutelarlo da eventuali rischi, per i dati digitali è cruciale far leva su procedure comprovate di backup e disaster recovery.
Come con altri servizi informatici, anche per l’archiviazione di documenti digitali è possibile oggi contare su operatori specializzati in grado di garantire un supporto affidabile ed efficace nella conservazione e recupero dei dati, superiore a quanto le aziende realizzano in proprio, con storage su NAS, chiavette USB, backup su disco o stampati. Esistono servizi pensati per sviluppare professionalmente la conservazione sostitutiva, ridurre gli oneri e i rischi di perdite di dati nella conservazione.
Gestione documentale in cloud: perché adottare la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva, ossia la possibilità di utilizzare documenti in formato elettronico con valore legale, permette di rendere più veloce e fluido il lavoro negli uffici, eliminando del tutto la carta a favore dell’archiviazione elettronica e della gestione documentale in cloud. Un cambiamento sollecitato dall’accelerazione dei processi di business e sostenuto da nuovi regolamenti al quale sarà sempre più necessario adattarsi sia sul piano dei processi di lavoro che a livello culturale strategia aziendale, di mindset.
Cominciando dagli aspetti psicologici, “in molte realtà riscontriamo un certo timore nel disfarsi dei documenti fisici come, per esempio, dei contratti firmati – sottolinea Pellizer – eppure i documenti digitali sono già realtà, basta pensare alle fatture elettroniche e alle corrispondenze PEC”. Gli aggiornamenti normativi dell’AgID precisano inoltre le modalità per conservare digitalmente in forma sostitutiva i documenti attraverso l’apposizione di una marca temporale e la firma di un responsabile.
“In generale, tutto ciò che nasce digitale dovrebbe essere conservato digitalmente. Un aspetto che molti trascurano. A fine processo, stampano infatti tutto su carta e archiviano nei raccoglitori. C’è un evidente ritardo nell’applicare le procedure che già oggi permetterebbero la validità legale di un documento informatico e della rappresentazione digitale di un atto redatto su carta” indica Pellizer.
Cosa si può fare con la gestione documentale in cloud
Con la gestione documentale in cloud, si garantiscono non solo integrità, conservazione e recupero dei file con modalità meno onerose, ma si ampliano anche le potenzialità di accesso, ricerca e condivisione dei dati. Il cloud consente infatti l’accesso sicuro da parte del personale interno, oltre che da fornitori e clienti autorizzati, senza pesare sulla rete aziendale.
“Un’azienda può, per esempio, sfruttare i servizi di gestione documentale in cloud per dare ai propri clienti aree private dove scambiare e archiviare in sicurezza i documenti fiscali, commerciali, tecnici – spiega il Software Solution Manager di BlendIT – questa stessa modalità è utile anche per lo scambio di elaborati in studi grafici, scuole e università. In questo modo si organizzano meglio gli scambi di documenti, che oggi avvengono ancora attraverso allegati in mail e/o con spreco di carta, creando confusione e rischi per la sicurezza”.
Ricerca e accesso in cloud ai documenti permettono al personale di recuperare e inoltrare velocemente contratti, manuali d’uso e documenti di conformità. “Rispetto alle soluzioni di condivisione più note, i sistemi di gestione documentale in cloud aggiungono funzioni di tagging e di workflow. Tra le più importanti, ci sono l’accompagnamento dei file con metadati per facilitare le ricerche e la creazione di notifiche e processi automatizzati”. Funzioni con cui, per esempio, diventa possibile collegare i documenti d’offerta al CRM oppure avvisare il team preposto nel momento in cui arriva un documento nel folder degli ordini.
Le best practice per la gestione documentale in cloud
Per trarre vantaggio dall’impiego di moderni sistemi di gestione documentale in cloud serve definire la strategia più idonea a ottimizzare i processi aziendali. “Gestire processi complessi richiede esperienza e professionalità comprovate” precisa Pellizer, “in BlendIT, per questo tipo di progetti, prevediamo sia una parte di sviluppo vera e propria che di formazione all’utenza, direttamente erogate da noi”.
Per avere successo nei progetti di gestione documentale serve partire da esigenze immediate e circoscritte. “Per esempio, dalla condivisione dei documenti, per poi passare a workflow più semplici come quelli per la gestione dei corsi, delle note spese o delle ferie nell’ambito delle risorse umane. Solo in seguito si predispongono quelli più strategici, come la gestione dei contratti”.
Poiché l’archiviazione e la ricerca digitale fanno leva su dati storici, si rivela essenziale la capacità d’importazione da sistemi e archivi di file preesistenti. “Con il software di gestione documentale ARXivar, utilizzabile sia on premise che in cloud, riusciamo a importare documenti nei formati di file più diffusi, così come i supporti cartacei attraverso scanner. Un nostro cliente, in questo modo, ha smaterializzato un archivio di 70 mila documenti, riducendo i costi di affitto degli spazi d’ufficio e i passaggi cartacei che avevano ostacolato l’impiego del telelavoro durante la pandemia” chiosa Pellizer.
