Le pressioni economiche, le questioni ambientali, l’instabilità geopolitica e l’avanzamento inesorabile della digitalizzazione stanno costringendo le aziende a rivedere i propri sistemi e processi per preservare elevati livelli di produttività e garantire la soddisfazione dei propri dipendenti. A tutto ciò si aggiunge l’adozione diffusa dello smart working che spinge i reparti IT a implementare soluzioni innovative in grado di adattarsi alle mutate esigenze lavorative, comprese quelle relative alle infrastrutture di stampa.
I Managed Print Services (MPS) rappresentano una soluzione efficace poiché permettono di monitorare e ottimizzare l’utilizzo delle risorse di stampa anche per chi lavora in modalità smart working. Questo approccio non solo incrementa l’efficienza e riduce i costi, ma contribuisce anche a minimizzare l’impatto ambientale. Grazie alla manutenzione preventiva, si abbassa il rischio di guasti inattesi e si può contare sulla disponibilità continua dei materiali di consumo, i quali vengono ordinati automaticamente prima che possano esaurire.
Lo smart working ridisegna spazi e tecnologie d’ufficio
La trasformazione che soprattutto negli ultimi anni ha ridisegnato il volto tradizionale dell’ufficio ha indotto le aziende a riprogettare sia gli spazi fisici che la tecnologia impiegata. La scelta di implementare più o meno massivamente il lavoro da remoto e le crescenti aspettative di flessibilità da parte dei lavoratori hanno “sollevato” gli uffici dalla classica funzione di luogo di aggregazione quotidiana dei dipendenti.
Il calo nella necessità di postazioni di lavoro fisse ha avuto un impatto diretto sulle tipologie di dispositivi richiesti, portando alla prevalenza dei laptop rispetto ai desktop tradizionali, alla sostituzione dei telefoni fissi con gli smartphone e all’introduzione di stampanti più compatte per soddisfare le esigenze di una forza lavoro distribuita geograficamente.
Questa evoluzione nei modelli di lavoro presenta nuove sfide per i reparti IT, che ora devono assicurare servizi di stampa e scansione non solo di alta qualità, ma anche facilmente accessibili e parimenti affidabili. Qui entrano in gioco gli MPS o Managed Print Services.
Addio alle stampanti A3 per soluzioni più agili e sostenibili
Nonostante persista la convinzione che “più grande” sia sinonimo di “migliore”, l’attuale tendenza verso una forza lavoro sempre più distribuita rende le tradizionali “sale stampanti” un anacronismo. È giunto il momento di lasciare alle spalle le configurazioni datate a favore di soluzioni più efficienti e in linea con le esigenze attuali.
Le stampanti A3, un tempo pilastri degli uffici affollati grazie alla capacità di gestire grandi volumi di stampa, stanno vedendo diminuire la loro attrattiva a causa della ridotta necessità di stampa in loco.
“Al loro posto – osserva Gennaro Biancardi, Dealer Channel Manager di Brother – le stampanti A4 più compatte e versatili si rivelano una scelta pratica ed economica poiché facilmente collocabili su scrivanie e mobiletti per esaudire le esigenze di stampa sia in ufficio che a casa. Inoltre, soluzioni software integrate come quelle offerte da Brother abilitano funzioni per la stampa fronte/retro e per la connettività mobile che riducono al minimo l’utilizzo della carta e semplificano il processo di stampa da dispositivi esterni”.
Managed Print Services: la risposta alle nuove sfide dell’IT
In seguito all’impulso iniziale per equipaggiare tutti i lavoratori con le necessarie tecnologie d’ufficio per il telelavoro, le aziende stanno ora indirizzando gli investimenti in maniera più ponderata, ponendo un’accentuata enfasi su software e hardware. Infatti, anche se il bisogno di stampare documenti in loco potrebbe ridursi, le esigenze di stampa occasionale, insieme alle funzionalità avanzate quali scansione e digitalizzazione, mantengono la richiesta di stampanti invariata.
La decisione di investire in tecnologia comporta una serie di valutazioni complesse, e le stampanti non sono da meno. Le grandi sfide affrontate dai professionisti IT, inclusa la cybersecurity, assumono un’importanza critica anche nel contesto delle stampanti che, in qualità di dispositivi IoT connessi alle reti aziendali, domestiche o Wi-Fi, possono diventare obiettivi di attacchi informatici e violazioni di dati.
“Per assicurarsi che i dipendenti possano operare in sicurezza da qualsiasi luogo, l’IT può adottare misure, come quelle offerte da Brother – continua Biancardi – per proteggere i documenti di stampa e le informazioni sensibili. Inoltre, il supporto e l’assistenza anche da remoto assicurano che non sia necessario l’intervento fisico di un tecnico per risolvere eventuali problemi, semplificando ulteriormente la gestione delle infrastrutture di stampa”.
Il metodo del Balanced Deployment di Brother
“Nell’ambito della gestione del parco stampanti – sottolinea il manager di Brother – l’approccio del “Balanced Deployment“, di cui ci si può avvalere come MPS nell’offerta erogata da Brother, rappresenta una strategia chiave per ottimizzare l’utilizzo delle risorse di stampa all’interno di un’organizzazione”.
Questo metodo si concentra sulla distribuzione strategica dei dispositivi di stampa in base alle specifiche esigenze e al flusso di lavoro dei vari reparti o gruppi di lavoro. L’obiettivo è quello di garantire che ogni area dell’azienda abbia accesso diretto alle soluzioni di stampa più adatte alle proprie necessità, migliorando così l’efficienza operativa complessiva.
Il processo inizia con un’analisi dettagliata dell’utilizzo delle stampanti da parte dei dipendenti, prendendo in considerazione fattori come il volume di stampa, il tipo di documenti prodotti (a colori o in bianco e nero), la necessità di funzionalità aggiuntive (come la scansione o la stampa fronte-retro) e la frequenza di utilizzo. Questa analisi permette di identificare quali dispositivi di stampa siano necessari e dove dovrebbero essere posizionati per massimizzare l’accessibilità e l’efficienza.
Meno sprechi e più produttività con i Managed Print Services
Adottare il Balanced Deployment significa passare da un modello in cui poche stampanti centralizzate di grande capacità servono l’intera organizzazione, a un modello più distribuito in cui stampanti di varie dimensioni e capacità sono collocate vicino ai gruppi di utenti che ne hanno effettivamente bisogno.
Ciò riduce il tempo speso dai dipendenti per raggiungere le stampanti e aumenta la produttività, permettendo al contempo una gestione più mirata dei dispositivi, che può tradursi in un risparmio sui costi operativi e di manutenzione.
“La proposta Managed Print Services di Brother non solo facilita la vita dei dipendenti, fornendo le risorse di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo efficace, ma contribuisce anche a ridurre gli sprechi di materiali di consumo come carta e inchiostro, supportando gli obiettivi di sostenibilità dell’organizzazione” conclude Biancardi.
