“In generale i workshop sono un tecnica di collaborazione, dove le persone si incontrano in uno spazio fisico e, stimolate ad esercitare il loro pensiero laterale, lavorano in modo creativo alla soluzione di problemi di business, alla generazione di nuove idee e di nuove soluzioni”, spiega Francesca Tassistro, Global Experience Design Lead di Avanade.
I workshop spesso si avvalgono di tecniche di game-storming che, attraverso esercizi che condividono gli stessi principi del gioco, aiutano le persone facendole divertire, ad arrivare alla soluzione cercata per passi successivi, con una fase divergente prima, convergente poi. I Remote Collaborative Workshop (RCW), invece di svolgersi in uno spazio fisico, con l’ausilio di post-it e altri strumenti tangibili, oltre alla disponibilità di tavoli per creare gruppi di lavoro, avvengono in remoto, mediati da uno strumento digitale.
“Anche prima dell’emergenza, come Avanade, Joint Venture tra Accenture e Microsoft e leader nella fornitura di servizi digitali innovativi, abbiamo sperimentato RCW, per superare la difficoltà di spostare le nostre persone e quelle delle aziende clienti – sottolinea Tassistro – Da anni proponiamo una modalità mista, con alcuni workshop in presenza e altri in remoto”.
Remote Collaborative Workshop: sfide e opportunità
Gestire i workshop collaborativi da remoto presenta però diversi svantaggi, ci spiega, come l’impossibilità di interpretare il body language per misurare il livello di coinvolgimento dei partecipanti e modificare di conseguenza la conduzione, maggiori possibilità di distrazione, la necessità di ridurre i tempi rispetto a un workshop tradizionale, l’impossibilità di usare le pause come occasione di team building. Manca inoltre la possibilità di creare oggetti e prototipi fisici o realizzare canvas, si devono considerare la difficoltà per chi ha scarsa familiarità con i tool digitali e il fatto che tecnologia potrebbe non funzionare.
A fronte di queste sfide da affrontare e risolvere, Tassistro indica però numerosi vantaggi, come la facilità di portare allo stesso tavolo virtuale persone da tutto il mondo, la riduzione dei costi, la creazione di artefatti digitali, più semplici da analizzare e interpretare successivamente, la maggior facilità di risalire agli autori di tutto quanto viene prodotto nelle sessioni. In particolare, Tassisto sottlinea che la fase di interpretazione e restituzione dei risultati di queste attività è il vero valore aggiunto di un Remote Collaborative Workshop.
Struttura e strumenti per un RCW efficace
La struttura base di un RCW è la stessa rispetto a uno tradizionale, con una fase di preparazione, una di conduzione e una di rielaborazione dei risultati finali. Le maggiori differenze riguardano le prime due fasi come spiega Tassistro: “In fase di preparazione è previsto un on boarding tecnico, una sessione anticipata per indicare ai partecipanti come utilizzare gli strumenti digitali. In fase di conduzione è necessario prevedere tempi ridotti di 2,5-3 ore al massimo per sessione, da ripetersi in più giorni distribuiti in 2-3 settimane, alternando il lavoro sincrono, dove si massimizza l’attività collaborativa, con il lavoro asincrono, dedicato ad attività individuali”.
È anche possibile simulare la tipica suddivisione in tavoli di lavoro, con una struttura da remoto; per ciascuna giornata di lavoro, si prevede una sessione plenaria all’inizio e una successiva suddivisione in gruppi più piccoli che convergono poi in una plenaria finale.
Servono però accorgimenti per ricostruire l’atmosfera, quel clima che in inglese si esprime con la parola “vibe” e che si crea quando le persone collaborano in un luogo fisico. Tassistro suggerisce non solo di tenere sempre videocamera accesa e il telefono in modalità silenziosa, ma anche giochi utili per rompere il ghiaccio fra persone che non si conoscono.
In termini di tool digitali, per realizzare un RCW servono uno strumento di videoconferenza con chat, come Teams (Microsoft), Zoom o Webex (Cisco), e un ambiente strutturato per la collaborazione come MURAL, con cui Avanade ha una partnership (nelle figure 1 e 2 due esempi) o altri sistemi come Miro o Stormboard.
Gli errori da evitare e suggerimenti
“È un errore non avere un piano B in caso di impedimenti di tipo tecnologico – sostiene Tassistro – Può ad esempio accadere che alcuni partecipanti non riescano ad accedere alla board nonostante la sessione tecnica preliminare”. Qualunque sia la causa dell’impedimento, Avanade prevede un piano B dove i canvas e i servizi sono ricostruiti in altra modalità.
“Si deve evitare di fare workshop troppo lunghi e di lasciare i gruppi a loro stessi, mentre è utile segmentare gli esercizi in piccoli chunk guidati – suggerisce – Rispettare i tempi, in particolare di ritorno in plenaria dalle break out session, è molto più importante per un workshop remoto che per uno fisico, dove i ritardi possono essere facilmente riassorbiti”.
Cosa accadrà finita l’attuale fase di emergenza?
“In futuro, credo si andrà verso una modalità mista (in presenza e in remoto) che già in precedenza applicavamo e che unisce i vantaggi di entrambe. Oggi anche le imprese più riluttanti, dopo aver sperimentato il RCW, ne hanno apprezzato i vantaggi”, conclude.
