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Il passaggio a un nuovo gestionale ERP
Il software gestionale è un nodo critico per molte aziende. L’ERP riveste un ruolo centrale in ogni realtà produttiva, soprattutto grazie alle integrazioni avvenute a seguito della digitalizzazione dei processi aziendali: nell’ERP sono confluiti tutti gli aspetti della vita dell’azienda, dalla produzione al bilancio.
Diventa perciò di vitale importanza mantenere il software aggiornato non solo alle ultime normative, ma anche alle innovazioni tecnologiche più recenti (industria 4.0/5.0, intelligenza artificiale, ecc.) che permettono significativi aumenti della produttività e riduzione dei costi.
Il momento in cui l’azienda si rende conto che il proprio ERP non riesce più a stare al passo con i tempi è un momento di forte criticità: la migrazione a una soluzione più moderna deve essere analizzata e pianificata con la massima cura.
I pilastri di una migrazione ERP
La migrazione a un nuovo gestionale si deve basare su un piano di progetto che riesca ad abbracciare un’analisi a 360° della realtà aziendale: è un’attività che deve essere pianificata su un orizzonte temporale ragionevolmente consistente e deve comprendere dei passaggi fondamentali, tralasciando i quali si corre il rischio di non riuscire ad arrivare pronti al fatidico Go Live.
L’attenzione va posta non solo sugli aspetti “tecnici”, come processi, piattaforme e flussi di dati, ma anche alla comunicazione con gli utenti: sono loro, infatti, a detenere le informazioni sull’utilizzo di certe procedure e la memoria storica del motivo per cui esistono; in ultima analisi, sono anche coloro che decreteranno il successo o meno di tutta la migrazione.
Coinvolgimento dei key user
Perciò è fondamentale che i key user vengano ingaggiati sin dal momento dell’analisi iniziale: grazie al loro contributo i funzionali del nuovo gestionale potranno orientarsi correttamente sulle specifiche dei diversi processi aziendali e su come queste sono state recepite e implementate nell’ERP attualmente in uso.
Questa comunicazione approfondita con i key user permetterà agli sviluppatori del nuovo sistema di valutare e comprendere le abitudini operative, e capire il modo migliore per implementarle nel nuovo software mantenendo la maggiore continuità possibile con l’attuale metodologia di lavoro.
Il coinvolgimento degli utenti finali sin dall’inizio eviterà di produrre un’analisi di progetto non conforme alle reali esigenze dell’azienda, errore che si tradurrebbe poi nella fase avanzata in spiacevoli ritardi di rilascio.
Analisi dei processi e dei flussi di dati
Vediamo i fattori principali.
- Mappa dei processi. Intervistando i key user, i responsabili del nuovo gestionale potranno disegnare una mappa dei processi e dei flussi di dati, evidenziando i nodi critici della pipeline delle informazioni aziendali. In questo modo gli sviluppatori verranno a conoscenza dei processi in cui i dati risiedono interamente sul gestionale, e di quelli in cui sarà necessario invece implementare interfacce per comunicare con altri sistemi software (ad esempio un WMS o un MES).
- Parametrizzazione del nuovo gestionale. Una volta esplicitato l’albero dei processi, si potrà iniziare a lavorare alla parametrizzazione del nuovo gestionale, in modo da riportare tutte le gestioni relative a operations, finance e supply chain supportate dal precedente ERP.
- Installazioni di test. La best practice consiste nell’andare a configurare un’installazione di prova su un ambiente di test dedicato, a cui i key user potranno avere accesso per verificare che le loro procedure siano state replicate correttamente. Spesso si creano due ambienti di test, e uno viene riservato alle importazioni dei dati dal gestionale precedente o da fonti esterne. Il caricamento dei dati di partenza può essere semplice, comprendendo solo entità basilari come anagrafiche o riprese saldi iniziali, oppure può essere un processo più complesso. Spesso, infatti, si renderà necessario riportare dal software precedente entità più strutturate, come distinte base o cicli di produzione: in questo caso avere un ambiente dedicato ai test di importazione dati permetterà agli sviluppatori di rifinire l’import senza intralciare i test funzionali dei key user. Questo tipo di operatività permette di ottimizzare in modo significativo i tempi di messa in produzione.
Personalizzazioni e interfacce
Una volta parametrizzate le entità che regolano i flussi e i processi interni del nuovo gestionale, il team di sviluppo potrà analizzare i flussi di dati con i software esterni.
La realizzazione di interfacce di comunicazione richiederà diverse decisioni in merito alle tecnologie da impiegare (legacy o web service), alle definizioni di DMZ e aree di interscambio dati, e alle responsabilità delle parti nel produrre un determinato dato o garantire il funzionamento di una certa schedulazione. Anche qui è raccomandabile sviluppare e testare le interfacce prima in un ambiente di test e solo quando si è sicuri del corretto funzionamento eseguire il rilascio in produzione.
Spesso il nuovo ERP differirà dal gestionale precedente per quanto riguarda le funzionalità di base incluse nell’installazione standard: potrà rendersi perciò necessario lo sviluppo di personalizzazioni (più o meno granid) tagliate su misura per sopperire a determinate procedure operative.
Tutti i gestionali moderni possiedono un ambiente di sviluppo dove è possibile integrare le logiche mancanti richieste dal cliente, usufruendo di strumenti ottimizzati per realizzare interfacce e operazioni CRUD sul database del nuovo ERP.
Nuove funzionalità
La messa in produzione del nuovo sistema diventa anche l’occasione per aggiungere nuove funzionalità, che magari non era possibile gestire con il vecchio sistema. Spesso si tratta di migliorie importanti che velocizzano il tempo di delivery di un processo, altre volte solo di piccoli accorgimenti che magari permettono di risparmiare tempo in fase di data entry.
Anche qui, per un corretto inventario di queste richieste, risultano fondamentali le interviste ai key user, che dovranno poi essere coinvolti anche nella fase di test prima del Go Live per verificare che le indicazioni funzionali siano stati recepite correttamente dal team di sviluppo.
