Consorzio nato per supportare lo sviluppo di programmi congiunti nel campo della ricerca e dello sviluppo di nuovi progetti nell’ambito della cantieristica navale, ad Euroyards (www.euroyards.com) aderiscono, inizialmente, cinque (diventati poi sei) dei principali cantieri navali europei, tra i quali l’italiana Fincantieri (www.fincantieri.it).
Il consorzio rappresenta un interessante modello di collaborazione tra competitor perché nel 2002 decide di dotarsi di uno strumento per mettere in comune gli acquisti.
È stato così realizzato un portale condiviso di e-procurement su Internet, e-Euroship Portal (www.e-euroship.com), sviluppato per semplificare il processo di approvvigionamento. I fornitori che aderiscono all’iniziativa hanno la possibilità di dare visibilità alla propria offerta e di venire inseriti in una lista di fornitori qualificati che rende più snello il processo di vendita di prodotti e materiali alle società cantieristiche aderenti al consorzio.
“Quattro anni fa si costituì un gruppo di progetto misto con la partecipazione di utenti ed esperti Ict dei diversi cantieri – ricorda Gianantonio Rui, responsabile Sistemi Informativi Aziendali di Fincantieri – che, dopo le classiche fasi di analisi e definizione delle funzionalità, decise di indirizzare e supportare i processi di marketing, i processi di emissione di richieste di offerta da parte dei cantieri verso i fornitori e i processi di qualificazione dei fornitori. Nei successivi sviluppi, a questi processi ne vennero aggiunti altri due che consistevano nella effettiva emissione degli ordini di acquisto e nella gestione di contratti quadro. Attualmente il portale è in grado di fornire funzionalità a supporto di tutti questi processi”.
La definizione della procedura
L’aspetto più interessante è che per tre delle aziende coinvolte (Fincantieri, Navantia e Jos L. Meyer Werft) è stata realizzata, ed è imminente il rilascio definitivo, l’integrazione tra i sistemi legacy aziendali e il portale per la trasmissione e il ricevimento degli ordini. Nel caso di Fincantieri, che si appoggia sul sistema Sap per la gestione del suo ciclo di acquisto, questa integrazione è stata sviluppata con tecnologia Sap Netweaver eXchange Infrastructure (Sap XI).
Prima di arrivare alla fase di integrazione vera e propria è stato necessario definire la procedura di generazione degli ordini inserita nel portale: “Si tratta di una procedura abbastanza particolare – spiega Marco Cremon, responsabile It per i Sistemi di Produzione Navale in Fincantieri – perché l’ordine si compone di dati strutturati (che nel nostro caso provengono dal gestionale Sap) e dati non strutturati relativi a tutta la documentazione tecnica, decisamente corposa, che accompagna l’ordine. È stata quindi definita una struttura dati ad hoc, che noi chiamiamo busta Xml, in cui vengono inseriti tutti i dati strutturati dell’ordine, unitamente all’immagine stampa dell’ordine stesso, e tutti i documenti tecnici e commerciali, che nel nostro caso provengono dalla soluzione Plm la quale, pur essendo sempre Sap, è però cosa diversa dal gestionale”. Questa fase è durata circa un anno, tra il periodo necessario alla specificazione delle funzioni di gestione dell’ordine, della conferma d’ordine, dell’invio dei contratti quadro tramite il portale e quello per le conseguenti specificazioni tecniche. Solo a questo punto è potuta partire, nel novembre 2004, l’attività di integrazione vera e propria che ha portato a rilasciare il prototipo nel marzo 2005.
“Naturalmente – precisa Rui – le fasi di specificazione funzionale e tecnica sono state condivise con le altre due società coinvolte e si sono dovute armonizzare le nostre esigenze con quelle degli altri partner. Infatti, quando poi abbiamo sviluppato la soluzione di integrazione per gli aspetti concernenti Fincantieri, abbiamo potuto muoverci in maniera più dedicata conseguendo risultati in tempi rapidi”.
L’integrazione vera e propria
“L’ambiente operativo e la struttura dei dati da noi utilizzati sono estremamente complessi e se non avessimo potuto utilizzare gli scenari Ale e l’interfaccia Idoc del gestionale Sap il processo di integrazione avrebbe richiesto molto più tempo di quello che è risultato necessario [gli scenari Ale -Application Link Enabling sono una delle interfacce che Sap offre per l’integrazione di R/3 e che consente a quest’ultimo di dialogare in maniera asincrona con altre applicazioni, Sap e non, attraverso lo scambio di documenti strutturati detti Idoc-Intermediate Document ndr]. In questo modo, invece – prosegue Cremon – i dati strutturati sono stati estratti e trasformati, ai fini dell’integrazione con il sistema di e-procurement, in maniera semplice e automatica. Questo ci ha consentito di concentrarci sulle estrazioni documentali, attività che ha rappresentato la parte più complessa di tutto il progetto”. Contemporaneamente al beta test, iniziato come abbiamo detto a marzo, Fincantieri ha lavorato in parallelo con le altre società coinvolte nel progetto che in questi giorni sta andando in produzione con l’obiettivo di rilasciare l’ambiente completo di tutte le funzionalità per tutti i fornitori, all’inizio del prossimo anno.
Il processo prevede che l’ordine, generato all’interno del sistema Sap di Fincantieri, venga reso disponibile (tramite la busta Xml) in una specifica area del portale; il fornitore, opportunamente allertato dell’arrivo di un ordine tramite un messaggio nella propria casella Inbox, scarica l’ordine stesso dal portale e lo carica nel proprio sistema. Nella procedura tradizionale è previsto che il fornitore invii una conferma scritta di accettazione dell’ordine; solo a quel punto viene dato corso allo stesso; il sistema implementato prevede quindi la stessa procedura, ma l’approvazione non viaggia più su supporto cartaceo avendo previsto l’apposizione della firma digitale. “Il caricamento automatico della conferma d’ordine nel nostro sistema gestionale consente di velocizzare in modo significativo il processo logistico di ricezione delle merci, dato che, in sua mancanza, l’accettazione delle merci nei cantieri verrebbe bloccata. E questo è solo uno dei vantaggi garantiti da questa soluzione”, conclude Rui.
Gianantonio Rui
Responsabile Sistemi Informativi Aziendali di Fincantieri
Marco Cremon
Responsabile It per i Sistemi di Produzione Navale in Fincantieri
