Gartner: sei approcci per risparmiare nell’Ecm

L’Enterprise Content Management è tipo di progetto in cui finora poche imprese si sono avventurate, nonostante la consapevolezza dei vantaggi che una soluzione di questo tipo potrebbe apportare alla produttività dei dipendenti e al business. Questo atteggiamento cauto è giustificato se si considera, come spiega Gartner, che l’Ecm è “una visione e un framework in grado di integrare un ampio insieme di tecnologie di content management e formati di contenuti attraverso un’organizzazione”. Si tratta, quindi, di un’architettura molto complessa in cui i costi delle licenze software possono costituire solo dal 5 al 20% del total cost of ownership (Ecm) spalmato su un periodo di cinque anni. Considerato che moltissimi progetti di Ecm si sono rivelati un insuccesso – sia che si trattasse di iniziative It-driven, sia che fossero invece management-driven – Gartner sottolinea la necessità di partire con il piede giusto. Il che può, per progetti che prevedono investimenti dai 300mila euro in su, significare prendersi un tempo oscillante tra i sei e i nove mesi per la pianificazione e il processo di selezione dei vendor.
Gartner ha distillato sei approcci tattici che, se applicati, permetterebbero di ottenere risparmi fino a un milione di euro nella gestione dei contenuti aziendali. Il primo è eliminare i duplicati e i contenuti più vecchi prima di iniziare l’implementazione di un progetto “standard” di Ecm, business process management (Bpm) e di una content-enabled vertical application (Ceva). Il secondo è implementare una policy costituita da un insieme di regole e metadati che consentano l’automatica categorizzazione e fissazione della scadenza dei contenuti. Il terzo consiste nell’includere, nella valutazione delle proposte e dei partner, non solo i vendor di software per l’Ecm, ma anche content service provider e outsourcer, quali, tra altri, Xerox, Eds, Hp, Iron Mountain, Astoria e Clickability.
Il quarto approccio prevede la capitalizzazione dei canali Web, con l’obiettivo di ridurre sia l’imputazione manuale di dati sia le trasformazioni di dati provenienti dai diversi canali di interazione con i clienti. Questo richiede l’implementazione di un master data system sia per i dati strutturati si per quelli non strutturati. La quinta raccomandazione è di esplorare i benefici di un Electronic Workspace, che può essere realizzato attraverso un uso sempre maggiore di form elettronici, archiviazione elettronica dei documenti, eliminazione dei contenuti ridondanti (secondo Gartner, il 50% dei documenti cartacei archiviati sono duplicati). Sesto e ultimo consiglio è valutare l’opportunità di liberarsi del peso di infrastrutture interne per la gestione della posta elettronica, adottando o un modello ibrido tra on-premise e outsourcing o ricorrendo in toto all’esternalizzazione. Secondo la società di analisi la conversione a servizi Outlook/Exchange in outsourcing sta conoscendo, nel periodo 2008-2009, un grande impulso, con risultati in termini di risparmi molto interessanti.
I sei approcci tattici saranno meglio approfonditi e dibattuti nel corso del Gartner Portals, Content & Collaboration Summit. Per ulteriori informazioni: www.europe.gartner.com/pcc.