L’Università di Bologna (www.unibo.it), la più antica delle università italiane le cui origini risalgono al 1088, è oggi un Ateneo con oltre 100 mila studenti, di cui 3600 gli stranieri, 235 diversi corsi di laurea, 90 master, 23 facoltà distribuite in cinque diversi poli. A partire dal 2000 sono state infatti riconosciute particolari forme di autonomia alle sedi romagnole di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini, frequentate da più di 20.000 studenti. Altrettanto imponente è il numero dei suoi dipendenti, che superano i 6000, dei quali oltre 2000 sono i professori (di ruolo, incaricati e assistenti), 1100 i ricercatori e 2600 gli impiegati nelle sue varie strutture tecnico-amministrative. A questi si aggiungono almeno due volte altrettante persone che, pur non dipendendo direttamente dall’Università, frequentano a diverso titolo i suoi dipartimenti.La più antica università italiana è anche una delle più avanzate dal punto di vista tecnologico. Alla sua rete, i cui nodi saranno tra breve tutti interconnessi fra loro da dorsali in fibra ottica, sono collegati 70 mila tra server e personal computer, mentre 30 mila (ma questo numero è in continua rapida crescita) sono gli studenti che dispongono di una casella di posta elettronica. Sono state inoltre già attrezzate alcune aree dalle quali è possibile collegarsi in modalità wireless tanto alla rete interna come ad Internet, un servizio che sta per essere esteso anche alle biblioteche e alle sale studio.
Un fiore all’occhiello dell’Università di Bologna è infine il portale, l’asse informativo dell’Ateneo, che con i suoi svariati milioni di accessi al mese non solo è il sito universitario più visitato d’Italia ma, secondo le rilevazioni del Censis, anche il migliore per la qualità dei servizi offerti.
Ines Fabbro
Direttore Amministrativo dell’Università di Bologna
“Questi fatti e questi numeri – osserva Ines Fabbro, Direttore Amministrativo dell’Università di Bologna – mettono in risalto un aspetto fondamentale della nostra realtà, e cioè che siamo del tutto assimilabili a una grande azienda. Il che ci impone continui sforzi non solo per rinnovare, e innovare, i sistemi necessari a gestire i diversi settori propri della nostra specificità, come la didattica, la ricerca e i relativi servizi (laboratori, biblioteche, ecc.) ma anche tutti quelli che sono tipici di una normale azienda: dalla contabilità al controllo di gestione, dal personale alla logistica all’edilizia. Inoltre, per noi, investire in sistemi informatici e nelle relative infrastrutture, è determinante al fine di dare sostanza alla nostra capacità di competere sul mercato internazionale dell’istruzione superiore e della ricerca”.
Data warehouse: punto di riferimento
Il progetto che ha portato alla realizzazione di un Data Warehouse all’Università di Bologna nasce dalla necessità di integrare dati e informazioni, provenienti da applicazioni e da data base di vario tipo non correlati fra loro, al fine di renderli utilizzabili nel modo più semplice possibile da parte di tutte le persone che, pur prive di una specifica preparazione informatica, potrebbero averne bisogno per svolgere il proprio lavoro e per prendere delle decisioni. “La grande scommessa che abbiamo fatto – commenta Ines Fabbro – è stata in definitiva l’aver deciso di sviluppare un Data Warehouse d’Ateneo senza disporre a monte di un sistema informativo integrato. Riteniamo che questa sia stata la scelta giusta anche perché avere un Data Warehouse costituisce un punto di riferimento importante per il progetto pluriennale di integrazione dei diversi sistemi informativi”.
Nella software selection sono stati presi in considerazione sia partner tecnici sia società di consulenza, per poi concludersi con la scelta del Cineca (www.cineca.it – 051 6171411), il Consorzio Interuniversitario al quale l’Ateneo bolognese aderisce e che, grazie al suo ruolo istituzionale e al fatto di essere del tutto indipendente dal mercato, si propone come centro di competenza “sopra le parti”.
