Enterprise printing management: meno costi, processi più efficienti

Iprogetti di enterprise printing management possono dispiegare al massimo il loro valore se inseriti in un contesto più generale di progetti di miglioramento della gestione documentale, iniziative che vanno a braccetto con la revisione dei processi. “Non per niente – sottolinea Filomena Genovese, analista di NetConsulting – progetti di rivisitazione dei processi, in ottica di maggior efficienza e miglior supporto all’evoluzione del business, partono da un’analisi e una revisione della gestione dei documenti e delle informazioni con l’obiettivo di migliorare i processi decisionali”.
Uno dei cardini dell’Enterprise Content Management e dei progetti di gestione documentale è la sempre maggiore digitalizzazione dell’informazione e dei contenuti. Digitalizzare i flussi di informazione consente di rendere quest’ultima più rapida, analizzabile, selezionabile e condivisibile. La digitalizzazione rappresenta un’antinomia rispetto al printing? “Seppur processi di comunicazione e collaborazione sempre più guidati da logiche 2.0 alimenteranno flussi documentali digitali, – spiega Genovese – buona parte delle informazioni continuerà, comunque, ad essere veicolata all’interno dei processi aziendali anche in forma cartacea. Sarà, quindi, necessario trasformare flussi cartacei in flussi digitali. A tal fine, sempre più spesso i dispositivi di stampa tradizionali vengono sostituiti da device multifunzione che integrano le capacità di stampa e fotocopiatura con funzionalità quali scansione dei documenti, invio fax, indicizzazione di documenti attraverso tecnologie Ocr. Anche un contenuto digitale, insomma, può iniziare il suo ciclo di vita nei processi aziendali a partire dalla sua acquisizione tramite un dispositivo di stampa”.
Un piano di enterprise printing management, anche con spiccate vocazioni “green”, non prevede quindi solo un approccio ai dispositivi basato sull’analisi delle caratteristiche di consumo (energetico e di materiali consumabili, ovvero carta e toner), sul loro numero e sul loro posizionamento fisico; deve anche prevedere una revisione delle modalità di gestione delle informazioni e dei documenti da parte degli utenti e quindi l’impiego di dispositivi che siano allo stesso tempo i più eco-compatibili (per esempio, ottenendo la certificazione Energy Star) e funzionali rispetto ai nuovi processi di document management.
Assodato che le tecnologie di stampa – in particolare quelle di ultima generazione e quelle multifunzione – non sono in antitesi con lo sviluppo di una gestione documentale che pone sempre maggiore enfasi sulla digitalizzazione, conviene inserire l’approccio al printing nel più ampio contesto di una revisione del document management aziendale. In parallelo, si andranno a cercare le tecnologie che offrono i migliori rapporti tra produttività e consumi elettrici e di toner, nonché minori costi di gestione.
“Un progetto di document management – dice Genovese – deve tenere conto di quattro obiettivi principali: ottimizzazione dei processi, razionalizzazione dei costi, compliance (ovvero ottemperanza alle normative sulla privacy e alla sicurezza di dati e informazioni ma anche ai più recenti interventi legislativi in tema di conservazione sostitutiva dei documenti, fatturazione elettronica, trasmissione dei documenti tramite Pec) e non meno importante, il rispetto ambientale. Nessuno di essi può mancare”. Questi obiettivi sono interconnessi su diversi piani.
Adottare policy di enterprise printing management virtuose dal punto di vista ecologico, per esempio, si traduce, oltre che in un minore impatto ambientale, anche in un risparmio dei costi. In questo contesto, uno dei primi provvedimenti auspicabili è la sostituzione di tecnologie obsolete con sistemi più moderni. Secondo studi molto dettagliati effettuati, per esempio, dal Politecnico di Milano, una stampante di vecchia generazione consuma molto di più delle nuove quando si trova in stand-by. Una seconda azione è il consolidamento di più stampanti – che spesso sono di marche ed epoche diverse, e si trovano installate sulle scrivanie di utenti che magari le utilizzano raramente o non le usano affatto – in un numero minore di dispositivi. Sempre più spesso questi tendono a essere multifunzione e dislocati in posizioni che ne consentono l’uso da parte di un maggior numero di persone e uffici. Questa misura rappresenta anche un modo efficace per scoraggiare il lancio di stampe inutili. Il rischio che documenti confidenziali stampati su un dispositivo centralizzato (per esempio da parte di addetti della direzione risorse umane) possano essere letti da persone non autorizzate, può essere evitato adottando il cosiddetto pull printing. Questa tecnica permette di lanciare stampe ma di farle eseguire solo nel momento in cui l’utente raggiunge il dispositivo e inserisce un Pin o una smart card. Ulteriori misure per ridurre i costi e i consumi sono l’adozione della stampa fronte-retro di default o l’autorizzazione a stampare a colori solo a determinati utenti.
A fronte di un mercato che necessariamente evolverà verso la digitalizzazione della gestione documentale, il consolidamento delle tecnologie di stampa, fax e fotocopiatura, e il ricorso a sistemi sempre più multifunzione e intelligenti, i migliori vendor del settore printing stanno spostando l’attenzione dai soli dispositivi (e relativi materiali consumabili) a soluzioni e servizi correlati. “Un’offerta completa – esemplifica Genovese – che comprende dispositivi ma anche supporto consulenziale volto ad analizzare i parchi installati e il loro utilizzo per individuare opportunità di consolidamento, soluzioni di monitoraggio e ottimizzazione dell’utilizzo dei dispositvi e dei relativi costi, a partire da quelli energetici (per esempio accensione e spegnimento dei dispositivi da remoto, monitoraggio dell’utilizzo dei materiali consumabili che consente di realizzare i rifornimenti quando necessario evitando blocchi di attività per l’impossibilità di poter usare un determinato dispositivo), soluzioni di cloud printing per accesso ai dispositivi da remoto, per la condivisione e la conservazione oltre che la stampa di documenti tramite dispositivi mobili, servizi di gestione dell’intero parco dispositivi”.
Il consolidamento dei dispositivi e il ricorso a servizi di stampa gestiti apportano risparmi in termini di asset fisici, materiali di consumo, energia elettrica, risorse che si occupano di assistenza e di riacquisto di consumabili, costi derivanti da cali di produttività legati a una non ottimale gestione delle tecnologie. Inoltre, consentono di rendere anche questo ambito tecnologico, considerato troppo spesso solo una “commodity”, un’area con opportunità di innovazione e più efficiente ed efficace nel supporto ai processi business-critical. Senza contare quanto possono ringraziare le foreste del pianeta e l’aria che respiriamo.