Outsourcing: cos’è e quando diventa strategico

L’outsourcing, o in italiano esternalizzazione, continua a rappresentare una scelta strategica importante per le aziende. Tradizionalmente inteso come pratica di una organizzazione, sia essa pubblica o privata, di ricorrere a altre imprese per svolgere parte del proprio processo produttivo o funzioni a supporto, con il cloud computing (il modello di erogazione di servizi offerti on demand da un fornitore mediante Internet) il concetto di outsourcing si è affinato e rinnovato, e continua a essere protagonista. Le funzioni che possono riguardare l’outsourcing sono le più svariate, qui di seguito ne indicheremo alcune, ma in generale vanno a toccare vari ambiti operativi l’amministrazione, l’ufficio personale, marketing e così via. Iniziamo con il delineare quali sono i vantaggi dell’outsourcing.

Outsourcing, i vantaggi

Contrazione dei due termini anglosassoni outside e resourcing, con outsourcing si intende letteralmente “procurarsi all’esterno” e cioè delegare attività aziendali a terze realtà (outsourcer) specializzate nel determinato ambito; l’outsourcee (l’organizzazione che esternalizza) può così avvalersi di esperti per lo svolgimento di lavori precedentemente compiuti internamente.

Tra i vantaggi generati dall’outsourcing vi è prima di tutto quello economico: si passa da costi fissi (che siano di personale o di strumenti) a spese variabili, corrispondendo solitamente canoni periodici per il servizio ottenuto; in secondo luogo, si può fruire di un aumento dell’efficienza in quanto il provider esterno ha competenze specifiche sulla materia che man mano vengono aggiornate, inoltre, può vantare tecnologie e tool all’avanguardia per condurre la sua attività, grazie al fatto che solitamente ha una massa critica tale da consentire investimenti specifici per migliorare i servizi erogati.
D’altra parte, le risorse interne all’azienda liberate di determinati compiti possono occuparsi di altro al fine di aumentare la produttività globale e, in generale, si alimenta un circolo virtuoso in termini di innalzamento della qualità e della velocità dei processi.
La scelta dell’outsourcing è particolarmente interessante in un contesto di business sempre più competitivo dove serve essere dinamici e flessibili per rispondere alle esigenze di mercato.

Outsourcing e informatica, perché ha senso valutarlo

L’outsourcing è una preziosa opportunità per superare il problema della carenza di competenze digitali specializzate; d’altra parte permette di evitare il lock in, ovvero il blocco da fornitore cioè il rapporto di dipendenza che si verifica tra un vendor di hardware e software e l’azienda cliente che, avendo investito in una specifica tecnologia va incontro a costi di passaggio a un’altra offerta; infine, consente di far fronte alla necessità di portare avanti progetti di digital transformation in modo veloce senza dover acquisire skill e strumenti specifici. Esistono, per esempio, fornitori che propongono ICT outsourcing services ovvero tutte le risorse e le competenze a supporto della trasformazione digitale, accompagnando i CIO nel governo dell’infrastruttura al fine di renderla più efficiente. Infrastrutture di networking, sicurezza, help desk eccetera: tutto questo può essere preso in carico da terzi in modo da poter contare su un ambiente IT che consenta l’innovazione dei processi.

5 esempi di utilizzo dell’outsourcing

In riferimento al recente obbligo di fatturazione elettronica B2B, sono tantissime le aziende che hanno optato per la scelta di delegare l’attività relativa ai documenti fiscali a vendor specializzati in questo campo. Vendor che, naturalmente, hanno tutte le competenze normative in quest’ambito, che arrivano a poter occuparsi dell’intera gestione del ciclo attivo e passivo sino alla conservazione digitale a norma delle fatture stesse; non solo, possono arrivare a gestire il processo relativo alle note spese e così via.
Guardando invece all’attività marketing sono sempre più numerose le aziende che affidano, per esempio, la gestione dei canali social a service provider attivi più in generale nel digital marketing per poter via via approfittare delle opportunità che i canali digitali offrono.
Ugualmente, in ambito customer service, al fine di migliorare la customer satisfaction, sono tantissime le organizzazioni che si affidano a partner esterni per fornire un customer service onnicomprensivo e omnicanale.
Nel mondo della logistica il ricorso all’outsorcing consente l’introduzione di nuove tecnologie che possono ottimizzare i processi, si sta infatti diffondendo l’uso, per fare un solo esempio, di applicazioni per tracciare il tempo reale in cui è stato svolto il percorso per un migliore servizio al cliente.
Gli skill di specialisti esterni (oltre a software a supporto) possono essere particolarmente utili anche negli uffici risorse umane, sia dal punto di vista del processo di ricerca e selezione del personale, sia in relazione alla formazione ma anche alla gestione del fascicolo elettronico del personale, ossia quell’insieme di documenti che riguardano ogni singolo dipendente.

Alcuni miti da sfatare

Ecco 7 fondamentali luoghi comuni sull’outsourcing che devono essere sfatati, lo facciamo con l’aiuto degli analisti della School of Management del Politecnico di Milano:

1. l’outsourcing è una moda passata, anzi molte aziende che l’avevano abbracciato stanno facendo retromarcia, come abbiamo visto non è così, vi sono varie offerte tra cui scegliere;
2. è una leva per ridurre i costi: “secondo noi – hanno sottolineato dal Politecnico – è un’assunzione sbagliata perché spesso non li diminuisce ma li aumenta, sposta o cambia; spesso è invece impiegato per rendere più visibili e controllabili i costi, oppure per acquisire innovazione”;
3. l’outsourcing ha senso solo per le grandi imprese, perché le piccole non sono in grado di gestire la complessità: “anche questa tesi è sbagliata perché molti fornitori stanno scalando verso il basso le proprie offerte per diventare più accessibili alle organizzazioni medio piccole; inoltre le iniziative di esternalizzazione tendono a diventare sempre più selettive, dinamiche e limitate”, quindi più facilmente gestibili;
4. l’outsourcing è riservato alle attività non core: “questo malinteso nasce dal fatto che si ritiene che le attività svolte all’interno siano più controllabili e di maggiore qualità; l’esperienza, invece, ci insegna che lo strategic outsourcing si applica anche alle aree più distintive dell’Ict”;
5. l’outsourcing spesso impoverisce le direzioni Ict e fa perdere competenze; “in realtà si assiste a un trasferimento di competenze quasi osmotico tra sourcer e cliente”;
6. l’outsourcing migliore è quello in cui si affidano tutte le attività a un unico fornitore, permettendo così un loro maggiore controllo: “Questa asserzione è contraddetta dall’affermazione di forme di outsourcing più selettivo che permettono un superiore controllo delle attività grazie al fatto di non concentrarle presso un unico fornitore”;
7. l’outsourcing facilita la governance Ict, in quanto delega la gestione di quest’ultima a qualcuno che ha interesse a semplificare e razionalizzare: “secondo noi, invece, ricorrere allo strategic sourcing non significa rendere più semplice la governance Ict ma accettare una nuova complessità da gestire”.