Team ERP ovvero una rosa selezionata di specialisti che, insieme, garantiscono all’organizzazione un’implementazione gestionale di successo. In qualità di CIO o leader IT, conoscere le persone e le funzioni giuste di cui avere bisogno, avendo contezza di come trarne il meglio, può aiutare a ridurre la probabilità di fallimento.
Team ERP: i cinque principi da seguire
Prima di scegliere i partecipanti al progetto di un ERP, è necessario ampliare la capacità di visione. Comprendere i fondamenti specifici di un’organizzazione è il principio fondamentale di una buona progettazione.
È molto importante sapere come funziona un’azienda e perché funziona in quel modo. Ecco le linee guida per formare un team ERP a prova di business:
#1 Iniziare dai fondamenti
Non basta selezionare le giuste competenze tecniche. La qualità del team Erp si riconosce anche dalle soft skill. È altrettanto importante che i partecipanti siano in grado di collaborare, ma anche di facilitare, negoziare e riconoscere i rischi.
È possibile includere tra i primi partecipanti, solution architect ed esperti di business, in modo da definire velocemente le basi tecniche e commerciali del progetto. Gli architetti delle soluzioni e gli esperti aziendali già lavorano con una varietà di altri ruoli all’interno dell’azienda per fornire una prospettiva e una guida più ampie. Una volta costituito il team Erp, è necessario coinvolgere gli integratori di sistemi che hanno quell’approccio olistico finalizzato a una supervisione appropriata tale da ridurre il rischio di superamento dei costi.
#2 Scegli prima i giocatori chiave
Un’implementazione ERP di successo inizia con una squadra solida. L’architetto delle soluzioni può lavorare con altre parti per dare il via alla pratica di mappare le esigenze dell’organizzazione, il che significa sapere a quale fornitore rivolgersi. Come sottolineano gli esperti, per ovvi motivi un’organizzazione non dovrebbe permettere a un reparto vendite esterno di gestire il processo di selezione ERP.
Il solution architect dovrebbe iniziare con i requisiti dell’organizzazione e utilizzare quelli come base per la ricerca. Dopodiché è possibile creare:
- Impostare una serie ben definita di dichiarazioni misurabili
- Creare una carta del progetto che delinea il motivo per cui il risultato è necessario
- Definire quali requisiti devono essere soddisfatti e come sarà gestito il progetto
Anche quando si ha fiducia nel venditore, è importante avere all’interno una persona in grado di adattare l’approccio di un venditore alle esigenze dell’organizzazione.
In un team ERP i responsabili dei processi aziendali vanno a completare le visioni dell’architetto delle soluzioni integrando la loro prospettiva aziendale. Si tratta di figure a livello di mid management rispettate a livello di leadership che sanno come funziona l’azienda e capiscono cosa la rende unica.
I responsabili dei processi aziendali sono fondamentali per:
- La definizione dei requisiti
- La convalida della progettazione e dei test
- La gestione delle modifiche e di tutti gli altri aspetti del progetto
#3 Scegli altri ruoli chiave
Una volta poste le basi del team Erp, è necessario costruire gli altri ruoli interni a supporto del progetto
La necessità di altri ruoli chiave dipende dalla portata del progetto e dagli obiettivi generali dell’azienda il che potrebbe richiedere esperti in più materie. Ecco alcuni ruoli comuni del team di progetto ERP:
- Capo esecutivo. La squadra degli executive tiene le corde della borsa e presidia il progetto in senso lato, risolvendo le situazioni difficili.
- Responsabile del progetto. È il coordinatore che ogni giorno si occupa di mantenere l’armonia del team Erp, gestendo i rischi e assicurando che portata, tempistica e budget siano tutti sotto controllo.
- Architetti funzionali e tecnici. Queste sono le persone capaci di tradurre in modo sapiente i requisiti aziendali in processi e funzionalità di sistema che meglio si adattano alle esigenze aziendali e valutano le esigenze future.
- Analisti aziendali e tecnici. Questi esperti aziendali sono responsabili della raccolta dei requisiti, della progettazione della documentazione, della mappatura dei processi, della configurazione, dei test, della conversione e della formazione dei dati.
- Esperti in materia. Queste persone, specializzate nell’industria, nei processi o nella tecnologia, aiutano a guidare la progettazione e la costruzione del sistema.
#4 Ottieni supporto in tutta l’organizzazione
Una volta che il core team Erp è formato, è importante stabilire una relazione di lavoro con altri gruppi all’interno dell’organizzazione.
Per il successo di un gestionale è importante ottenere il supporto di altri dipartimenti come, ad esempio, l’ufficio acquisti, le risorse umane ma anche i legali. In quanto cuore gestionale del business, l’intera organizzazione deve impegnarsi formalmente nel definire un progetto Erp, fornendo i rispettivi contributi in termini di funzionalità e di user experience.
#5 Come gestire un team Erp esterno
Una volta identificato il team Erp interno e più facile scegliere i partner esterni.
Gli integratori di sistemi, ad esempio, possono essere costosi, quindi è importante essere strategici. Rivolgersi a un system integrator, infatti, significa che qualsiasi spesa eccessiva da parte dell’organizzazione corrisponde a un aumento delle entrate e dei profitti da parte del provider. Per questo motivo la partnership va pensata in una logica di interesse reciproco.
La letteratura informatica insegna che il superamento dei budget rispetto a quanto previsto all’inizio del progetto Erp solitamente è legato al costo degli integratori di sistemi. Questi sovraccarichi di costi si verificano spesso senza penalità per l’integratore di sistemi perché il contratto specifica esplicitamente eccezioni per le quali viene giustificata una spesa aggiuntiva.
Queste eccezioni possono verificarsi a causa di alcune lacune relative:
- Alla comprensione degli aspetti funzionali di un caso aziendale
- Alle competenze a livello di gestione dei dati
- Alla risoluzione delle modifiche organizzative
- Alla supervisione del programma
Coinvolgere esperti che vadano a compensare le competenze mancanti del team Erp può ridurre il rischio che queste lacune comportino sovraccarichi di costi alla fine del progetto.
