Quella che una volta si chiamava comunicazione aziendale oggi si chiama File Syncronization and Sharing (FSS) e per le aziende rappresenta l’asset principale su cui dovrebbe essere fondato il mondo delle relazioni e del business.
Malgrado i trend della digital transformation, dello smart working e della collaboration, gli approcci sono molto meno evoluti e molto meno gestiti di quanto sia auspicabile. Le persone dentro e fuori alle aziende, infatti, si scambiano le informazioni in modo decisamente frammentato, eterogeneo e prevalentemente anarchico. E dove non c’è sicurezza, non c’è certezza.
File Syncronization and Sharing: che cosa significa per le nostre aziende
La digitalizzazione delle informazioni continua a generare una quantità di file a capacità infinita non solo per numero ma anche per dimensione: l’uso sempre più pervasivo di immagini e video ha moltiplicato il peso nell’ordine dei Giga e, quando la posta non basta, gli utenti bypassano il problema cercando soluzioni alternative.
Il paradosso della governance, infatti, è che con la consumerizzazione dell’IT e il moltiplicarsi di strumenti di scambio e condivisione dei file offerti dai social media e dalle soluzioni in cloud, proposte con allettanti versioni base in modalità freemium, è nata una vera e propria repubblica delle mail, degli SMS e delle chat. Quando si parla di Big Data Management le aziende dovrebbero tener bene in mente questo aspetto. Che si tratti di documenti, progetti, file audio o file video i sistemi di archiviazione e di scambio sono scelti e utilizzati secondo il principio delle community: a seconda dei gruppi di lavoro che si generano in un’azienda, si crea un ecosistema di comunicazioni fatte di determinati strumenti che creano i trend. A rivelarlo un’indagine condotta da NetworkDigital4 su un panel di 80 aziende di medie e grandi dimensioni, operanti in tutti i settori, da cui è emerso come solo il 23% delle aziende italiane utilizza una piattaforma collaborativa per la gestione documentale (tipo Office 365, SharePoint, Alfresco o GDrive).
Dall’analisi emerge come per lo scambio di contenuti (informazioni, documenti, immagini, file audio/video) dopo l’email, utilizzata dal 99% delle aziende, al secondo posto vengano utilizzate piattaforme di File Syincronization and Sharing interne (43%) e al terzo posto soluzioni tipo WeTransfer (35%), il che ha una sua spiegazione, legata al peso sempre più consistente dei file che impone strade alternative alla posta tradizionale. Solo il 9% delle imprese intervistate afferma di utilizzare soluzioni di social collaboration.
Entrando più in dettaglio, lo studio evidenzia come in azienda per lo scambio delle informazioni, dopo l’email sia utilizzata la riunione classica (63%) mentre la telefonata è solo al terzo posto (40%), seguita da videocall (23%) e, infine, la call on line tramite chat (9%).
Gli utenti sono omnicanali. I sistemi aziendali un po’ meno
Che dipendenti, collaboratori, fornitori, partner e clienti siano omnicanali non c’è dubbio. Per comunicare e scambiare informazioni la maggior parte della gente usa ormai indifferentemente lo smartphone, il tablet, il pc fisso o il pc mobile. A fronte di questo, le analisi registrano ancora un’incapacità delle aziende a garantire una comunicazione unificata, riuscendo a dare un’unica soluzione di continuità per consentire alle risorse un accesso ai dati da qualsiasi dispositivo.
Da un’altra ricerca condotta dagli analisti di NetworkDigital4 su un panel di 100 aziende, di medie e grandi dimensioni, si rileva come solo il 23% consenta un accesso ai moduli gestionali di pertinenza (Business Intelligence, Produzione, Magazzino, Ordini e via dicendo) e solo 16% consenta ai dipendenti un accesso ai servizi di back end come ferie, permessi, note spese o timesheet.
