Inail, Istituto Nazionale Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, è un Ente pubblico che gestisce, con circa 10mila dipendenti, l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Con le riforme normative degli ultimi anni, Inail si è trasformato da Istituto assicuratore a Ente che si occupa anche del reinserimento nella vita lavorativa degli infortunati sul lavoro e di ricerca in materia di prevenzione e sicurezza; tutte attività che la digitalizzazione può efficacemente abilitare.
“Al mio arrivo ho ricevuto un forte mandato da parte del Direttore generale per procedere alla riorganizzazione dell’IT, con l’obiettivo primario di mettere i servizi digitali a disposizione degli utenti”, esordisce Stefano Tomasini, Direttore Centrale per l’Organizzazione Digitale, in Inail da fine 2011. Per prima cosa, all’inizio del 2012 si è così avviato l’assessment dell’organizzazione e dell’architettura tecnologica, che ha evidenziato silos applicativi e un’infrastruttura datata e molto frammentata.
Verso un data center up-to-date
Il nuovo data center Inail, inaugurato lo scorso 28 febbraio, è stato pensato per un IT abilitatore dei nuovi servizi per l’utenza e dunque basato su un’infrastruttura tecnologica allo stato dell’arte, anche in termini di impiantistica, un nuovo parco macchine e una nuova configurazione.
“Grazie alla virtualizzazione e al consolidamento si è passati dai 1300 server del 2011 a 500 server con capacità elaborativa triplicata”, sottolinea Tomasini. La business continuity è garantita dalla replica a tutti i livelli: doppio circuito di alimentazione, doppio gruppo statico di continuità, doppio anello di raffreddamento, tre gruppi frigorifero e tre gruppi elettrogeni. Sono inoltre previsti il sistema di sicurezza e videosorveglianza perimetrale, il sistema di controllo degli accessi con badge e biometria, la Service Control Room attiva 24 ore su 24. Molta attenzione è stata inoltre dedicata al risparmio energetico: il calore prodotto dal sistema di raffreddamento delle sale viene ad esempio riutilizzato, nel periodo invernale, anche per il riscaldamento degli uffici.
Nuova organizzazione e nuovo modello di governance per l’IT
Accanto all’innovazione della tecnologia si è molto investito sulla struttura interna dal punto di vista organizzativo: “Abbiamo creato uffici trasversali e accorpato quelli di sviluppo applicativo in un unico ufficio che concentrasse le iniziative di sviluppo software, smontando la precedente organizzazione a silos – spiega Tomasini, che sottolinea il ruolo centrale delle persone – Evitando approcci che potessero risultare traumatici, abbiamo attivato iniziative di tipo formativo, di riorganizzazione e ricollocazione di persone in ambito diverso da quello precedentemente ricoperto, accompagnandole nel percorso di cambiamento”. Per risultati migliori, sarebbe stato utile un affiancamento di nuove risorse, almeno per sostituire con nuove competenze le persone andate in pensione, nota Tomasini ricordando che il limite a nuove assunzioni nella PA rappresenta un grande problema e sottolineando che “un innesto di nuove di figure professionali, con entusiasmo e nuove competenze, sarebbe stato utile anche per ravvivare un ambiente con età media di 56 anni, che pure ha manifestato grande disponibilità al cambiamento”.
Elemento importante di questa riorganizzazione è la nuova relazione che si è andata definendo con i vendor, a questo proposito, Tomasini aggiunge: “Ci siamo dotati di una serie di funzioni in staff alla direzione centrale in modo da garantire un sistema di governance dei contratti fornitori e dei progetti più efficace. In precedenza, infatti, il monitoraggio dei fornitori non avveniva in modo efficiente essendo questa attività frammentata tra diversi soggetti all’interno dell’organizzazione, mentre oggi, sia per quanto riguarda la gestione ordinaria dei sistemi sia per lo sviluppo software e la gestione dei progetti, oltre ad afferire alla direzione centrale, questo monitoraggio si basa su parametri oggettivi come un IT Vendor Rating [vedi capitolo successivo ndr]”
It vendor rating per un nuovo modello di partership
In collaborazione con Consip, con la quale nel 2012 è stata attivata una convenzione per l’acquisizione e la gestione delle forniture IT, è stato messo a punto un modello IT Vendor Rating che si basa su tre macrocategorie di analisi (performance, administration e relationship), a ciascuna delle quali sono associati ulteriori 4 ambiti. Per ciascun requisito oggetto di valutazione si applica una scala da 7 (che corrisponde a ottimo) a 1 (totalmente inadeguato) (figura 1).
Fonte: quaderno di ricerca Inail, “Vendor Rating:la valutazione delle forniture IT dell’Inail per il 2015”
ll sistema di Rating di Inail, è stato indicato anche da AgID, come modello di monitoraggio di contratti e forniture anche per altre amministrazioni.
Nel corso del 2015 è stata sperimentata anche una metodologia di analisi rivolta all’ambito applicativo per valutare tempi e costi di esecuzione degli interventi progettuali, con l’obiettivo di valutarne alcune caratteristiche come, ad esempio, le variazioni tra stime iniziali e consuntivo, ricorso alla ri-pianificazione degli interventi, il rispetto dei tempi e del budget complessivamente previsti (figura 2).
