Se si cercano in rete quali sono i software migliori per la prenotazione delle sale riunioni, la prima caratteristica che quasi tutti asseriscono di avere è quella della semplicità d’uso. È una sottolineatura più che comprensibile, soprattutto oggi in cui l’alternanza tra lavoro singolo e attività in team, tra presenza in azienda e smart working deve essere improntata a un’estrema fluidità che garantisca, nel contempo, il rispetto delle norme sul distanziamento sociale.
Le caratteristiche dei software per la prenotazione delle sale riunioni e le soluzioni individuate da Gartner e G2
Le app per la prenotazione delle sale riunioni, quindi, devono riuscire a conciliare due fattori all’apparenza contrastanti: l’estrema “permeabilità” tra gli spazi, che devono essere accessibili senza che questo implichi metodi farraginosi per passare dalla propria postazione a una sala comune, dal proprio domicilio all’ufficio; la garanzia che i processi interni di rotazione da un ambiente all’altro siano associati a un controllo rigoroso degli standard di occupancy rate previsti per legge. Fatta questa premessa, poiché un elenco esaustivo sarebbe impossibile da fare, abbiamo incrociato la selezione di Gartner delle applicazioni di Resource Scheduling per il workplace con quella di un sito di aggregazione di recensioni come G2. Quest’ultimo, in particolare, ha stilato un elenco di quelli che dovrebbero essere i Best Meeting Room Booking Systems secondo uno schema, G2 Grid, che ricalca i Magic Quadrant di Gartner. Dall’incrocio di queste due fonti, ecco i 7 nomi, in ordine alfabetico, che emergono nel panorama delle più diffuse app per la prenotazione delle sale riunioni.
Accruent (EMS Software)
EMS è un sistema prenotazione sala riunioni di proprietà di Accruent che offre una serie di funzionalità all’interno di una piattaforma aperta ed estendibile che prevede l’integrazione con lo stack tecnologico dell’azienda e che possiede come principali punti di forza il carattere user-friendly e la gestione facilitata degli eventi. Tra le varie funzionalità rientrano digital signage, gestione dei visitatori, work order management, rilevamento del tasso di occupazione, nonché controllo degli apparati di riscaldamento, ventilazione e condizionamento.
AgilQuest
AgilQuest è una app prenotazione sale riunioni SaaS in cloud pensata per il workplace management che consente agli utenti di utilizzare le sale riunioni e gli altri spazi di lavoro in modo efficiente. Ha un’interfaccia utente intuitiva e interattiva che offre molteplici possibilità di ricerca in base alle esigenze. Inoltre, il suo sistema di API management permette l’integrazione con i tool che in genere intervengono nella prenotazione delle sale riunioni, come i vari calendar. Viene apprezzato soprattutto dalle università che lo adoperano per gestire i loro spazi interni.
AskCody
AskCody fornisce una soluzione unificata per la gestione delle riunioni ed è costruito per essere integrabile nativamente con Outlook e Microsoft 365. In questo modo l’infrastruttura IT non si appesantisce di tecnologia superflua e rimane “pulita”. Viene proposto sia alle organizzazioni globali sia a quelle della pubblica amministrazione, della produzione e dei servizi professionali e finanziari per rendere più efficiente il workplace, compresa la gestione delle riunioni, dando visibilità all’intero workplace e collegando i vari ambienti tra di loro.
Condeco
Condeco probabilmente è uno dei primi applicativi nel settore della prenotazione delle sale riunioni, per questo oggi ricopre una posizione di leadership nel mercato dei software per workspace management, resource scheduling e desk booking. Rilasciato in cloud, contempla funzionalità di prenotazione touch-in e touch-out con cui è possibile scegliere una postazione o riservare una sala riunione, poiché tutti possono vedere chiaramente se lo spazio è libero o prenotato. Consente, inoltre, di gestire la programmazione dei visitatori insieme ai vari servizi e alle videoconferenze con un unico sistema scalabile.
NFS Technology Group (Rendezvous)
Rendezvous è il sistema prenotazione sala riunioni di NFS Technology Group sviluppato soprattutto per il mondo dell’ospitalità, della ristorazione, della congressistica e del tempo libero. Basato su browser e integrato con Outlook, permette di gestire l’intero processo delle riunioni, tenendo traccia di tutti i costi, degli aggiornamenti delle prenotazioni e dell’utilizzo delle sale. In questo caso, il vendor, cioè NFS, non punta soltanto a fornire il proprio software, ma anche una consulenza personalizzata che copra la parte hardware, di cablaggio e di networking.
Robin
Robin vanta fra i suoi clienti aziende come HubSpot, Shopify e Twitter. Non a caso viene perciò collocato ai primi posti nel quadrante dei leader della G2 Grid. Dispone di tool specifici per la gestione degli spazi e delle scrivanie in grado di accompagnare le persone a trovare rapidamente la postazione di cui hanno bisogno e di ottimizzare il modo in cui viene utilizzato l’ufficio. Di uso intuitivo, abilita alla prenotazione rapida delle sale riunioni con una visibilità istantanea sull’occupazione degli spazi in ogni momento.
Teem
Il sistema prenotazione sala riunioni Teem, oltre a servire per la prenotazione di sale conferenze e per la gestione più efficiente degli spazi di lavoro, offre un modello di analytics per misurare e analizzare il comportamento aziendale in materia di riunioni e collaborazione. Prevede l’integrazione con GSuite, in modo da poter prenotare la stanza in pochi step tramite Google Calendar, e supporta questa funzione anche in mobilità. Annovera tra i suoi clienti nomi eccellenti come Airbnb, HPE, LinkedIn, Starbucks e Uber.
Altre proposte di applicazioni per la prenotazione di sale riunioni
Seguono alcune altre soluzioni utilizzate dalle aziende italiane in questo periodo in cui la necessità di organizzare bene gli spazi è diventata un’urgenza.
Durante
L’azienda propone Space Booking per gestire e prenotare sale riunioni, ma anche spazi collaborativi virtuali con l’impiego di strumenti e piattaforme di UCC. Si tratta di una suite completa per il workspace management che include sino alla domotica degli spazi e i servizi di conference e meeting (compresi intepretariato, catering eccetera). È integrabile con il pacchetto Office365 e la Google Suite ed è in grado di fornire report precisi sull’utilizzo delle risorse fisiche e virtuali, rendendo facilmente condivisibili le informazioni.
PlanningPME
Con questa soluzione gli utenti aziendali possono gestire le sale e risorse e mezzi in esse contenute in modo semplice e veloce. Mediante la funzione filtri sarà molto rapido, infatti, avere sempre sotto controllo eventuali conflitti nella pianificazione dell’uso degli spazi, consultando il servizio da qualsiasi dipositivo web e mobile.
TopNetwork
L’azienda offre alle aziende TnWorkSpace una soluzione on premise e in cloud per prenotare sale riunioni e desk, ma anche posti auto, servizi (per esempio catering) e i sistemi tecnologici quali quelli per video conferenza eccetera. A questo aggiunge la possibilità di gestire in modo digitale i visitatori (check in e check out), la loro assegnazione ai meeeting, comunicare le informazioni sulle planimetrie e così via.
