Crystal Report è uno strumento per creare analisi dati e stampe di qualità professionale rilasciato da SAP. Può essere installato in modo indipendente, come un qualsiasi eseguibile Windows, in modo da poter essere impiegato da tutti gli utenti, oppure aggiunto a Visual Studio come componente aggiuntivo, per un utilizzo più integrato con lo sviluppo di un’applicazione.
Crystal Report offre una completa gamma di funzionalità per collegarsi a basi dati, effettuare operazioni di ETL (ossia di Estrazione, Trasformazione e Loading, caricamento, dei dati), e infine operare sulla presentazione grafica dei dati fino a gestirne l’output su diversi formati, tra cui, ovviamente, la stampa.
Come collegarsi alla base dati
Crystal Report è compatibile con tutte le origini dati più diffuse (Microsoft SQL, Oracle, Access, ecc.) e offre potenti e flessibili funzioni di collegamento. Innanzitutto, tramite la funzione “Esperto database” viene messa a disposizione una procedura guidata che affianca l’utente nel creare una connessione a una base di dati e autenticarsi. Sono supportate le connessioni ODBC (Open Database Connectivity) gestite dal Pannello di Controllo di Windows, oppure è possibile crearne nuove e impostare stringhe di connessione.
Crystal Report supporta anche la gestione degli Schema, impostabili tramite il menu File, Opzioni, Database. Ci sono infatti numerose soluzioni gestionali che impiegano gli Schema (strutture dati personalizzate, mappate su specifici utenti) per ragioni di prestazioni e sicurezza: in questo caso è sufficiente impostare lo Schema nel menu indicato e Crystal Report automaticamente ne erediterà tutte le impostazioni, configurando sull’operatore le viste e i permessi come se avesse eseguito il login al gestionale.
Come impaginare la stampa
Una volta collegato il report alla base dati, si possono derivare sul canvas di stampa le informazioni desiderate. Tramite un pannello di semplice utilizzo, è possibile selezionare i campi delle tabelle che si vogliono esporre sul report e trascinarla nella posizione desiderata. I campi si possono anche impreziosire con una formattazione grafica impostabile con le opzioni più comuni a un qualsiasi Word Processor, come dimensione del carattere, bordo, sfondo, e molte altre.
L’oggetto report è organizzato in sezioni di testata e di dettaglio: le righe di dettaglio permettono di esporre informazioni dello stesso tipo presenti nell’estrazione dati in una quantità superiore all’unità (ad esempio: le righe con gli articoli di una fattura), mentre l’intestazione è riservata a quelle informazioni univoche che devono comparire come identificative di ogni pagina del report (ad esempio: il numero e la data della fattura).
Funzioni di selezione
La personalizzazione delle informazioni da visualizzare è pressoché illimitata. Crystal Report offre numerose funzioni per filtrare i risultati da presentare, e questi filtri sono applicabili in tutti gli ambiti del report:
- In fase di caricamento
- Nel dettaglio
- Organizzando alcune informazioni come sotto report
In fase di caricamento del report è possibile richiedere il passaggio di alcuni parametri per limitare la quantità di informazioni estratte dal database. Un esempio tipico di questa funzionalità è quando il report viene chiamato da un programma che richiede le fatture per uno specifico cliente, e per farlo passa al motore di stampa di Crystal Report il codice cliente come parametro.
Nel dettaglio del report è possibile intervenire con delle formule di selezione, sia per arricchire le informazioni estratte, magari collegandole ad altre tabelle del database, sia per limitarle. Ad esempio, in una stampa di una fattura, si potrebbe decidere di visualizzare solo gli articoli non di tipo omaggio, impostando un filtro su quello specifico campo delle righe.
Nel caso che il filtro da applicare non sia compatibile con le logiche di estrazione del report, è possibile creare un sotto report da inserire in una qualsiasi zona del report padre. Per esempio, si potrebbe creare un sotto report che mostra i lotti multipli per ogni articolo nella riga del dettaglio.
Funzioni di raggruppamento
Spesso non siamo interessati ai semplici dati salvati nel database, ma abbiamo bisogno di vederli aggregati secondo delle logiche di business. Queste aggregazioni sono gestibile tramite i raggruppamenti, che consentono di associare insieme più record in base a certi criteri (ad esempio, più fatture intestate a uno stesso cliente), applicando su di essi una logica che restituisce un risultato (ad esempio, il totale di tutte le fatture dell’anno).
Le logiche applicabili con un raggruppamento sono diverse, e coprono tutte le opzioni offerte solitamente da un ambiente di analisi dati. Inoltre, è anche possibile effettuare multipli raggruppamenti in uno stesso report.
Opzioni di output
Una volta creato il report, è possibile indirizzarlo a diverse destinazioni di output. Oltre alla classica stampa, infatti, Crystal Report offre una vasta gamma di comode funzionalità di esportazione, a partire dal file CSV o Excel fino alla creazione di file per il web.
Molto flessibile è l’impaginazione della pagina, in modo da venire incontro ad esigenze particolari presenti soprattutto in ambito ERP, come ad esempio la creazione di un’etichetta per barcode, che solitamente richiede una certa precisione di elaborazione.
Comodissima, in particolare, la possibilità di utilizzare Crystal Report come appoggio per estrarre file CSV complessi senza dover ricorrere alla realizzazione di un programma o di una vista SQL.
Si può anche arricchire la stampa con oggetti grafici statici, come ad esempio un logo, o dinamici, come un grafico basato sui dati.