Il tema per le aziende che vogliono cavalcare la trasformazione digitale è che supportare la produttività aziendale oggi significa supportare la produttività individuale. E senza una buona gestione delle informazioni, incentrata su una soluzione di File Syncronization and Sharing, questo non è più possibile per diversi motivi.
Il 34%delle aziende intervistate, infatti, sente l’esigenza di rimuovere la rigidità dei workflow aziendali per sostituirli con soluzioni collaborative che non utilizzano la posta elettronica, ma solo il 29% delle aziende intervistate dice di avere una gestione documentale integrata a una piattaforma di collaboration.
Dunque se è vero che lo smart working piace alle aziende e piace a dipendenti e collaboratori, è vero anche che ci sono ancora dei grossi limiti nelle infrastrutture abilitanti il passaggio a un modo più snello ed efficiente di lavorare.
File Sync and Share: è arrivata l’ora di normalizzare
Esiste una dialettica dell’IT che, dal punto di vista storico è fatta di momenti caratterizzati da una grande effervescenza tecnologica che porta a una proliferazione di soluzioni a cui fanno sempre seguito momenti di normalizzazione e di razionalizzazione che portano chi si occupa di governance a centralizzare e finalizzare una regia più controllata.
In questo momento, il File and Syncronization Sharing sta vivendo la fase di effervescenza, caratterizzata da una grande eterogeneità di soluzioni e da un controllo estremamente relativo da parte delle aziende.
Secondo le previsioni di Gartner che ha pubblicato un aggiornamento del suo Magic Quadrant sul File Syncronization and Sharing proprio a luglio 2016 tra i leader troviamo Citrix, Box (di IBM), Dropbox ed Egnyte. Gli analisti fanno notare l’evoluzione: mentre nel 2014 i provider di soluzioni di File Syncronization and Sharing erano solo 19, oggi sono più di un centinaio. Da qui ai prossimi due anni, però, il 70% dei provider cesserà di esistere. Gli analisti si aspettano che la maggior parte dei fornitori verrà acquistato dalle major che, a loro volta, si rafforzeranno sia a livello di soluzioni che di infrastrutture.
Evitare che l’altra faccia della collaboration sia lo Shadow IT
Secondo le analisi di NetworkDigital4, il 71% delle aziende consente alle proprie risorse l’utilizzo di strumenti di comunicazione e collaborazione come Whatsup o Skype, il 63% autorizza l’accesso ai social media, il 37% anche ai social network (come Facebook). Il tema è quanto ci sia effettivo controllo in merito all’uso di queste soluzioni. In realtà si tratta di un’autorizzazione che non è controllata. Non a caso si parla di Shadow IT ogni volta che qualche dipendente utilizza servizi di information technology senza avvertire i CIO e i responsabili informatici aziendali. Le attività incluse nello Shadow IT sono le più variegate: a partire proprio dalla sincronizzazione e condivisione dei dati (ad esempio le email sincronizzate tra i da dispositivi mobile personali dell’utente e il client desktop utilizzato in azienda) all’utilizzo di piattaforme di backup alternative a quelle implementate dall’azienda (chiavette o dischi USB o servizi di cloud) per arrivare a progetti di business che prevedo la condivisione di file, tramite allegati, con alcuni clienti. Il tutto senza alcun presidio informatico.
È risaputo come una delle missioni degli amministratori di rete sia proprio quella di proteggere e mettere in sicurezza i dati, ma se gli utenti sono abituati a utilizzare strumenti e applicazioni al di fuori del processo di protezione definito dall’azienda, questo compito diventa molto difficile anche nel caso l’organizzazione sia tra le più all’avaguardia. Ecco perché per le aziende l’esigenza di normalizzare e controllare in maniera pià funzionale, efficace e sicura la collaboration attraverso una piattaforma di File Syncronization and Sharing unica, ben gestita sta diventando prioritario. Soprattutto potendo scegliere formule in cloud offerte da provider specializzati, che garantiscono tutti i livelli di servizio e di protezione necessari.
