Il raggiungimento degli obiettivi aziendali non è legato tanto alle decisioni isolate di qualche leader, quanto piuttosto alla collaborazione tra più persone o tra più team. Soprattutto in un mondo economico dove le variabili si sono moltiplicate, la collaboration è infatti diventata un fattore fondamentale per le imprese di tutti i settori e di tutte le dimensioni. Ma, al contrario del passato, la collaborazione in azienda passa sempre meno per incontri faccia a faccia e sempre più attraverso l’ausilio di moderne soluzioni tecnologiche che rendono possibile la comunicazione a distanza e in tempo reale tra le persone, che siano esterne o interne a una determinata organizzazione. Le tecnologie di collaboration mirano infatti a potenziare la nostra capacità di comunicare, indipendentemente dal fatto che ci troviamo in ufficio oppure dall’altra parte del pianeta.
La collaboration sposa lo smart working
È qui che il concetto di collaboration si sposa con un altro che si sta facendo parecchia strada in questo momento, vale a dire quello dello Smart Working, il lavoro intelligente. Che non deve essere inteso soltanto come la possibilità di lavorare da casa una volta al mese, oppure come la sostituzione dei dispositivi desktop con quelli portatili. Lo Smart Working, piuttosto, presuppone un profondo cambiamento nella cultura organizzativa delle aziende, nelle quali convivono persone di età, competenze ed estrazioni differenti, che devono essere messe nella condizione di collaborare al meglio attraverso strumenti tecnologici semplici e facili da utilizzare, in modo da raggiungere gli obiettivi e i risultati prefissati. Per questo motivo nell’era dello Smart Working gli stessi uffici fisici devono essere profondamente ripensati, adottando un’impostazione prettamente digitale, che consenta alle imprese di rimanere costantemente connesse con il mondo esterno. Una buona definizione di Smart Working è quella fornita dal relativo Osservatorio del Politecnico di Milano: possono essere definiti Smart Worker coloro che hanno flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro e che sono dotati di strumenti digitali adatti a lavorare in mobilità, eventualmente anche all’esterno delle sedi aziendali.
Un esercito di mezzo milione di smart workers
Attenendoci a questa definizione, in Italia nel 2018 si contano circa 480.000 Smart Worker, un dato in aumento del 20% rispetto alla precedente rilevazione del Politecnico di Milano. Sotto il profilo socio-demografico, gli Smart Worker sono ancora prevalentemente uomini (76%) tra i 38 e i 58 anni (50%) e residenti nel Nord Ovest del Paese (48%). Numerosi sono i benefici resi dall’adozione di questa nuova modalità di organizzazione aziendale: innanzitutto gli Smart Worker appaiono più soddisfatti degli altri lavoratori rispetto alle modalità con cui possono organizzare il proprio lavoro, con il 39% che si dichiara completamente soddisfatto rispetto al 18%. La soddisfazione risulta superiore anche per gli aspetti più relazionali, relativi al rapporto con i colleghi e il proprio responsabile: il 40% degli Smart Worker è completamente soddisfatto rispetto al 23% degli altri lavoratori. A motivare le persone a sposare la filosofia dello Smart Working sono soprattutto ragioni legate alla sfera privata (evitare lo stress dello trasferimento da casa, miglioramento qualità della vita, ecc) ma non solo: il campione degli smart workers interrogato dal Politecnico di Milano cita anche aspetti che riguardano più da vicino la vita lavorativa. Tra questi, l’aumento della qualità dei risultati prodotti (41%), della propria efficienza (38%) e della propria motivazione professionale (36%).
