Rendere i processi di stampa più economici e affidabili (e quindi anche più sostenibili) significa sostanzialmente mettere la macchina giusta al posto giusto, e adottare sistemi di gestione delle operazioni di printing capaci di individuare le reali esigenze di ciascuna categoria di utente. Le tecnologie e le soluzioni per raggiungere questo – pur sempre delicato – equilibrio, ormai, ci sono tutte: quello che manca, molto spesso, è la consapevolezza all’interno delle organizzazioni. Non parliamo solo della fisiologica impossibilità di rimanere costantemente al corrente di tutte le novità introdotte sul mercato, ma anche e soprattutto della scarsa visibilità sui processi di stampa e di una carente percezione rispetto alle performance di cui realisticamente hanno bisogno le varie divisioni aziendali.
“Un parco device composto da macchine a basse prestazioni comporta in genere costi di noleggio contenuti, è vero. Ma poi bisogna spendere di più in cartucce, e il costo per copia aumenta vertiginosamente. Trattandosi poi di un apparato sottodimensionato è facile immaginare che si danneggerà più frequentemente, implicando spese non previste dal contratto. Ma è vero anche il caso inverso: scegliendo macchine sovrastimate rispetto alle esigenze dei collaboratori, difficilmente sarà possibile rientrare nell’investimento, in quanto saranno sottoutilizzate.” A parlare è Amos Mirandoli, Sales Account Manager & Pre-Sales Specialist for Printing Solutions di Project Informatica, che sottolinea come la capacità di valutare le macchine giuste, posizionandole correttamente all’interno del building, sia ormai un fattore centrale per raggiungere la massima efficienza sul fronte del printing. “Ma non basta. È anche fondamentale analizzare il modo in cui i collaboratori le utilizzano, e predisporre le funzionalità che meglio vanno incontro alle loro esigenze, mantenendo elevati criteri di sicurezza sia sui dispositivi che sulla gestione dei dati.
Analizzare le reali esigenze dell’organizzazione
“Noi lo facciamo in modo puntuale”, continua Mirandoli. “Ci incontriamo con il cliente, condividiamo con lui le nostre proposte e le confrontiamo con i dati che ci mette a disposizione sul parco macchine esistente e sulle abitudini di stampa in azienda. Collaborando, creiamo insieme un nuovo scenario e predisponiamo hardware e software per supportarne l’implementazione. Lavorare in sinergia è indispensabile per ottimizzare i processi e raggiungere gli obiettivi proposti”.
Nel caso in cui invece mancano del tutto le informazioni necessarie a ricostruire il modo in cui vengono utilizzati i device interveniamo attraverso un assessment preliminare per delineare lo status quo e individuare margini di miglioramento e ipotesi di sviluppo.
Secondo il manager di Project Informatica, sono del resto molto diverse, e in continua trasformazione, le aspettative delle aziende che puntano su un print management sempre più economico e affidabile. “Nel corso del tempo, e specialmente negli ultimi dieci anni, le organizzazioni hanno acquisito sempre più familiarità con il concetto di lavoro agile: molti collaboratori operano in mobilità, le scrivanie sono condivise, e tutto è diventato decisamente più liquido anche a livello organizzativo. Inoltre, i clienti sono sempre più sensibili al tema dell’impatto ambientale e per questo volumi e performance di stampa devono crescere senza però aumentare l’impronta dell’organizzazione in termini di consumi energetici e scarti. Gli obiettivi sul fronte del raggiungimento dell’optimum sono dunque tendenzialmente chiari e in ogni caso un’analisi più approfondita ci permette di affrontare ulteriori cambi di scenario in situazioni di continua evoluzione tecnologica”.
L’evoluzione del software al servizio dell’efficienza del printing
Se l’hardware si evolve a ritmi relativamente blandi, lo sviluppo del software, anche grazie al cloud, è invece rapidissimo, e continua ad arricchire i gestionali di nuove funzionalità e prerogative. Oltre a garantire che i consumabili siano costantemente disponibili per ciascuna stampante, il software è oggi in grado di effettuare verifiche puntuali dello stato dell’apparecchiatura.
Inoltre, con l’integrazione di un software di pull-printing ogni utente avrà la possibilità di identificarsi e gestire in maniera personalizzata i processi di stampa, anche da mobile.
“Un utente che si identifica al sistema e richiede la propria stampa su un preciso dispositivo viene responsabilizzato di fatto su ogni sua azione”, puntualizza Mirandoli. “Se da una parte questo comporta la massima flessibilità all’interno dell’organizzazione, rendendo l’accesso ai documenti più agevole, dall’altra aumenta la sicurezza e riduce gli sprechi. Non solo è possibile prevedere limiti su stampe a colori, volumi e formati in funzione delle credenziali di cui dispone ciascun utente, ma c’è anche la facoltà di inserire una procedura automatica di log-in per il ritiro delle stampe”.
I software, poi, analizzano i dati delle stampanti e comunicano agli amministratori di sistema una serie di informazioni che permettono di comprendere se i dispositivi sono correttamente dimensionati alle esigenze aziendali o se debbano essere sostituiti. “Ma siamo solo all’inizio”, dice Mirandoli, “visto che ci sono sviluppatori che stanno lavorando ad applicativi in grado di anticipare possibili guasti delle macchine”.
Come accennato, il cloud sta giocando un ruolo fondamentale in questo senso.
Il software di Monitoring fornito da Project Informatica è in cloud, anche se può essere installato on premise se il cliente ha particolari necessità. “Ciò consente di avere servizi sempre aggiornati, senza dover intervenire sui server, e di effettuare un’implementazione poco invasiva nei confronti dei sistemi già presenti, rivelandosi particolarmente utile per le PMI e più in generale per le aziende che hanno poche macchine”, dice Mirandoli. “Il meccanismo del pay-per-use, inoltre, associato al pull printing, costituisce un ulteriore fattore di controllo dei costi”.
