Molte società si stanno rivolgendo al content management Cloud. E lo fanno spinte da diverse ragioni: condivisione semplice, facilità di accesso da parte di più persone, costi ridotti e rispetto dell’ambiente. Sicuramente tutti aspetti positivi.
Ma senza definire bene una strategia e delle regole di governance del content management può essere molto semplice perdere traccia dei documenti sul Cloud, proprio come capita di perdere documenti cartacei in ufficio.
“I fornitori di ECM (Enterprise Content Management – ndr) cloud permettono di condividere i documenti con molte più persone, partner e lavoratori in mobilità” sostiene Alan Weintraub, analista di Forrester Research.
Le funzionalità di condivisione fornite dal cloud possono suscitare molto interesse ma Weintraub avverte che alcuni tool utilizzati per condividere contenuti, come Google Docs e Dropbox, non sono ancora pronti per essere impiegati su larga scala in una grande azienda.
“Google Docs e Dropbox – continua Weintraub – sono concepiti per permettere una facile condivisione dei dati in condizioni in cui si riesce a esercitare un certo controllo delle informazioni”. Queste applicazioni di tipo consumer non offrono la gamma completa di funzionalità di un tipico sistema di content management a livello enterprise e sono diventati molto popolari perché gratuiti e semplici da utilizzare.
Ma le applicazioni consumer di condivisione delle informazioni non sono state create in partenza per essere utilizzate in un contesto aziendale.
Quando si parla di Cloud, molti pensano a Dropbox o Google Docs. Si tratta, però, di servizi non ideati per fornire un livello di sicurezza adeguato ad una grande azienda, sostiene la società consulenza newyorkese ViaLumina Group, che ritiene che questi strumenti non siano stati concepiti per gli ambienti fortemente regolamentati e che necessitano di un’elevata sicurezza. “Il punto è che si potrebbe riuscire ad avere accesso non autorizzato ad alcune informazioni – continua Weintraub –oltre al fatto che questi tool non dispongono delle giuste funzionalità di gestione”.
Il valore dei contenuti
L’identificazione degli obiettivi di content management e la comprensione dei requisiti necessari sono determinanti per lo sviluppo di una solida strategia di content management secondo Steve Weissman, direttore esecutivo della società di consulenza Holly Group.
“È fondamentale per le aziende capire di cosa hanno bisogno in termini di compliance e assicurarsi che il fornitore scelto sia adatto – sostiene Weissman -. Le preoccupazioni in materia di sicurezza sono assolutamente legittime, anche se talvolta esagerate, come pure legittime sono quelle sulla compliance, a volte trascurate”.
Il lavoro veramente grosso da fare non consiste tanto nel tenersi aggiornati con le più recenti tecnologie quanto nel definire una strategia, individuare gli obiettivi dell’azienda e prendere decisioni su come gestire le informazioni.
Aspetto determinante del processo decisionale per la definizione di una strategia di content management cloud affidabile è fare attenzione al valore dei contenuti che, secondo Weintraub, è classificabile in tre categorie principali:
- contenuti di valore minimo o moderato (per cui è interessante l’uso di un tool di collaboration semplice da utilizzare, come Google Docs)
- contenuti governati da un ente regolatorio
- contenuti di elevato valore (informazioni che devono essere tenute al sicuro dall’azienda)
Per le due ultime categorie di informazioni l’adozione del CM Cloud è un po’ più difficile.
Molte aziende sono diffidenti nell’estendere i contenuti ad alto valore al di fuori del firewall, nel cloud. Spesso le aziende estendono i contenuti a minor valore al di fuori del firewall e collegano un ECM cloud a un sistema on-premises, su cui si conserva il contenuto ad alto valore.
Weintraub afferma che le aziende che si affacciano al content management cloud devono capire con esattezza di quali funzionalità hanno bisogno e che è compito loro attivare dei controlli per gestire i contenuti in modo da assicurarne l’integrità.
Le best practice per il content management Cloud
Diverse sono le best practice da seguire quando si lancia una strategia di content management cloud, secondo gli analisti del settore. Le più immediate:
• decidere in principio quali obiettivi l’azienda sta cercando di realizzare con un sistema di content management cloud
• conoscere il valore dei contenuti, quali devono essere protetti e quali no
• capire le sottostanti problematiche di compliance, prima di acquistare un sistema di content management
• formare i dipendenti su quali programmi sono sicuri per la condivisione dei contenuti e quali non lo sono.
