Secondo la legge vigente chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. Conservazione elettronica però non significa memorizzare la fattura stessa sul pc, ma implementare un processo regolamentato tecnicamente dalla legge CAD-Codice dell’amministrazione digitale (il testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della PA).
A seguito della fatturazione elettronica, il processo di conservazione elettronica a norma garantisce di non perdere mai le fatture negli anni, di riuscire sempre ad averle a disposizione e poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa. Tale processo è fornito da operatori privati certificati.
Non solo, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente (ovviamente in formato Xml) attraverso il SdI-Sistema di interterscambio. Il servizio è accessibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”. Per ricorrere a tale servizio è necessario sottoscrivere la convenzione dell’accordo di servizio con Sogei (società dell’Agenzia dell’Entrate) che gestisce lo SdI ed è fornitore di servizi fiduciari qualificati. Fatta tale sottoscrizione, entro le 24 ore successive saranno messi in conservazione tutti i documenti che transiteranno dallo SdI.
Il servizio, naturalmente, non è stato pensato per sostituire sistemi di archiviazioni integrati nei processi gestionali delle imprese, ma risulta utile in una prima fase transitoria.
La fatturazione elettronica obbligatoria B2B, infatti, può e deve rappresentare per le aziende uno stimolo all’adozione di processi tecnologici che promuovano maggiore produttività e diminuzione dei costi. I vantaggi sperimentati con la conservazione elettronica delle fatture (evitare scansione, gestione di archivi cartacei, maggiore accuratezza eccetera) possono infatti essere estesi a tutti i documenti che riguardano il ciclo attivo e passivo delle aziende.