PMI ancora indietro nello smart working
La rilevazione 2018 dell’Osservatorio ha confermato una tendenza consolidata: per ora lo smart working è più adottato nelle imprese di grandi dimensioni, mentre fatica ancora a imporsi nelle piccole e medie imprese. Nel 2018 soltanto il 24% di queste aziende presentava delle iniziative in tal senso, appena il 2% in più rispetto a quanto rilevato nella precedente edizione. Non solo: a differenza delle altre tipologie di organizzazioni, nelle Pmi è molto elevato il numero di realtà che si dichiarano completamente disinteressate all’introduzione dello Smart Working (38%). Un dato che, probabilmente, è influenzato dal fatto che le iniziative di sensibilizzazione e formazione sul tema dedicate alle Pmi sono state sinora molto limitate. Eppure, tra il 2017 e il 2018 si è comunque osservato un leggero incremento sia dei progetti strutturati (8%), sia di quelli gestiti informalmente (16%). La speranza è che questo leggero trend si possa rafforzare nei prossimi anni, dal momento che anche le piccole e medie imprese hanno necessità di una nuova organizzazione del lavoro, più snella e fluida, ormai indispensabile per rafforzare la propria competitività in mercati dinamici e instabili e tagliare il traguardo della Digital Transformation.
I quattro pilastri dello smart working
Per realizzare davvero una strategia di smart working occorre però occuparsi di almeno quattro aspetti differenti: il primo è quello organizzativo, ovvero serve una maggiore flessibilità rispetto agli orari e ai luoghi di lavoro. Il secondo punto dello smart working ha invece a che fare con il ripensamento degli spazi, in funzione sia di nuove modalità operative, sia di una maggiore attenzione al benessere delle persone. Non meno importante è l’aspetto tecnologico, vale a dire gli strumenti e le tecnologie digitali che sono in grado di supportare il lavoratore e facilitare la comunicazione e l’interazione, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Esiste infine un quarto aspetto, che riguarda i comportamenti delle persone e gli stili di leadership, con un’evoluzione culturale necessaria sia per i lavoratori che per i manager. Le moderne soluzioni di collaboration di cui abbiamo parlato in precedenza vanno indirizzare il terzo punto, ovvero sono quelle tecnologie digitali (soluzioni di conference call, strumenti per la collaborazione in real time, ecc) che permettono allo smart working di prendere concretezza. Tutte le imprese, infatti, hanno bisogno di dispositivi tecnologici che abilitino la condivisione di informazioni, practice, dati tra team e dipartimenti, con l’obiettivo di migliorare la produttività, ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre i costi operativi.
La collaboration secondo Cisco
D’altra parte, però, una cattiva collaboration rischia di avere un effetto boomerang non trascurabile: tutti quanti, probabilmente, abbiamo avuto a che fare con videoconferenze in cui la linea cadeva a ripetizione o dove diventava difficile distinguere le voci dei partecipanti. È chiaro che in tutti questi casi il contributo della collaboration alla già citata produttività aziendale rischia di essere nullo se non negativo. Anzi, un cattivo rendimento delle soluzioni di collaboration può essere addirittura controproducente per l’immagine esterna di un’azienda. Tutto questo è perfettamente chiaro a un leader di mercato come Cisco, che propone una piattaforma in grado di soddisfare le esigenze di collaboration del mondo aziendale, Pmi comprese. Cisco Webex è infatti pensato per abilitare anche le piccole e medie imprese a queste nuove modalità operative, unendo i vantaggi di un sistema di conferencing e di messaggistica a quelli di una piattaforma di condivisione delle informazioni. Tutto questo con minime richieste in termini di deployment e con una formula di abbonamento cost-effective.
Cisco Webex: numeri unici sul mercato
Più nel dettaglio, ci sono almeno cinque aspetti che caratterizzano Cisco Webex, a partire dalla sua profondità di applicazioni che consente di assicurare una molteplicità di servizi essenziali per la collaboration: Conferenze Web, Videoconferenze, assistenza clienti omnicanale, collaborazione in team e Unified Communications. A certificare gli elevati standard della piattaforma Cisco ci sono i numeri e i riconoscimenti ottenuti: su Webex si tengono ogni mese oltre 27 milioni di riunioni, per oltre 5 miliardi di minuti a livello globale, con circa 113 milioni di partecipanti. A testimonianza dell’attenzione alla qualità, Cisco Webex può vantare 19 riconoscimenti Red Dot nel settore del design.
