Secondo gli analisti IT, le aziende che stanno affrontando nuovi investimenti in materia di software ECM (Enterprise Content Management) prima di procedere devono pensare bene all’interoperabilità tecnica e alle problematiche culturali di gestione del cambiamento.
Gli esperti affermano che i più grandi ostacoli ad un’implementazione di successo dell’ECM sono rappresentati dai problemi di interoperabilità che possono insorgere con i sistemi di content management già operativi e la difficoltà, solo apparentemente trascurabile, di fare in modo che, una volta messo in piedi il sistema ECM, gli utenti lo utilizzino realmente.
Gli applicativi di ECM includono numerosi tool che possono essere utilizzati per memorizzare, condividere e gestire documenti, email, immagini e in genere i contenuti non strutturati che riguardano il business o processi operativi.
L’interesse per la tecnologia ECM sta crescendo rapidamente poiché, come affermano gli analisti, le aziende continuano a guardare a nuovi e più efficienti modi di gestire la sempre più ingente quantità di contenuti non strutturati.
Le problematiche d’interoperabilità che possono affliggere i sistemi ECM derivano dal fatto che la maggior parte delle aziende possiede già qualcosa in materia di tecnologie di content management – sia che si tratti di piccole soluzioni o di implementazioni su larga scala con più robuste funzionalità.
«Un problema con cui le aziende si stanno confrontando è quello dell’interoperabilità tra questi tool e di come consolidare pochi produttori più strategici» afferma Karen Shegda, Analista di Gartner. «Spesso la sfida è quella di razionalizzare ciò che già possiedono».
Da dove partire quindi? Ecco un elenco di fattori fondamentali da considerare:
- Il livello dell’investimento – sia finanziario che di altro tipo – che è stato fatto in ogni tool ECM attualmente in uso.
- I prodotti possono essere facilmente sostituiti?
- C’è una sovrapposizione significativa di funzionalità tra i sistemi e i relativi contratti di supporto e manutenzione da stipulare?
Nuovi standard possono aiutare a semplificare l’implementazione ECM
La riduzione del numero di produttori può aumentare le possibilità di successo nell’interoperabilità tra i sistemi. Ma il miglior modo di assicurare che l’implementazione ECM funzioni bene con le tecnologie esistenti è investire nel software che supporta gli standard CMIS (Content Management Interoperability Services).
Il CMIS è stato ratificato formalmente dall’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) nel maggio scorso e molti nuovi software ECM supportano già gli standard di interoperabilità. E’ importante tenere a mente le specifiche CMIS quando si acquista software, si personalizzano le applicazioni o si sviluppano funzionalità di content management.
Funzionalità che devono tenere conto del cambiamento: la gestione interna del cambiamento è molto importante dall’inizio alla fine di un’implementazione ECM.
Uno dei principali obiettivi dei progetti ECM è quello di fare in modo che gli utenti smettano di duplicare documenti aziendali inviandoli in giro senza alcun controllo del processo. E se gli utenti non utilizzano il sistema ECM, questo vanifica l’intero investimento.
Per assicurare l’adozione di una nuova tecnologia ECM da parte degli utenti finali, gli analisti spiegano che le aziende devono coinvolgere gli utenti più rappresentativi nel processo decisionale fin dall’inizio.
Immergere gli utenti business in un’implementazione ECM
Quando si parla di change management per l’ECM, bisogna concentrare la maggior parte degli sforzi sui manager e sulla leadership.
Un modo di tenere sia gli utenti che il management coinvolti nell’implementazione ECM è quello di condurre delle “sessioni full-immersion” sulla tecnologia, sessioni che devono essere il più possibile interattive.
Un metodo per assicurarsi la comprensione dell’ECM è lavorare a stretto contatto con gli utenti e con il management per aiutarli a capire che la nuova funzionalità è in grado di facilitare loro il lavoro, soprattutto in termini di collaboration
Per maggiori informazioni su progetti di implementazione ECM
- Un’introduzione all’enterprise content management e all’utilità dei sistemi ECM per gli utenti
- Le best practice di implementazione ECM
- Sei suggerimenti su come costruire una strategia ECM
