Il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali (MiPAAF), con circa 1500 dipendenti, 29 uffici e 4 laboratori presenti sul territorio, elabora e gestisce le politiche agricole, forestali, agroalimentari, dell’ippica e della pesca italiane, rappresentando il Paese presso l’Unione Europea, nelle sue aree di competenza. Si occupa inoltre della prevenzione e repressione delle frodi nel commercio dei prodotti agroalimentari e dei mezzi tecnici di produzione per l’agricoltura.
“La necessità di poter raggiungere le sedi periferiche con sistemi di videocomunicazione ed evitare che gli ispettori dovessero spostarsi continuamente, per riunioni e incontri, dalle sedi periferiche verso la sede centrale di Roma era presente fin dal 2006, anno in cui sono entrato al Ministero”, ricorda Diego Bovenzi, Funzionario Informatico MiPAAF. Questa esigenza, a cui si è inizialmente sopperito con i primi sistemi di conferenza on premise, è progressivamente cresciuta includendo interlocutori esterni a livello delle Regioni (in particolare gli Assessorati all’agricoltura) e dell’Unione Europea. Di conseguenza negli anni i sistemi di video conferenza sono stati potenziati con investimenti rilevanti, in termini di tecnologie e di risorse umane, necessarie per gestire e configurare l’infrastruttura, consentire che la rete potesse essere raggiunta dall’esterno, per risolvere i problemi di sicurezza e di privacy.
Il Mipaaf, ha utilizzato dal 2011 i sistemi di videoconferenza on premise di Lifesize, passando dal 2017 alle soluzioni basate su cloud dello stesso fornitore: “La scelta cloud è stata fatta nel 2017, una volta superata la diffidenza iniziale per i rischi connessi a privacy, sicurezza, riservatezza delle comunicazioni… – spiega Bovenzi – Avendo preso confidenza con il cloud e compresa la sua validità, abbiamo effettuato il passaggio alla soluzione in cloud, spinti dalla valutazione di maggior economicità della soluzione in relazione alla sua superiore capacità, rispetto alla soluzione precedente. La bontà della scelta ha avuto conferma con l’emergenza Covid-19”.
L’emergenza pandemia, cartina al tornasole della soluzione di videoconferenza basata su cloud
Avere già a disposizione una soluzione sperimentata di videoconferenza semplice da usare, sia per l’utente finale che fruisce del sistema sia, soprattutto, per le risorse IT interne del MiPAAF che devono occuparsi della gestione dei sistemi è stata determinante per garantire l’operatività durante il lockdown.
La soluzione consente infatti, agli operatori IT, di gestire da remoto l’infrastruttura e le sale virtuali e, agli utenti in smart working, di fruire della videoconferenza senza attività particolari di configurazione, accedendo tramite browser o app, da Pc o da smart phone: “Quest’ultimo è stato un elemento fondamentale per poter gestire una realtà tecnologica estremamente variegata presente nelle case delle persone che lavoravano da remoto; anche chi non aveva il PC, poteva comunque accedere da tablet o smart phone, grazie all’app scaricabile su qualunque dispositivo”.
La logica intuitiva dell’interfaccia ha poi reso superflua la formazione e ha consentito anche a persone non più giovani di usare la videoconferenza in modo proficuo.
D’altra parte MiPAAF aveva sperimentato, prima dell’emergenza, i vantaggi della nuova modalità in cloud.
La soluzione attuale consente di attivare (senza costi aggiuntivi) un numero rilevante di sale virtuali e di partecipanti in contemporanea, mentre in passato un meeting consentiva un numero ristretto di partecipanti, a causa della limitazione delle licenze per contenere i costi. Facile inoltre far accedere ai sistemi MiPAAF utenti esterni che possono connettersi scaricando l’app o da browser Google Crome senza configurare o istallare nulla, semplicemente tramite link inviato via email. Anche la comunicazione con organizzazioni che adottano sistemi di fornitori diversi si è rivelata semplice come una telefonata, grazie ai protocolli standard utilizzati dalla piattaforma.
“La facilità d’uso ha comportato l’abbattimento delle richieste di supporto dei partecipanti esterni con grande sollievo dei gestori IT che, attraverso la dashboard del sistema, possono verificare l’uso e intervenire sulle configurazioni, vedere quanti e quali sono i partecipanti ai meeting, esercitare una sorta di regia via smartphone per controllare il meeting pur senza essere presenti”, sottolinea il funzionario IT che ricorda come le risorse interne del MiPAAF che devono occuparsi della gestione dei sistemi si siano ridotte del 90%, consentendo alle persone dell’IT di essere impiegate in altri contesti.
Dopo la prima video-call di prova da parte dell’IT, le persone MiPAAF sono autonome nel crearsi e gestire i loro meeting senza necessità di assistenza. “Anche questo aspetto si è rivelato un grande vantaggio soprattutto in una situazione di lavoro da casa”, commenta Bovenzi.
L’incremento progressivo dell’utilizzo della piattaforma Lifesize è la riprova dell’accettazione da parte dei dipendenti. La fase iniziale di assestamento, nel periodo dal 1° febbraio al 31 marzo, ha visto poco più di 1900 videoconferenze (per oltre 133mila minuti, con durata media di 68 minuti a chiamata), mentre nella successiva fase di consolidamento, nel periodo dal 1° aprile al 31 maggio, ci sono state oltre 3500 videoconferenze (della durata media di 70 minuti, per un totale di circa 247.500 minuti).
Smart working anche dopo l’emergenza
Prima del lockdown il MiPAAF aveva già introdotto attività di smart working e piattaforme di collaborazione che con l’emergenza hanno avuto impulso permettendo ai team di lavoro di restare in contatto tra loro in maniera produttiva.
Lo smart working non si limitava infatti alla videoconferenza, ma erano presenti altre attività di collaborazione basate su soluzioni cloud se pur a livello sperimentale. È il caso della piattaforma Office 365 di Microsoft, con Teams utilizzato in modalità strettamente interna per la collaborazione fra gruppi di lavoro e la condivisione di documenti su repository basata su SharePoint on line. “Visto un certo scetticismo per l’uso del cloud, all’inizio del lockdown abbiamo attivato la VPN per consentire ai colleghi di accedere alla loro postazione in ufficio, offrendo la stessa experience – ricorda Bovenzi – Attualmente sono in via di trasferimento in modo progressivo i contenuti su Office 365, che in precedenza era utilizzato in modo sporadico”.
Lo smart working continua e, presumibilmente, continuerà, anche se diversi dipendenti MiPAAF sono tornati già in ufficio, con una turnazione che prevede una sola una persona per stanza, per rispettare le misure di sicurezza Covid, fra cui i controlli sulla temperatura e gli ingressi scaglionati.
“Nonostante gli aspetti negativi che ha portato dietro di sé il Covid-19, questo periodo di emergenza ha dato la possibilità di far conoscere alla maggior parte delle persone i sistemi digitali di collaborazione e la loro validità che può far continuare l’esperienza nel futuro; sciolto il ghiaccio, questi strumenti avranno un uso sempre più pervasivo”, prevede Bovenzi in conclusione.
L’impulso deriva da un’esperienza positiva resa possibile sia dalla presenza precedente al lockdown di soluzioni di smart working e di videocomunicazione sia dalla scalabilità garantita dal cloud, che ne ha consentito in breve tempo l’estensione.
