Docflow, gestione efficace dei processi collaborativi

“Viviamo in un eccesso di informazioni e troppo spesso la gestione documentale è stata dall’informatica ‘liquidata’ come archiviazione sostitutiva, mettendo in ombra l’aspetto più importante legato alla gestione dei contenuti, ossia quella dei processi collaborativi che li generano”.
Con questa considerazione Carlo Petti, presidente di DocFlow, parla di un mercato che ancora fatica ad esplodere; non per via delle tecnologie (che oggi permettono livelli di efficienza impensabili fino a qualche anno fa), ma per problemi di tutt’altro genere. “I grandi big dell’It sono impegnati a ‘far quadrare i conti’ proponendo soluzioni sempre più all’avanguardia con cui ‘invadere’ le aziende, spesso con scarso o nullo interesse all’utente che, invece, a mio avviso, è quello su cui ci si dovrebbe focalizzare maggiormente”, esprime con un po’ di rammarico Petti.
Trattando nello specifico del “passaggio di conoscenza” e dei processi collaborativi attraverso i quali si creano e scambiano informazioni, Petti porta ad esempio i sistemi Erp sottolineando come il loro limite derivi dall’impossibilità di supportare il metodo e i processi attraverso i quali sono stati creati imponendo un’eccessiva standardizzazione. “I sistemi Erp hanno il grande privilegio di ‘mettere ordine’ a livello organizzativo e di automatizzare processi che sono già standard per loro natura – spiega Petti -. La gestione di una fattura è un processo simile in quasi tutte le aziende; ciò che però sta dietro alla generazione della fattura, per fare un esempio, i flussi comunicativi con i quali si generano e scambiano informazioni (spesso destrutturate) fanno capo a processi tutt’altro che standard. Personalmente ritengo che determinati processi collaborativi siano elementi distintivi delle aziende, anche in termini di business e, quindi, di competition”.
Ciò che Docflow propone, dunque, sono soluzioni che governano questi flussi non imponendo modelli precostituiti ma elaborando applicazioni ad hoc create sulla base del sistema-azienda in essere, con tutte le sue caratteristiche peculiari e specialistiche e, soprattutto, sulla base delle specifiche richieste dell’utente che utilizza le soluzioni (il diretto interlocutore di Docflow non è quasi mai il Cio ma l’utenza delle singole line of business; il dipartimento It è chiamato a rispondere dell’integrazione tecnologica).
“La proposta di applicazioni fortemente customizzate non si traduce affatto in complessità tecnologica – ci tiene a precisare Petti -. Alla base delle nostre soluzioni applicative abbiamo una piattaforma standard che si basa su tre pilastri tecnologici: Content Management; Business Process Management; Enterprise Integration. Intorno a questo nucleo centrale di application server, costruiamo una serie di componenti che permettono, a seconda delle richieste, l’acquisizione di documenti, la loro gestione e distribuzione, nonché l’integrazione con altre applicazioni esterne (la maggior parte dei clienti di Docflow, per lo più grandi aziende, ha in casa un sistema Sap), il tutto nel pieno rispetto dei processi collaborativi tipici di ciascuna azienda”.
Realizzate con tecnologia web-based (in ambienti Soa), basate su engine di classe enterprise e integrate con sistemi Erp tramite interfacce standard, le soluzioni Docflow consentono la massima flessibilità d’uso anche in termini di delocalizzazione geografica. “La mobilità è uno dei driver principali che accelererà l’introduzione di determinate soluzioni, nell’ottica di una semplificazione, flessibilizzazione ed efficientamento dei flussi e dei processi collaborativi”, conclude Petti.