Tecnologia Rfid nelle smart city significa introdurre l’innovazione per migliorare i servizi e la qualità della vita ai cittadini.
Un servizio in particolare che è estremamente complesso per la Pubblica Amministrazione locale è la gestione delle mense scolastiche: difficile conteggiare con precisione i pasti che ogni giorno devono essere erogati, e coordinare gli approvvigionamenti conseguenti.
Difficile anche gestire le procedure legate alla produzione dei buoni cartacei e alle varie formule di pagamento a cui i genitori preferiscono aderire.
Amministrare i servizi di refezione ha costi elevati in termini di risorse, ma anche di tempo dedicato quotidianamente per gestire le procedure. Il risultato è che senza l’ausilio di una componente tecnologica ci sono errori e un’opacità nel servizio legata a una mancanza di controllo in tempo reale dei flussi finanziari associati.
Il caso di Casamassima (BA): Rfid per gestire 120mila buoni mensa annui
Per risolvere queste problematiche, i dirigenti scolastici del Comune di Casamassima, nei pressi di Bari, hanno introdotto la tecnologia Rfid a supporto della gestione delle mense nelle scuole materne ed elementari: 35 classi distribuite in 5 plessi scolastici, per un totale di utenza giornaliera di circa 1000 alunni: in termini annui si tratta di circa 120.000 buoni mensa da gestire.
Il progetto paper less Rfid è stato varato dalla Giunta Comunale nel 2012 con un’apposita delibera ed è entrato a regime nell’anno scolastico 2013/2014. Il pilota è partito presso la scuola materna Don Milani, dov’è stato installato un varco RFID per rilevare in modo automatico e massivo il transito degli alunni che entrano a scuola.
Il gate, in particolare, è composto da un sistema di identificazione automatica in radiofrequenza (un reader collegato a 2 antenne), un sistema di memorizzazione transiti e trasmissione dati nonché una soluzione intelligente di attivazione temporizzata del varco.
Partner tecnologici del progetto il system integrator Cadan, che si è avvalso della tecnologia e della consulenza dello specialista italiano Rfid Global.
“Smart badge”: su zainetti e cartelle il servizio funziona
Al termine della sperimentazione è stata messa a punto l’architettura RFID completa ed è stata programmata un’attività di formazione agli utenti. A ogni alunno iscritto al servizio di mensa scolastica è stato fornito un badge RFID da applicare allo zaino e a ogni nucleo familiare è stato rilasciato un accesso dedicato e protetto alla specifica area Web di monitoraggio e controllo.
Contestualmente, è stato installato un sistema di rilevazione accessi all’ingresso principale di ciascuno dei 5 plessi scolastici interessati.
Come funziona il processo? Dalle ore 7,30 fino alle 9,15, l’ingresso a scuola degli alunni viene rilevato tramite il sistema UHF di lettura, programmabile attraverso il sistema di attivazione del varchi temporizzati.
Le informazioni raccolte vegnono salvate mediante un sistema di memorizzazione transiti e inviate alle Segreterie scolastiche, in modalità WiFI. In questo modo i responsabili del servizio possono presidiare la redazione degli elenchi degli alunni fruitori della mensa mentre al Centro Operativo comunale (3G) vengono comunicate le quotidiane operazioni di convalida.
L’effetto “telepass” di un varco Rfid non invasivo
Posizionati all’ingresso, i varchi Rfid leggono ogni singolo accesso in maniera automatica, massiva e non invasiva. In estrema sintesi, si tratta di un servizio di telepassizzazione, già consolidato in altri settori, che funziona anche quando gli studenti si accalcano o passano in corsa.
Al termine dell’elaborazione di raccolta dei transiti, l’addetto del Centro Operativo, attraverso facility messe a disposizione dal sistema informativo (KUBOS-BuPa), provvede a elaborare tutti i dati integrandoli con una serie di tabelle quali, ad esempio, calendario mensa, diete particolari, valore economico residuo sufficiente per il pasto, pasto, valore economico del buono pasto da defalcare dal credito e altro ancora, con le eventuali eccezioni pervenute attraverso i canali classici di comunicazione (mail, telefono, fax, carta) o preventivamente trasmesse dai genitori tramite l’apposita area web riservata.
Terminata l’elaborazione dei dati, processata in meno di cinque minuti, la comanda dettagliata viene trasmessa alla ditta che si occupa del catering, con il totale dei pasti suddiviso per scuola e per classe e puntuali indicazioni sulla presenza di alunni con allergie o intolleranze alimentari.
Una riduzione di tempi operativi del 97%
Per quel che riguarda l’acquisto dei buoni mensa, la soluzione prevede che ciascun genitore possa utilizzare la modalità tradizionale (bollettino postale o direttamente per cassa) oppure un pagamento on line su canale sicuro. In entrambi i casi, una volta effettuato il versamento previsto e a fronte del giustificativo di avvenuto pagamento, l’operatore del Centro Operativo provvede a ricaricare il credito del nucleo familiare di appartenenza e, come per le ricariche dei cellulari, un SMS avverte il genitore del nuovo credito effettuato.
Attraverso la sezione Web dedicata le stesse informazioni sono disponibili online, offrendo così la massima trasparenza informativa sul servizio come, ad esempio dati relativi al credito residuo, ai buoni fruiti e alle date di fruizione.
Il ritorno del progetto (ROI) si è attestato nell’ordine del 27% con un’eliminazione dei costi di stampa (materiali di consumo, personale, utenze), una riduzione dei tempi per la distribuzione ai genitori dei buoni pasto cartacei e una riduzione dei costi di personale per conteggio, verifica e gestione dello scarto dei ticket.
Il tempo richiesto per queste operazioni è diminuito di circa il 97%, passando dai precedenti 150 minuti/giorno agli attuali 5 minuti/giorno.
