Automatizzare con logiche “‘su misura”’ le più noiose attività amministrative, estrarre dati cruciali dialogando in modo naturale con la piattaforma IT, portare alla luce dati sensibili in modo automatico e trovare informazioni nascoste in un mare di documenti in pochi secondi.
Questo scenario è già realtà grazie all’Intelligent Document Processing (IDP), un’applicazione emergente dell’intelligenza artificiale (AI) che sta trasformando la gestione documentale.
L’IDP sta cambiando il modo in cui le aziende gestiscono, analizzano e utilizzano i dati e le informazioni contenute nei documenti, dando origine a una nuova generazione di soluzioni per la gestione documentale. Sospinte dalla forza dell’AI, queste innovazioni proiettano efficienza e produttività al cosiddetto Next Level. Non a caso, diversi settori stanno già adottando soluzioni che integrino funzionalità avanzate di AI per ottimizzare i processi documentali.
Così l’IDP trasforma la gestione documentale
L’Intelligent Document Processing sfrutta le capacità avanzate di automazione e analisi dell’AI. Tecnologie come il machine learning e il natural language processing consentono di automatizzare la classificazione dei documenti, l’estrazione di dati rilevanti e la ricerca di informazioni con una rapidità e precisione senza precedenti. Questo non solo riduce il carico di lavoro manuale, ma eleva aumenta significativamente la qualità e l’accuratezza delle operazioni, trasformando il modo in cui le aziende interagiscono con i loro dati.
Secondo Emanuel Sette, Product Manager di Siav, “l’Intelligent Document Processing abbassa drasticamente il carico di lavoro manuale e migliora la qualità delle operazioni, cambiando il modo in cui le aziende interagiscono con i loro dati”. Questo approccio permette alle organizzazioni di migliorare l’efficienza operativa, garantire la conformità normativa e aumentare la sicurezza delle informazioni.
Scelte di innovazione nell’era dell’AI
In un tale scenario si fanno spazio le soluzioni di gestione documentale che incorporano l’AI per migliorare l’efficienza e l’intuitività. “L’introduzione dell’AI in queste soluzioni — puntualizza Sette – permette di sfruttare algoritmi di ML per la classificazione automatica dei documenti, riducendo significativamente il carico di lavoro manuale e liberando risorse preziose che possono essere impiegate in attività a maggior valore aggiunto”. Ma c’è di più.
L’automazione dei processi (workflow), la gestione collaborativa e l’assegnazione di attività (Task On Demand) sono altre funzionalità chiave che l’AI rende possibili nella costruzione di una gestione documentale ottimale e personalizzata. Inoltre, l’intelligenza artificiale garantisce la sicurezza e la riservatezza delle informazioni, controllando l’accesso ai dati e regolando la visibilità dei documenti secondo le normative vigenti.
Altro aspetto innovativo di impronta “smart” è l’integrazione con piattaforme di cloud storage, che permette di pubblicare e revisionare documenti direttamente dai cloud drive, arricchendoli con le funzioni di gestione dei processi. A questo si affianca l’uso di assistenti intelligenti che, sfruttando algoritmi avanzati per la comprensione del linguaggio naturale, analizzano le richieste degli utenti ed estraggono le informazioni pertinenti dai documenti per fornire risposte mirate. Nel complesso, questo approccio rende l’accesso alle informazioni aziendali più agile e naturale, semplificando la ricerca documentale e aumentando l’efficienza.
Il rilevamento automatico di dati sensibili è un’altra funzionalità chiave favorita dall’AI. Grazie a sofisticati algoritmi di classificazione, l’intelligenza artificiale può identificare automaticamente le informazioni all’interno dei documenti, garantendone una gestione sicura e conforme alle normative. Questo aumenta l’efficienza e la precisione nella gestione dei contenuti e dei documenti.
IDP: tecnologia “flessibile” a servizio dell’impresa
L’Intelligent Document Processing, così strutturato, diventa a tutti gli effetti una realtà operativa al servizio dell’efficienza aziendale. “E arricchendo il tutto – aggiunge Sette – di un design moderno, intuitivo e personalizzabile e di un’architettura flessibile, ecco che l’esperienza utente assume un ruolo centrale in un ecosistema digitale avanzato”.
L’ambiente lavorativo, in altre parole, si trasforma: il sistema non solo collabora con l’utente, ma ottimizza il flusso di lavoro, facilitandolo nel raggiungimento degli obiettivi ed elevando la qualità e l’efficacia delle operazioni. Nel frattempo, la flessibilità della piattaforma permette di esplorare e implementare soluzioni personalizzate, ottimizzando i flussi di lavoro e migliorando la collaborazione interdipartimentale. “Si tratta del valore aggiunto di soluzioni all’avanguardia che non solo soddisfano le necessità del mercato, ma le anticipano, tracciando la direzione futura del settore”, conclude il Product Manager di Siav.
L’esempio di Siav
Questo ampio pacchetto di funzionalità avanzate si concretizza, ad esempio, nella soluzione proposta da Siav. Archiflow, la piattaforma per la gestione documentale di Siav, è stata rivista passando al NEXT LEVEL con la NOVA che integra funzionalità avanzate di AI, implementando un ambiente favorevole a una gestione documentale più efficiente, sicura e strategicamente vantaggiosa.
Quel che ne emerge è un nuovo corso che unisce innovazione e struttura consolidata. “L’Intelligent Document Processing – conclude il rappresentante di Siav – si conferma così non solo come una promessa, ma come una realtà che sta già trasformando il modo in cui le aziende operano, offrendo nuove possibilità per migliorare l’efficienza, la sicurezza e l’accuratezza nella gestione dei dati e delle informazioni”.
