Database, quanto mi costi: come calcolare il Tco di un Rdbms

I relational database management system (Rdbms) hanno da sempre un ruolo cruciale nel sistema informativo aziendale perché permettono alle applicazioni software di utilizzare i dati dei database, preservandone l'integrità e ottimizzandone lo storage. Eppure l'It aziendale raramente si pone il problema di monitorare i costi di gestione dei database e tende a vincolarsi troppo al fornitore del Rdbms. È la tesi del white paper di Idc, 'Calculating the True Costs of Rdbms Ownership and How Sybase Ase Stacks Up', redatto per conto di Sap. Idc ha studiato alcune grandi aziende utenti di diverse soluzioni Rdbms per calcolare il Tco (total cost of ownership) di Sap Sybase Ase rispetto agli altri Rdbms, con un'analisi che fornisce anche utili indicazioni a chiunque si occupi di amministrazione di database.

In dettaglio, il campione dell'indagine comprende 12 grandi aziende nord-americane ed europee dei settori finanza, sanità e industria, con una media di oltre 12.000 dipendenti, di cui 1.400 addetti It e 26 database administrator. Tipicamente ciascuna usa Rdbms di tre diversi vendor e l'applicazione-tipo ha un database di 366 Gb, gira su un solo server e supporta 2355 utenti concorrenti.

Il problema di fondo, spiega Idc, è che i database costano troppo ed è un problema che nasce dalla scarsa comprensione di alcuni tipi di costo. “Un Rdbms viene scelto tipicamente con tre criteri – funzionalità, costi delle licenze, skill interni -, spesso ridotti agli ultimi due, perché i principali Rdbms ormai hanno funzioni simili. Quasi sempre quindi si trascura un altro fattore cruciale: l'entità di risorse che l'Rdbms richiede in termini di sistemi, storage e ore-uomo per la sua gestione”.

Tre tipici errori

Nella situazione più frequente, queste risorse si sovradimensionano per prudenza e inoltre si usano poco alcune funzioni dei moderni Rdbms (compressione, tuning automatico, ecc.) che ne riducono il fabbisogno, per cui il database usa più hardware, storage e addetti di quanto in realtà sarebbe necessario. Un altro errore diffuso è scegliere il Rdbms in base a standard stabiliti in passato dal vendor applicativo o dalla stessa It aziendale e ispirati a compatibilità tecnologica o convenienza economica, invece di scegliere in base alla situazione specifica e al Tco complessivo. Oltretutto il Rdbms andrebbe rivalutato periodicamente, per capire se è ancora il più conveniente e qui nasce un terzo errore: la riluttanza a migrare l'applicazione da un Rdbms a un altro. Si pensa che lo staff che gestisce il database sia troppo specializzato per poter cambiare senza danni o che occorrerebbe modificare profondamente l'applicazione, o convertire i dati, o rivedere completamente tuning e query. Tutte obiezioni, sottolinea Idc, largamente infondate, soprattutto se l'applicazione è commerciale. “I database Erp richiedono poco lavoro di configurazione: gran parte del tempo di gestione è impiegato in task, come l'allocazione dei dati allo storage, che si fanno con tutti i Rdbms; inoltre tutte le moderne applicazioni commerciali sono Rdbms-neutral e agevolano la conversione dei dati di formati standard; infine è vero che se si cambia Rdbms occorre rivedere tuning e query, ma i vantaggi del cambiamento saranno molto superiori al tempo richiesto allo staff per tali attività”.

Il Tco, costo per costo

Il miglior modo per evitare tutti questi errori è stimare il Tco di un Rdbms su cinque anni, andando oltre i costi di licenza. Ecco i consigli di Idc sulle voci di costo da considerare:

1. Licenze e manutenzione software. Questi costi di solito crescono con il tempo perché si basano sul numero di utenti o di processori, che crescono con l'uso dell'applicazione e il volume dei dati. Stimare un tasso di crescita realistico è fondamentale per il calcolo del Tco. Secondo Idc, i costi di licenza Sap Sybase Ase nelle 12 aziende studiate sono di circa 17.800 dollari per 100 utenti su cinque anni, un dato del 31% inferiore rispetto alla media dei concorrenti.
2. Server, storage, energia, spazio fisico di data center. Sulla crescita nel tempo di questi aspetti valgono le considerazioni fatte per il software. Benché il costo unitario di processori, memoria e storage diminuisca nel tempo con l'evoluzione tecnologica, in molte aziende ciò è più che compensato dalla crescita dell'attività: nelle aziende del campione il volume dei dati sale del 44% ogni anno. Anche qui una stima realistica di quanta potenza elaborativa, storage ed energia richiederà in più il vostro Rdbms nel tempo è decisiva. Secondo Idc, Sap Sybase Ase ha costi hardware di 55.893 dollari ogni 100 utenti su cinque anni e richiede mediamente il 24% di storage e il 29% di potenza elaborativa in meno rispetto ai concorrenti.
3. Costi del personale. Man mano che un sistema cresce e diventa più complesso, cresce anche il personale necessario a gestirlo. Questa voce di costo è nettamente la più alta nel Tco di un Rdbms: circa il 75% secondo Idc, che riscontra per Sap Sybase Ase in questo campo un vantaggio medio di circa il 27% rispetto ai concorrenti, con risparmi variabili per le varie attività (figura 1).
   

   Figura 1 – Risparmio di ore-lavoro con Sap Sybase ASE e altri RDBMSs
   Fonte – Idc

4. Costi opportunità delle performance applicative. Altro componente del Tco del Rdbms è l'impatto di questo sulle performance delle applicazioni, soprattutto se queste sono mission-critical. Idc misura tale impatto in termini di time-to-market e downtime. Nel primo caso si intende il tempo di lancio di nuove applicazioni, e Idc riscontra che le organizzazioni che usano Sap Sybase Ase sviluppano e rendono operativa un'applicazione in 16 giorni, contro i 23 delle altre. Quanto al downtime, Idc lo definisce come costo opportunità in termini di perdita di ore di lavoro, e di fatturato non realizzato. Chi usa Sap rileva 3,8 ore annuali di lavoro perso per utente, contro le 7,2 degli altri Rdbms. Il fatturato perso per ora di downtime è molto variabile da un'azienda all'altra (da 22.000 a 2,5 milioni di dollari) ma l'uso di Sap Sybase Ase porta, sempre secondo Idc, a 'salvare' in media 6,6 milioni di fatturato all'anno.

Tre quarti del Tco sono costi del personale

Tirando le somme, il Tco su cinque anni di un database da 240 Gb gestito con Sap Sybase Ase risulta, per Idc, di circa 340.000 dollari per 100 utenti (figura 2), di cui il 75% è legato al personale, il 16% all'hardware, il 5% alle licenze software e il 4% alle indisponibilità/downtime.

Figura 2 – Costo totale quinquennale di Sap Sybase ASE con 100 utenti e un database da 240GB
Fonte – Idc

Un database della stessa dimensione gestito con Rdbms di altri vendor costa circa il 28% (128.000 dollari) in più e, analizzando per singola voce di costo, i risparmi consentiti da Sap spaziano dal 39% sui downtime al 24% sullo storage (figura 3). Infine le raccomandazioni di Idc: ricalcolate periodicamente il Tco del Rdbms, considerando gli impatti della crescita attesa del business sulle risorse hardware, storage e di personale; seguite l'evoluzione tecnologica dei Rdbms concorrenti; non temete di considerare un cambiamento di Rdbms.

Figura 3 – Risparmi quinquennali con Sap Sybase ASE (per 100 utenti)
Fonte – Idc