In uno scenario globale dove i rischi cyber sono in aumento, per le organizzazioni di qualsiasi dimensione è importante avere consapevolezza delle giuste strategie per tutelarsi e prevenire un’eventuale perdita di informazioni. Le conseguenze, infatti, possono essere devastanti e riguardano sia aspetti legati ai costi che a quelli relativi alla reputazione aziendale. Per mettersi al riparo non si può fare affidamento solo sulla sicurezza intrinseca di tecnologie come il cloud: servono soluzioni studiate appositamente per l’obiettivo, come il back up dei documenti.
Perdita di informazioni, i rischi e le conseguenze
Tuttavia, nonostante il contesto di minaccia crescente, la consapevolezza sulla necessità di una soluzione di backup non è ancora radicata in molte aziende: “Anche se può sembrare strano, ancora oggi molte realtà non dispongono di soluzioni di backup” racconta Jean-Pierre Onorato, presales consultant di Hornetsecurity. “Si tratta soprattutto di piccole e medie imprese, che rappresentano la maggiore componente del tessuto produttivo in Italia, ma in maniera sorprendente anche di grandi aziende”. I motivi alla base di questa situazione sono diversi: “A volte la causa sono decisioni di budget, prese a monte, in cui non erano stati contemplati questi strumenti” prosegue l’esperto. “Capita anche, però, che alcune imprese procrastino nell’adottare una soluzione ad hoc per il backup. Il pensiero che spinge a ciò è la convinzione errata che se non è successo nulla fino a un certo momento, non succederà nel futuro”.
Dilaga spesso quindi una falsa sicurezza rispetto alla necessità di provvedere al backup del proprio patrimonio documentale e informativo. Eppure, in ogni istante le organizzazioni sono esposte al rischio: “Le minacce sono presenti su diversi fronti” prosegue Onorato. “Ci sono gli attacchi cyber, esterni o interni, svolti per esempio tramite phishing o ransomware” che possono portare a perdita, sottrazione ed esposizione di dati e documenti. Vi è poi il problema legato all’errore umano. “Può capitare, nel lavoro quotidiano, di cancellare un documento anche senza volerlo. Se non si dispone di strumenti di ripristino, non è possibile accedere al file originario” aggiunge l’esperto.
Gli impatti sono importanti: “Senza una soluzione di backup in caso di incidente le aziende, che ricordiamolo gestiscono i dati dei clienti e non solo i propri, subiscono un danno reputazionale enorme” sottolinea Onorato. “Clienti e stakeholder sapranno infatti che, per colpa o per dolo, l’azienda non si è dimostrata affidabile”. Inoltre, ci sono conseguenze economiche dirette rilevanti: “Dover fare un ripristino senza però avere uno strumento di backup richiede tempi elevati, con conseguenti costi ingenti da sostenere”.
Perché non si può fare affidamento solo sul cloud
La diffusione del cloud, con le sue caratteristiche di flessibilità e possibilità di condivisione, può portare a ritenere in maniera errata che sia sufficiente per disporre di copie dei propri documenti in caso di perdita o sottrazione. È però una credenza non del tutto corretta. “Il cloud ha molti vantaggi, c’è la convinzione in molte aziende che se i documenti sono sul cloud ci sia per forza una copia al sicuro. Non è così” evidenzia Onorato. “Spesso gli strumenti di ripristino del cloud sono temporanei, manca inoltre la consapevolezza che nei contratti per i servizi cloud è scritto che non è garantita la copia dei documenti, che quindi in caso di attacco non si possono automaticamente recuperare”.
Dotandosi di un proprio piano di cybersecurity aziendale, è importante sapere esattamente dove si trovano le copie e una soluzione diversa dal cloud di cui si dispone fa al caso proprio: “Il fattore più importante è la diversificazione. Indispensabile differenziare, servendosi delle soluzioni di terze parti per custodire le copie ed evitare il vendor lock in. Inoltre, spesso i provider di soluzioni di cloud sharing richiedono requisiti ad hoc per la parte di ripristino, aspetti tecnici che risultano spesso sottovalutati”.
La strategia di Hornet total backup
In linea con la logica descritta, Hornetsecurity 365 Total Backup è studiata appositamente per l’integrazione con Microsoft 365, al fine di fornire copie e ripristini di documenti legati a questa suite. In particolare, “copia e ripristina le email, documenti e dati di Sharepoint, Teams e One Drive, di tutti i dipendenti dell’organizzazione che se ne serve” precisa Onorato. “Utilizzando 365 Total Backup si evita il vendor lock in e si dispone di un servizio automatico, caratteristica fondamentale per ridurre i costi di gestione e non dover dedicare risorse specifiche. In sostanza, ho il servizio di backup completo ‘peace of mind’, non me ne devo occupare e preoccupare”.
Proprio per questo motivo, spiega l’esperto, Hornetsecurity 365 Total Backup è stato progettato prima di tutto per essere user friendly. “Tante volte si rimanda l’acquisto di una soluzione di backup temendo che questa richieda lungaggini nell’implementazione o competenze particolari del personale per essere attivata e gestita. In questo caso, non è così. Installazione e avvio possono essere svolti in pochi minuti e senza esperienza”. La soluzione, specifica poi, offre volumetria e retention illimitate: “Non bisogna preoccuparsi del limite di spazio raggiunto , la scalabilità viene gestita dai data center proprietari e non richiede costi aggiuntivi, così come non ci sono spese in più se si devono recuperare dati molto vecchi”.
Hornetsecurity offre assistenza continua ventiquattr’ore su ventiquattro, sette giorni su sette: “Il supporto di Hornetsecurity è riconosciuto per essere estremamente reattivo ed efficace, motivo per cui la retention dei clienti è molto elevata” sottolinea Onorato. “I tempi di risposta in caso di necessità variano dai quindici ai trenta secondi. Il servizio è gestito da persone, in quanto si è valutato di affidarlo a colleghi che lavorano sul prodotto e non su chatbot. Questo è molto apprezzato dai clienti che, in caso di bisogno, hanno riscontro da persone esperte che possono fornire soluzioni efficienti in tempi rapidi”. La soluzione dispone inoltre di un servizio automatico di reportistica, con alert sullo status dei propri backup che possono essere ricevuti secondo tempistiche personalizzate, anche su base quotidiana.
