“Quando si gestisce come concessionari la realizzazione di opere pubbliche del valore di miliardi di euro, come la terza corsia dell’autostrada Venezia-Trieste, è ovvio sentire l’esigenza di una soluzione informatica che integri dati operativi e finanziari garantendo il controllo in tempo reale della commessa attraverso dati certi e univoci”. Così Fabiano Tuniz, Cio di Autovie Venete, spiega l’esigenza di base che ha portato la società, concessionaria di 235 km di autostrade nel Nord-Est ad avviare il progetto Maori (Monitoraggio Avanzamento delle Opere e Reporting sugli Investimenti).
In pratica l’obiettivo di Maori era realizzare un sistema di controllo e monitoraggio continuo del ciclo passivo delle commesse, capace di fornire in qualsiasi momento una ‘fotografia’ dello stato d’avanzamento di ordini, attività e costi. “È facile capire che una commessa come la costruzione o l’ampliamento di un’autostrada sia estremamente complessa, anche perché essendo un’opera pubblica c’è tutta una serie di vincoli e leggi da rispettare – osserva Tuniz -. Quando è iniziato il progetto non c’era una consuntivazione in tempo reale a livello aziendale e il controllo delle varie fasi veniva gestito con strumenti diversi, a volte i classici fogli elettronici individuali, spesso strutturati in modi differenti e con basi dati non necessariamente coerenti, per cui ovviamente le elaborazioni finali non erano sempre confrontabili”.
Tutto parte dalla mappa dei processi
Fabiano Tuniz, Cio di Autovie Venete
La prima fase di Maori è stata quindi un minuzioso lavoro di mappatura e analisi dei processi di Autovie Venete: “Tutte le strutture aziendali sono state coinvolte, ci siamo ‘guardati dentro’, con l’aiuto anche di una società di consulenza esterna, per capire come operavamo, dove eravamo inefficienti e ridondanti e dove dovevamo intervenire per migliorare: in effetti questo è stato il passo più importante, la soluzione It è stata quasi una ‘conseguenza naturale’”. Successivamente una commissione mista, con Tuniz e i rappresentanti delle funzioni aziendali coinvolte, ha steso una lista di requisiti per la software selection. “Era un centinaio di specifiche, tra l’altro abbiamo richiesto che il sistema: permettesse un accesso semplice e immediato ai dati, con analisi personalizzate in funzione del ruolo, visto che devono accedere utenti dei sistemi informativi, della contabilità, del controllo di gestione, del monitoraggio opere e dell’ufficio acquisti; si integrasse con le soluzioni esistenti, e in particolare il sistema di contabilità Ds Taxi di Ds Data Systems, e quello di gestione documentale Archiflow di Siav; permettesse infine la creazione e distribuzione di documenti di formati compatibili con il sistema documentale preesistente e relativi a tutto il ciclo di vita dell’Impegno di Spesa, dalla nascita all’approvazione”.
“Il dato certo in un paio di minuti”
La software selection si è basata su demo ‘sul campo’, con valutazione delle soluzioni candidate rispetto ai singoli prerequisiti definiti da Autovie, e alla fine la società ha deciso di realizzare un sistema basato su Oracle Business Intelligence Standard Edition One come infrastruttura software, Oracle Essbase come motore di calcolo e Oracle Hyperion Planning a livello applicativo, con il supporto di Alfa Sistemi come system integrator. Il sistema in pratica è la ‘concretizzazione’ in termini informatici di Maori, perché traccia passo per passo tutto il ciclo passivo delle commesse di Autovie Venete, dalla pianificazione e budgeting, alla consuntivazione dell’opera e dei costi e ricavi di esercizio, all’elaborazione di report direzionali e operativi. Il tutto facendo riferimento a un unico datawarehouse centrale, dove sono state consolidate le diverse fonti di dati, comprese le anagrafiche di 8.000 fornitori, più di 4.000 centri di costo, e tutte le attività e interventi: Maori per esempio considera anche i processi relativi agli ‘ordini su piazza’, cioè acquisti inferiori a 250 euro che non venivano tracciati dai sistemi preesistenti.
