L’ERP è la spina dorsale del sistema informativo aziendale. Per quanto nessuna organizzazione strutturata possa farne a meno, le esigenze di una piccola e media impresa tendono a divergere da quelle della tipica enterprise internazionale: è diverso il modello organizzativo, ma lo sono anche i processi, le esigenze di personalizzazione, i budget e la capacità innovativa.
Se si focalizza l’attenzione sulle PMI italiane, è possibile identificare le 5 caratteristiche dell’ERP perfetto per le loro esigenze. Per farlo, abbiamo interpellato Paola Caspani, COO e Innovation Manager di SAEP Informatica (Gruppo SAEP); l’azienda, attiva dal 1979, realizza una suite ERP Made in Italy pensata proprio per assecondare le peculiarità della piccola e media impresa italiana, offrendole una marcia in più rispetto alla standardizzazione delle blasonate soluzioni internazionali.
Caratteristiche dell’ERP: si parte dal cloud, e non è scontato
Il cloud è ormai una dimensione che il mondo tecnologico considera quasi “scontato” e tutte le soluzioni ERP offrono almeno una versione erogata come servizio cloud (SaaS). Il fatto che poi nella PMI italiana la scelta cada proprio su questa formula, però, non è così scontato. Caspani ci spiega che alcune realtà tendono a mantenere vivo l’approccio on-premise per diversi motivi: perché hanno un IT interno, perché devono ammortizzare gli investimenti fatti, oppure perché vogliono percepire il pieno controllo del dato, cosa che apre il macro-tema dell’evoluzione culturale.
Il cloud porta una serie di benefici importanti ed è quindi una delle 5 caratteristiche dell’ERP vincente per le PMI italiane. Le aziende se ne stanno accorgendo, soprattutto per la difficoltà di scalare e per i costi delle soluzioni on-premise. “Le aziende – precisa Caspani – iniziano a percepire tutti i limiti dell’on premise. Devono infatti tenere conto dei costi dell’infrastruttura, della manutenzione e dell’aggiornamento, senza contare quelli relativi alle competenze, che non solo sono costose, ma anche difficili da acquisire. Una spesa di questa rilevanza finisce per condizionare la capacità di competere”. È vero che molto spesso la cultura è un freno, ma per competere con i grandi occorre cambiare.
Flessibilità, il vero elemento determinante
La domanda sorge spontanea: in un mercato ERP mondiale dominato da 2-3 grandi player internazionali, perché esiste un mercato fiorente di soluzioni indipendenti e in qualche modo localizzate? La risposta si riassume in una parola: flessibilità.
Paola Caspani spiega che la piccola e media impresa italiana è evoluta, per quanto concerne i processi, come entità indipendente (o quasi) dalle altre, mostrando ancora oggi un certo grado di unicità. In molti casi, ha strutturato i processi, li ha modificati e modellati negli anni in una forma a lei congeniale, e oggi ha difficoltà a rivoluzionarli, quanto meno per una questione di resistenza. “Quando l’azienda ha una marcata unicità – precisa la manager – qualsiasi tecnologia tenti di ‘stravolgere’ i processi richiede quanto meno molta formazione, ma soprattutto un salto culturale. Da un lato aumentano i costi, dall’altro la resistenza al cambiamento può essere talmente forte da far fallire un progetto ERP”.
Le grandi soluzioni internazionali, spiega Caspani, possono sì essere adattate alla singola realtà, ma è necessario un importante coinvolgimento di partner specializzati e, soprattutto, l’avvio di progetti lunghi e molto costosi. A questo punto, le possibilità per la PMI Italiana sono due: modificare il proprio modo di lavorare, così da assecondare i flussi nativi della soluzione, o partire con costosi progetti di adeguamento alla propria realtà.
“Una soluzione indipendente, tra cui la suite ERP di SAEP Informatica, nasce con la capacità di adattarsi alla realtà che incontra, senza richiedere forti interventi di customizzazione che poi renderebbero complessa la manutenzione e l’aggiornamento” prosegue. A tenere banco sono quindi i concetti di configurazione e di parametrizzazione, che accelerano i tempi dei progetti, ne razionalizzano il costo, si adeguano il più possibile alla realtà che incontrano e non subiscono limitazioni in termini di manutenzione.
Innovazione, il protagonista è il partner
Un’altra delle fondamentali caratteristiche dell’ERP per la PMI italiana è la capacità innovativa, che completa il punto precedente e coinvolge sia il software che il partner. Caspani precisa che la sua azienda, lavorando a svariati progetti ERP nel corso degli anni, ha messo a sistema le best practice dei propri clienti e le ha integrate nella soluzione sotto forma di processi ottimizzati. In altri termini, il partner non è soltanto colui che adatta la soluzione, ma che media tra l’adeguamento e l’ottimizzazione del processo.
“La nostra tecnologia non deve essere adeguata a tutti i costi per favorire l’unicità dell’azienda – aggiunge la manager –. Piuttosto, cerchiamo di mantenere un equilibrio tra la standardizzazione (basata sulle best practice di cui sopra, ndr) e la massima flessibilità”.
Al partner, l’azienda dovrebbe quindi chiedere di analizzare il processo esistente, identificare eventuali elementi destrutturati o sacche di inefficienza e poi mediare tra l’adattamento dell’ERP alla procedura consolidata e l’ottimizzazione dello stesso mediante implementazione di best practice. Come trovare questo equilibrio? Valutando i costi, i tempi di implementazione, l’eventuale resistenza e i benefici della procedura ottimizzata.
Sicurezza, ma più che altro resilienza
L’ERP deve essere sicuro. SAEP Informatica interpreta il termine sicurezza in senso lato, come sinonimo di resistenza ad eventuali attacchi cyber, ma anche di resilienza e scalabilità. Qui dipende tutto dalla capacità dello sviluppatore di fornire una soluzione stabile e testata su ogni release, evitando le derive dell’innovazione fine a sé stessa per favorire la stabilità e la capacità di gestire carichi di lavoro non sempre prevedibili. Conta molto l’approccio, ma anche lo stack tecnologico sottostante: nella fattispecie, la Suite ERP di SAEP Informatica è sviluppata su tecnologia IBM.
Una user experience moderna e mobile
Non è meno importante degli altri elementi, ma l’ottima user experience è forse l’unica caratteristica dell’ERP moderno ad essere pressoché scontata. Rispetto a un tempo sono cambiate le dinamiche di lavoro, ora smart e ibride, e i dispositivi, che ormai appartengono all’universo mobile. È dunque fondamentale, in chiave di software selection, valutare accuratamente anche questo punto, in funzione del modello operativo aziendale e di come le persone lavorano, così da favorire la produttività.