Conferenze più intuitive
Punto cardine delle riunioni organizzate tramite Webex è l’intuitività: i dipendenti, i clienti e i partner devono avere la possibilità di connettersi e collaborare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, da fusi orari diversi o semplicemente attorno al tavolo della sala riunioni, senza perdere tempo con complicazioni tecniche. Per questo motivo Cisco Webex riunisce audio, video e condivisione dei contenuti di elevata qualità per semplificare le riunioni, già dal primo utilizzo. Inoltre Webex offre funzioni adeguate e un’esperienza utente ottimale su tutti i dispositivi (wearable compresi), consentendo ai team di essere subito produttivi senza ostacoli tecnologici di sorta: è infatti possibile partecipare alle riunioni da desktop, browser, dispositivi mobili o dispositivi video, senza la necessità di complicati download o plug-in. La possibilità di organizzare riunioni personalizzate amplia le possibilità a diposizione: con una sala riunioni personale per ogni utente, completa di indirizzo personalizzabile, è possibile convocare riunioni immediate, pianificarle in anticipo o lasciare la sala aperta. Webex è inoltre equipaggiato con una potente tecnologia di rilevamento del rumore, capace di individuare automaticamente i suoni comuni e invitare il partecipante alla riunione a disattivare l’audio della propria linea. In questo modo si riescono a evitare tutti quei fastidiosi rumori che – di norma – perturbano le riunioni di lavoro virtuali (tastiere, voci fuori campo ecc).
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Un’elevata qualità video
Il terzo punto che caratterizza Cisco Webex è la qualità lato video, ovvero una modalità sempre più utilizzata per organizzare incontri di lavoro virtuali. Anche in questo caso, però, una cattiva prestazione dello streaming può influire sulla produttività e sull’esperienza stessa di collaboration. Dunque, è fondamentale che le soluzioni di videoconferenza abbiano alle spalle un’infrastruttura solida. In quest’ottica, il grande vantaggio di Cisco Webex è proprio quello di offrire un servizio completo, cioè disponibile da qualsiasi area geografica si connetta l’utente e attraverso qualsiasi dispositivo, senza limitare la possibilità delle persone di partecipare alle riunioni. Cisco Webex include infatti nativamente le funzioni di videoconferenza di Webex senza costi aggiuntivi, in modo da garantire un’esperienza video di qualità, con immagini video nitide e fluide per oltre 1.000 partecipanti simultanei. Anche in ambito video Webex è concepito per spingere al massimo l’integrazione: è possibile partecipare alle videoconferenze via browser o con i propri dispositivi mobili o video, senza costi aggiuntivi. Tra questi, naturalmente, i device Cisco, ma anche i dispositivi video di terze parti e persino Microsoft Skype for Business.
Flessibilità per tutte le esigenze
La quarta esigenza indirizzata dalla collaboration di Cisco Webex è la flessibilità: talvolta le conferenze includono pochi partecipanti, ma in altri casi possono essere abilitanti alla partecipazione di una grande quantità di persone. Per le aziende utenti finali, ovviamente, lo scenario peggiore è quello di essere costrette ad acquistare diverse soluzioni di differenti produttori, con tutte le complicazioni tecniche del caso. Proprio per questo motivo Webex si integra con gli strumenti e i dispositivi esistenti per consentire riunioni di ogni tipo e dimensione. Webex prevede poi due apposite soluzioni pensate per due temi molto sentiti da qualsiasi azienda: il supporto e la formazione. Cisco Webex Training Center permette di fornire formazione aziendale online in modo interattivo, senza dover aggiungere personale o aumentare le spese. Cisco Webex Support Center, invece, consente agli addetti al supporto di rispondere alle domande, eseguire correzioni veloci, accedere a computer remoti, aggiornare il software e fornire assistenza a clienti interni ed esterni in qualsiasi momento.
La sicurezza al centro
Il quinto e ultimo punto su cui si concentra la collaboration di Cisco Webex è l’attenzione alla sicurezza: l’assunto su cui è costruita l’intera soluzione che i servizi di conferenza debbano fornire più livelli di security, dalla pianificazione, all’autenticazione dei partecipanti, fino alla condivisione dei contenuti. In particolare, la garanzia di protezione arriva da Cisco Collaboration Cloud, una rete di classe enterprise di livello globale, progettata appositamente per la distribuzione altamente sicura di applicazioni on-demand. In questo modo I team possono collaborare con gli strumenti di cui hanno bisogno e il supporto che desiderano, in modo sicuro e al riparo delle azioni del cybercrime.