“Consideriamo nel complesso di avere fatto un buon lavoro, tenendo conto che non ci risultano iniziative analoghe nel pubblico, ma neppure nel privato, dove abbiamo verificato solo iniziative spot di qualche grande multinazionale”, commenta Tomasini.
Fonte: quaderno di ricerca Inail, “Vendor Rating:la valutazione delle forniture IT dell’Inail per il 2015”
Accanto al modello di valutazione della fornitura si chiede ai fornitori un loro feedback per evidenziare gli ambiti di miglioramento anche sul lato domanda. È previsto un questionario per valutare la qualità delle forniture IT e dell’interazione tra fornitore e organizzazione IT dal punto di vista del vendor, che rappresenta uno strumento per recepire critiche costruttive ed evidenziare eventuali asimmetrie di percezione tra le parti.
L’approccio seguito tende a evidenziare la peculiarità della logica di relazione in ambito IT, rispetto ad altre attività, ad esempio quelle dei lavori pubblici (improntate su classiche relazioni fornitore-cliente: il pagamento di una fornitura sulla base delle specifiche della gara d’appalto senza altri tipi di valutazione). Il risultato di un progetto IT, invece, dipende anche da variabili dinamiche che non sempre è possibile prevedere in una gara d’appalto (una per tutte, la rapidità con la quale la tecnologia evolve, di gran lunga superiore ai tempi “burocratici” che contraddistinguono le relazioni commerciali con la Pubblica Amministrazione): “Noi abbiamo cercato una relazione fondata sulla partnership che, sebbene tenga conto della differenza di interessi dell’Amministrazione Pubblica e del fornitore IT, cerca di farli convergere verso un’esecuzione contrattuale finalizzata il più possibile al soddisfacimento del bisogno pubblico. Essendo Inail un ente pubblico, ovviamente non può essere previsto alcun coinvolgimento diretto nei risultati economici, ma nei nostri contratti, oltre a prevedere normali elementi di penalizzazione, abbiamo previsto anche dei premi sulla base dei risultati raggiunti”, spiega Tomasini.
In questa direzione vanno alcuni elementi innovativi di ‘condivisione’ introdotti nelle gare, pur restando nell’ambito della convenzione con Consip.
Una recente gara per lo sviluppo software strutturata su più lotti prevede, per esempio, che se un fornitore non risponde ai requisiti previsti contrattualmente, lo sviluppo possa essere effettuato da vincitori di altri lotti messi a gara. È inoltre previsto una sorta di premio per l’efficientamento della parte qualitativa anche sotto il profilo documentale degli interventi di sviluppo, con un piccolo premio.
Verso servizi e modelli condivisi per la PA
L’obiettivo finale del progetto è soprattutto fornire nuovi servizi agli utenti interni di Inail (consentendo contemporaneamente un efficientamento dei processi e un ripensamento degli aspetti organizzativi nelle diverse aree funzionali, con una sempre maggiore pervasività della tecnologia), ma anche di aprire il nuovo data center ad altre amministrazioni. La metà dei circa mille metri quadrati di superficie su cui si estende, infatti, sarà messa a disposizione di altre amministrazioni pubbliche, candidando Inail a svolgere il ruolo di erogatore di servizi anche per altri enti. Il tutto sotto l’egida di AgID, un percorso avviato al momento della direzione di Agostino Ragosa e proseguito con l’attuale direttore Antonio Samaritani, che in occasione dell’inaugurazione del data center ha evidenziato l’ancora eccessiva frammentazione dei CED della PA, ricordando che “Il 31% dei nostri data center pubblici ha un’estensione inferiore ai 50 metri quadrati e il 94% è utilizzato da una sola amministrazione”.
“In prima battuta – spiega Tomasini – sarà possibile erogare servizi di tipo infrastrutturale in modalità ibrida sia on premise sia in cloud al mondo pubblico. Un percorso congiunto con AgID che potrà focalizzarsi anche sulla convergenza di soluzioni e sul supporto ad altre amministrazioni che intendano seguire il nostro modello organizzativo”. Non solo dunque fornitori di potenza elaborativa e storage, ma anche, insieme ad altri enti pubblici avanzati sul percorso della digitalizzazione, esempio di nuovi modelli organizzativi e di relazione con i vendor.
In prospettiva, se il triennio 2014-16 è stato molto orientato a dotare il centro di un’infrastruttura tecnologica e organizzativa, il piano 2017-19 sarà più orientato al business e alle opportunità offerte dal digitale in campo assicurativo, sanitario: “Ci sarà ad esempio attenzione alle tecnologie IoT, al centro di uno dei programmi dell’Innovation lab, creato per sperimentazioni su nuove tecnologie e nuovi strumenti – promette Tomasini – “E dalla collaborazione con Consip deriverà un progetto per ridurre, se non eliminare, il vendor lock in, ossia essere meno vincolati a soluzioni di vendor; da qui la scelta di rivolgerci non solo ai brand noti ma adottare anche soluzioni open”.
