Uno dei problemi principali per un’azienda che vuole stare al passo con il proprio mercato di riferimento è quello di perdersi dietro l’operatività quotidiana. In particolare, nell’ambito del controllo di gestione, la gestione delle numerose fatture che riguardano i costi vivi aziendali (energia, acqua, consumi di carburante, ecc) rischia di portare via tempo e risorse preziose al personale aziendale, tra carte che non si trovano e documenti da registrare. Al tempo stesso, l’immissione manuale di numeri e parametri è di per sé spesso causa di errori umani, anche perché le classiche bollette cartacee o elettroniche inviate dagli operatori contengono una serie di informazioni molto complesse, difficili da interpretare in tempi brevi e senza margine d’errore.
Tutto questo finisce per rendere decisamente più complessa la produzione di una reportistica dettagliata e puntuale che possa essere di supporto al management, soprattutto nella delicata fase di ricontrattazione delle condizioni di fornitura. Una gestione manuale di questi processi, in definitiva, allontana le aziende dal pieno controllo dei costi, che possono rivelarsi anche estremamente significativi per il budget aziendale.
Ridurre la complessità grazie al digitale: la proposta di UNO Informatica
Eppure, le tecnologie digitali possono consentire di automatizzare questi passaggi, assicurando una serie concreta di benefici alle imprese.
È qui che entrano in campo soluzioni come Elettraweb, un programma interamente progettato e implementato da UNO Informatica, system integrator con sede ad Arezzo, attiva da oltre 30 anni sul territorio nazionale, che ha il compito di acquisire e gestire i flussi elettronici delle utenze aziendali, sia per quanto riguarda la fatturazione passiva sia per quella attiva.
Si tratta di un software che ha una lunga storia alle spalle: nato con la finalità di assistere le multiutility nella gestione delle numerose fatture passive fino a quel momento controllate manualmente, Elettraweb si è evoluto nel corso del tempo, arrivando ad abbracciare le esigenze delle imprese di ogni tipologia e dimensione che vogliono tenere sotto controllo i costi per mettere in atto una corretta gestione aziendale. Il software di UNO Informatica, infatti, acquisisce, interpreta e controlla automaticamente i file di fatturazione elettronica che vengono forniti dai vari operatori presenti sul mercato.
Una soluzione modulare in base alle necessità
Più precisamente il programma risulta composto da vari moduli, acquistabili in base alle specifiche necessità di ciascuna azienda, concepiti per essere integrabili ai sistemi informativi aziendali preesistenti.
Il riferimento, in particolare, è ai maggiori sistemi gestionali e ERP presenti in commercio (SAP, Neta, Mosaico, Zucchetti, Gamma, etc.), ai quali si aggiungono anche tutti i software utili alla gestione della fatturazione, tra cui quelli per l’archiviazione sostitutiva o per la business intelligence.
Da un punto di vista più strettamente tecnologico, Elettraweb è stato sviluppato con le più moderne tecnologie Web in ambiente Microsoft, ed è compatibile con tutti i più diffusi browser web come Internet Explorer, Firefox o Chrome. Inoltre, il programma è in grado di operare con le principali piattaforme Database Server (Oracle, SQL Server, etc.) e integra algoritmi di machine learning che facilitano l’automatizzazione dei task e delle analisi.
Controllo di gestione On premise e in Cloud
Di particolare rilevanza per l’utente finale, è la doppia possibilità di fruizione di ELETTRAWEB: il programma è disponibile in Cloud (installazione dedicata o condivisa software as a service), oppure con una classica installazione presso l’infrastruttura del cliente.
Al momento, dunque, la soluzione sviluppata da UNO Informatica consente alle aziende di gestire in maniera automatica le fatture relative a:
- Energia (utenti finali e/o rivenditori e distributori di energia elettrica)
- Telefonia (fissa e mobile)
- Gas
- Parco auto
- Schede carburante
Le funzionalità di Elettraweb
Tra le funzionalità che vale la pena sottolineare, e che rappresentano un elemento distintivo della soluzione, troviamo la riconciliazione e la contabilizzazione delle fatture.
Nel primo caso, Elettraweb è in grado di effettuare la riconciliazione tra le fatture elettroniche provenienti dallo SDI e gli allegati tecnici dei fornitori, consentendo dunque di tenere traccia di tutte le possibili variabili, situazioni e criticità
Una volta effettuata la riconciliazione, Elettraweb è in grado di estrarre i dettagli necessari alla contabilizzazione analitica, direttamente dagli allegati tecnici dei fornitori, generando dunque una contabilizzazione rigorosa e contenente tutti i dettagli necessari all’analitica, come ad esempio le righe di dettaglio che contengono gli imponibili divisi per contropartite.
Quali vantaggi per le imprese e il CFO
I vantaggi legati all’utilizzo della soluzione di UNO Informatica sono di diversa natura, a partire innanzitutto dalla possibilità di dare al CFO pieno controllo su costi e consumi.
In secondo luogo, l’automatizzazione insita in Elettraweb, grazie a evoluti algoritmi di normalizzazione e correlazione, abilita un risparmio di tempo e denaro, rendendo possibile l’impiego delle risorse umane aziendali in attività a più elevato valore aggiunto.
Inoltre, anche in questo caso secondo le esigenze e le priorità del CFO, lo strumento abilita il miglioramento della liquidità in azienda, rendendo possibile l’immediata detrazione di voci fiscali di varia natura senza per forza dover aspettare mesi.
Tutto questo con la massima flessibilità e nel pieno rispetto della compliance normativa, specialmente per quanto riguarda la reattività ai cambiamenti legislativi che possono essere introdotti nei diversi settori.
