L’esperienza della pandemia Covid-19 ha lasciato un profondo segno sul nostro stile di lavorare. La pandemia ha allontanato e disgregato, rendendo complesso gestire la comunicazione e l’organizzazione dei progetti. Ci ha anche insegnato, però, quanto sia importante che le risorse coinvolte su un progetto possano lavorare e comunicare in armonia. La pandemia ci ha insegnato quanto sia fondamentale che le risorse smettano di essere risorse e ridiventino persone, portando tutta la ricchezza delle proprie esperienze personali all’interno dell’azienda, in modo da poter disegnare scenari e sinergie innovativi.
Il Covid-19 ha anche segnato un punto di non ritorno per quanto riguarda il lavoro da remoto, che rimarrà presente nell’esperienza aziendale, con scenari e nuove posizioni lavorative sempre più orientate allo smart working. Fondamentale, perciò, riconoscere l’importanza di un’esperienza lavorativa che favorisca la connessione tra le persone e un’interazione tra le loro competenze.
L’ecosistema Viva
Trovare il tool digitale adatto per le proprie esigenze aziendali non è, però, semplice. Molte aziende hanno sperimentato diverse soluzioni, mischiando insieme software di diverse terze parti, ma con risultati non sempre soddisfacenti. Microsoft Viva entra in gioco per venire incontro a questa esigenza, introducendo un nuovo tipo di esperienza lavorativa pensata per l’era digitale.
Microsoft Viva è un insieme di soluzioni software che si sviluppano sulla base di Microsft365 e si integrano in Teams, proprio grazie all’ambiente aperto della soluzione cloud Microsoft, programmabile e capace di ospitare integrazioni di partner esterni.
Viva si compone di quattro esperienze principali: Viva Topics, Viva Connections, Viva Learning, Viva Insights.
Viva Topics
Viva Topics si basa su un’idea tanto semplice quanto geniale. Spesso un team aziendale può avere bisogno di una specifica skill per completare uno step di progetto, oppure sapere chi in azienda segue una determinata operazione, oppure ancora recuperare documentazione importante su quell’argomento.
Topics permette di soddisfare tutte queste esigenze in un unico punto. Definito un topic di interesse aziendale, Topics permette di raggruppare sotto quella voce le persone rilevanti per quell’attività, sia perché contributori con particolari skill o addetti all’interno della pipeline aziendale, e la documentazione rilevante, come, ad esempio, white paper, manuali di istruzione, fogli di budget.
In questo modo diventa semplice per qualsiasi membro del team recuperare con un click l’informazione necessaria, o entrare in contatto con la persona competente.
Viva Connections
Viva Connections è un’estensione al momento disponibile per le sole piattaforme desktop, ma che nel 2022 sarà installabile anche sui device mobili.
Lo scopo di Viva Connections è migliorare la cultura aziendale, creando feed personalizzati e dando visibilità ai leader dell’esperienza aziendale. Connections permette, inoltre, a chi ha dei suggerimenti, di dare visibilità alle proprie idee, facendole confluire nei feed più appropriati, in modo che arrivino subito all’attenzione delle persone interessate.
Tutte le persone possono rimanere aggiornate su quello che succede all’interno dell’organizzazione, grazie a una gestione efficiente di dashboard e feed basati su topic e brand di rilevanza, incapsulata nell’ambiente Microsoft365, che garantisce la sicurezza delle informazioni condivise, impedendo che siano fruibili da personale non autorizzato.
Viva Learning
Viva Learning è una app integrata in Teams che offre un modo più coinvolgente e mirato di gestire l’apprendimento aziendale, centralizzando su una dashboard tutte le risorse di apprendimento che l’azienda ritiene utili per una certa persona.
I suggerimenti sui tutorial da seguire o sui documenti da studiare possono arrivare da un tutor, ma, e qui uno degli aspetti innovativi, anche dai colleghi che lavorano con la persona e sanno se può avere bisogno di approfondire un certo topic o rafforzare una particolare skill.
Learning permette di creare corsi sotto forma di feed che aggregano risorse formative di differenti partner, tra cui anche Linkedin Learning, permettendo l’accesso a un ampio catalogo di corsi. I contenuti sono fruibili liberamente, organizzando il tempo da dedicare all’apprendimento in base al proprio calendario personale.
Viva Insights
Una delle priorità su cui il diffondersi dello smart working ha messo l’accento è il bilanciamento tra lavoro e vita personale. Insights aiuta a organizzare il proprio tempo e a bilanciare i diversi aspetti della propria esistenza, in modo da coltivare un’armonia equilibrata tra lavoro, vita, amicizie e comunicazione con i colleghi.
Le statistiche di Insights e Work Analytics permettono di ottimizzare numerosi aspetti dell’esperienza aziendale, raccogliendo dati sul modo in cui le persone impiegano il loro tempo lavorativo, e proponendo modalità smart e resilienti per migliorare la gestione degli impegni e della comunicazione aziendale.
Il meccanismo di raccolta dati di Viva Insights ha la sola funzione di offrire statistiche per aiutare a migliorare i processi aziendali, ed è conforme alla normativa relativa alla privacy e al GDPR.
Conclusioni
Con Viva, Microsoft ha fatto un profondo sforzo di migliorare l’esperienza aziendale post Covid, offrendo alle organizzazioni un nuovo ecosistema digitale per gestire, mettere in comunicazione, formare e motivare i propri dipendenti.
Grazie all’integrazione nativa con Teams, Viva è un tool digitale semplice da installare che non richiede personale specializzato per la sua manutenzione, proprio per essere una soluzione immediatamente accessibile a tutte le aziende.
