Oggi dati e informazioni vengono scambiati principalmente tramite posta elettronica e a chiunque la utilizzi frequentemente è necessario un sistema che tracci le email nella loro interezza su cui poter contare in caso di danneggiamento, perdita o controversie. Ci si trova quindi di fronte a due alternative, l’archiviazione e il backup, processi distinti e per nulla intercambiabili. È importante conoscerne le differenze per capire quando utilizzarli o su quale dei due investire.
Mettere al sicuro in dati è fondamentale
In un ambito istituzionale si ha che fare anche con documenti cartacei, ma con la digital transformation le informazioni vengono salvate sempre più spesso su supporti elettronici, non solo per motivi di costo e di “spazio” ma anche perché essi offrono in più i metadati che permettono di risalire ad autore, data e ora di salvataggio del documento grazie alla e-discovery. Preziosi, quindi, in caso di controversie o contestazioni.
Nelle aziende spesso la posta elettronica è l’unico mezzo utilizzato anche per le comunicazioni ufficiali. Quando emerge la necessità di risalire agli scambi di mail avvenuti mesi prima, l’ideale è avere una “copia certificata” della corrispondenza elettronica su una locazione a parte che permetta di ricostruire quanto avvenuto per motivi legali o commerciali.
In entrambi gli scenari emerge chiaramente che mettere al sicuro i dati contenuti nelle mail è fondamentale come è fondamentale compiere la scelta giusta tra un sistema di backup tradizionale o un sistema di archiviazione. Capita spesso di commettere l’errore di pensare che portino gli stessi benefici, per evitare di farlo è importante comprenderne a fondo le differenze.
Come proteggere le proprie mail
Quando si decide di effettuare un backup della posta elettronica si crea una copia dei dati presenti in un preciso istante. Questa “fotografia” può essere scattata un numero preciso di volte e restare a disposizione per un certo arco di tempo, a seconda della retention decisa. Si crea un backup per poter recuperare messaggi erroneamente cancellati oppure per ripristinare la situazione, quella risalente all’ultimo backup fatto, in caso di problemi software al server o di qualsiasi altro guasto che abbia reso le mail irraggiungibili o danneggiate.
È quindi importante che i dati copiati siano facili da recuperare e soprattutto completi, ovvero che abbiano conservato informazioni essenziali come la posizione del messaggio nella struttura a cartelle e tutti i metadati.
L’archiviazione ha tutt’altro scopo, mira alla memorizzazione a lungo termine delle informazioni contenute nella posta elettronica e se si vogliono evitare compromissioni o danneggiamenti si può decidere anche di accedervi in sola lettura. Optando per questo processo si spostano i propri dati in una collocazione sicura dove possono restare a lungo termine conservati, al di là del comportamento dei singoli utenti. Ciò significa che se viene per sbaglio cancellata una mail importante, essa resterà comunque presente nell’archivio e potrà essere recuperata facilmente anche anni dopo grazie a funzionalità come l’indicizzazione full text e e la ricerca rapida.
Archiviazione e backup: due sistemi non interscambiabili
Pur trattandosi sempre di conservazione di informazioni, i due sistemi sono molto diversi l’uno dall’altro e vanno incontro ad esigenze differenti. Il backup ha come priorità quella di riavere indietro i propri dati nel più breve tempo possibile. Per questo li si copia giornalmente o settimanalmente, con una retention di settimane o mesi, per poter ripristinare rapidamente la situazione “dell’ultima fotografia compiuta” in caso di perdita, compromissione o danneggiamento. Se l’esigenza è quella di recuperare scambi di mail avvenuti anni prima, magari per ricostruire il rapporto con un cliente che in fase di pagamento avanza delle contestazioni, non sarà il backup a salvarci. Se infatti lo abbiamo schedulato giornaliero con una retention di 15 giorni, ad esempio, la “fotografia” più vecchia arriva al massimo a 15 giorni prima e le mail inviate precedentemente potrebbero non essere più recuperabili. Situazioni di questo genere trovano risposta nell’archiviazione perché nella locazione a parte in cui abbiamo salvato una copia certificata delle nostre mail possiamo andare a ricercare facilmente i dati che servono. Questo sistema va incontro anche alle necessità di tutte quelle realtà che sono obbligate per policy a conservare i dati per diverso tempo prima di poterli cancellare definitivamente.
L’archiviazione sicura delle mail su cloud di CoreTech
In questo tipo di scenario il servizio MailArchive di CoreTech si pone come soluzione robusta ed innovativa. È un servizio in cloud che permette di eseguire una copia completa, sincronizzata e non alterabile di tutte le mail coinvolte, conservando e rendendo facilmente recuperabili informazioni come ad esempio data, ora e relative identità. Così archiviate, le mail non potranno essere alterate in alcun modo per un lasso di tempo di anche 25 anni, se non volontariamente e tramite utenze autorizzate.
Per utilizzare MailArchive non serve installare nulla perché è il software è perfettamente integrabile con Microsoft Outlook e con tutti i più comuni client di posta, non è richiesto alcun server aggiuntivo e si paga al consumo, calibrando lo spazio che serve.
Effettuando la prima configurazione si accede al pannello di amministrazione attraverso cui definire le policy aziendali impostando i vari permessi per gli utenti che possono essere di accesso completo oppure di sola lettura. Si ha automaticamente a disposizione un proprio spazio di archivio, eventualmente modificabile in un secondo momento, all’interno del quale creare tante caselle email di archiviazione quante ne sono state sottoscritte allocandovi il relativo spazio disco.
Grazie ad una sofisticata maschera di ricerca tutti i dati archiviati sono interamente consultabili, gli utenti possono recuperare le mail senza dover richiedere all’amministratore di effettuare la lunga procedura di ripristino da backup. Basta un semplice clic, da computer, o pochi tocchi da smartphone o da tablet.
MailArchive offre evidenti vantaggi tecnici ed economici ma anche legali perché consente di rispettare il crescente numero di normative in materia di conformità della posta elettronica tra cui il GDPR ottemperando a quanto richiesto in termini di controllo, crittografia e conservazione sicura dei dati. Alla base di MailArchive c’è infatti il servizio MailStore SPE che rende possibile l’attivazione della procedura di Data Breach Notification, garantisce la conservazione del dato in un ambiente esterno – rendendo possibile il ripristino con la procedura di Disaster Recovery (art. 32 comma 1b e 1.) – e prevede la cifratura dei database che sono crittografati a 256 bit con algoritmo AES (Art. 32).