“Dal momento in cui si emette un impegno di spesa, per esempio per acquistare un certo bene, tutto viene tracciato in automatico all’interno di Maori, e tutte le persone coinvolte nel processo hanno, in base al proprio ruolo, la situazione in tempo reale del flusso dell’ordine, fino alla fattura: se voglio sapere quanto è stato speso finora per una certa attività, la struttura di competenza in un paio di minuti è nella condizione di fornire il dato certo”, sottolinea Tuniz. “Questo ha permesso di ridurre drasticamente la carta e azzerare gli errori, perché il dato è nel sistema ed è univoco, non viene da un foglio di Excel individuale come prima. Ma anche di migliorare fortemente l’efficienza dei cicli di chiusura periodici: i dati per l’analisi finanziaria trimestrale si consolidano in un quarto d’ora, mentre in precedenza ci voleva una settimana”.
L’evoluzione in chiave di business intelligence
Il sistema permette inoltre di elaborare dati eterogenei (dati di esercizio, costi, attività, interventi), fare analisi sui centri di costo e ottenere report personalizzabili attraverso appositi cruscotti, per cui parlare solo di monitoraggio e controllo delle commesse, secondo il Cio di Autovie Venete, è ormai riduttivo: “Maori è anche un sistema di supporto alle decisioni aziendali, e sta evolvendo rapidamente in chiave di vera e propria business intelligence: stiamo definendo una serie di nuovi ambienti di reportistica basati su ‘cubi’ per analisi mirate; stiamo implementando un aggiornamento di Hyperion direttamente sul sistema in produzione e abbiamo diversi progetti di sviluppo per il futuro, uno dei quali è la gestione dinamica dell’acquisizione dei dati di pedaggio”.
Facendo un bilancio di questa esperienza, “la fase di analisi e mappatura dei processi è stata molto impegnativa, ha richiesto circa un anno, mentre la fase di vera e propria implementazione e go-live, dopo la software selection, è durata solo quattro mesi”, conclude Tuniz. “L’aspetto che ci preoccupava di più era cambiare la mentalità delle persone, abituate a usare i fogli elettronici individuali, ma anche per questo, come per tutto il progetto, è stato fondamentale il supporto di un management lungimirante, in grado di capire quanto sia importante adottare un sistema It per far evolvere l’azienda e i suoi processi: e ora abbiamo riscontri positivi da tutte le strutture aziendali”.
Chi è Autovie Venete
Autovie Venete, con sede a Trieste, è la concessionaria delle autostrade A4 (tratto Venezia-Trieste), A23 Palmanova-Udine Sud, A28 Portogruaro-Pordenone-Conegliano, A57 tangenziale di Mestre (dal km 16,161 al km 26,661) e del raccordo RA 17 Villesse-Gorizia, per complessivi 234 km di autostrade, gestiti attraverso 14 stazioni, 15 aree di servizio, un centro radio informativo e di monitoraggio del traffico (a Palmanova) e 4 centri assistenza clienti. Le principali opere in corso attualmente sono la realizzazione della terza corsia sul tratto di competenza della A4 (Venezia-Trieste) e la trasformazione in autostrada del raccordo Villesse-Gorizia, con investimenti per 2,3 miliardi di euro. L’azionista principale è la Regione Friuli Venezia Giulia, che attraverso la controllata Friulia Spa detiene oltre l’86% delle azioni. (D.L.)
28 persone nei sistemi informativi
“La funzione sistemi informativi di Autovie Venete comprende circa 28 dipendenti – ci spiega il Cio Fabiano Tuniz -: ci occupiamo di applicazioni, infomobilità e networking, visto che Autovie ha una rete dati proprietaria autogestita da 10 Gb, basata su tecnologie Cisco, che permette di connettere in banda larga tutte le realtà aziendali”. Il centro nevralgico dell’Ict di Autovie è il data center di Palmanova, che è stato sede cinque anni fa di un importante progetto di consolidamento e centralizzazione di tutte le infrastrutture e servizi It della società, e non a caso si trova presso il centro informativo e di monitoraggio del traffico di Autovie: “I servizi di infomobilità sono fondamentali per una concessionaria autostradale, che deve garantire al cliente informazioni tempestive”. Nel tempo, sottolinea Tuniz, Autovie ha investito in totem, chioschi, servizi infopoint, Bluetooth, Sms, e-mail, per garantire la maggior capillarità possibile delle informazioni: “Oltre cento applicazioni ruotano intorno al centro informativo, e proprio in questi giorni abbiamo annunciato un nuovo portale informativo per l’utente autostradale”. (D.L.)