“Vi era poi anche un reciproco interesse – fa notare Ines Fabbro – in quanto un progetto di Data Warehouse d’Ateneo, pur realizzato avendo come riferimento l’Università di Bologna, può avere un utilizzo più ampio e generale, se basato su una struttura adattabile alle specifiche esigenze delle singole realtà universitarie. Il Cineca ci ha così messo a disposizione le sue strutture e la sua competenza, e a questo punto abbiamo affrontato il problema della scelta dello strumento tecnologico sul quale costruire il nostro Data Warehouse. Naturalmente avevamo alcune idee generali sul come avrebbe dovuto essere. Innanzi tutto non desideravamo un prodotto eccessivamente tecnico da costringere le persone che avrebbero dovuto utilizzarlo a un impegnativo tirocinio di apprendimento. Lo volevamo poi sufficientemente robusto da far fronte a tutte le nostre attuali esigenze e capace di evolvere in funzione dei nostri prevedibili futuri fabbisogni informativi. Ci interessava infine che fosse in grado di supportare una soluzione proponibile a tutte le altre Università. Ed è cosi che, confortati anche dalle valutazioni del Cineca, al termine della nostra software selection la scelta finale è caduta sulla tecnologia MicroStrategy (www.microstrategy.it – tel. 02 7222251), che rispondeva egregiamente a tutte questi requisiti.”
Le fasi del progetto
Il lavoro di realizzazione vero e proprio ha avuto inizio nel settembre 2002 con la creazione di un gruppo di progetto misto formato da una dozzina di persone del Cineca e dell’Università di Bologna.
L’impegno del Cineca è stato orientato in modo specifico al disegno dell’intero sistema e alla progettazione del Data Warehouse, di fatto costituito da una ‘staging area’ che raccoglie e raccorda i dati provenienti dai diversi sistemi informativi dell’Ateneo ed anche da sorgenti esterne, e che a sua volta alimenta i Data Mart relativi alle diverse aree di analisi prese in considerazione: Studenti e Didattica, Finanziaria, Economico-Patrimoniale, Personale. La componente accademica del gruppo ha invece messo a disposizione del progetto il suo know-how in termini di conoscenza dei dati, delle diverse fonti informative e delle esigenze dell’Università contribuendo in modo determinante all’imponente lavoro di concettualizzazione e di astrazione dei dati. Il lavoro del gruppo si è svolto sotto la supervisione di un comitato strategico, che ha dava le linee guida e che veniva interpellato nei momenti di scelta.
Il prototipo del sistema è stato pronto a fine novembre 2002, mentre i mesi successivi, fino a maggio del 2003, sono stati dedicati alla messa a punto dell’applicazione effettiva che è entrata in funzione nel mese di giugno 2003. Inizialmente utilizzato dal personale dell’amministrazione, l’accesso al sistema è stato successivamente esteso ai presidi delle 23 diverse facoltà, ai pro-rettori, ai presidenti dei poli universitari di Romagna, al direttore amministrativo e a un certo numero di persone appartenenti alle aree attualmente supportate dal sistema: ragioneria, contabilità, personale, studenti, ricerca e ad alcune strutture di servizio come ad esempio l’Osservatorio Statistico.
Gli sviluppi futuri
La direzione dell’Ateneo è stata inoltre favorevolmente sorpresa dal fatto che sia stato possibile realizzare un progetto di questa portata nel giro di poco più di un anno. “Siamo inoltre stupiti di ciò che è possibile fare con questi sistemi, tra l’altro estremamente amichevoli, e della facilità con la quale anche persone con limitate conoscenze informatiche sono in grado di navigarli. Un aspetto questo che ci ha molto aiutato a farne accettare la forte carica innovativa sia ai professori sia alle persone che operano nei settori tecnico-amministrativi”.E dato che l’appetito vien mangiando, l’Università di Bologna non ha intenzione di fermarsi: “In futuro – precisa Ines Fabbro – prevediamo di ampliare ulteriormente l’accesso al sistema. Man mano che i nostri nuovi sistemi informativi gestionali saranno pronti, saremo in grado di creare i relativi Data Mart da utilizzare per ogni esigenza di tipo decisionale. Le nostre dimensioni richiedono una sempre più diffusa autonomia da questo punto di vista, anche perché siamo convinti che il processo decisionale funzioni tanto meglio quanto più le decisioni vengono prese vicino al punto in cui devono avere effetto. Purché, chiaramente, si raggiunga la maturità necessaria per usarli nel modo corretto”.
