Il Gruppo Gemeaz Cusin, noto più brevemente come Gemeaz ) fa capo alla multinazionale francese Accor ), quarto gruppo mondiale nel settore ‘hotellerie’ con oltre 7 miliardi di euro di fatturato, 4 mila alberghi (per 470 mila camere) in 92 paesi e una serie di attività complementari che vanno dalla gestione di agenzie di viaggi, ristoranti e casinò, all’offerta di servizi per imprese ed enti pubblici. Questi comprendono mense aziendali e servizi di catering, ma soprattutto l’emissione e gestione di ‘titoli di servizio’, dei quali i più noti sono i Ticket Restaurant (http://www.ticketrestaurant.it/ ), un marchio che è diventato sinonimo di buono-pasto. In questo settore Accor è leader mondiale con 21 milioni di utenti in 35 paesi.
In Italia, Gemeaz Cusin conta circa 7.200 dipendenti e nel 2005 (ultimo dato pubblico) ha fatturato 1.312 milioni di euro con un utile prima delle tasse di 48 milioni. Opera nel settore degli alberghi, della ristorazione collettiva, del catering, della fornitura di prodotti alimentari e dei titoli di servizio. In tutti questi campi ha una posizione di assoluto rilievo. Qualche numero per dare un’idea: nel settore alberghiero gestisce, in modo diretto o in franchising, 45 alberghi delle catene Sofitel ), Novotel ), Mercure ) e Ibis (www.ibishotel.com ), per circa seimila camere. Nella ristorazione collettiva (mense per aziende, scuole, ospedali e così via), gestisce 950 ristoranti che servono 53 milioni di pasti all’anno preparati in 17 centri di produzione; inoltre, con la divisione Pulcini&Co, gestisce asili-nido aziendali e interaziendali. Nel catering serve compagnie aeree e di navigazione e distribuisce a villaggi turistici, alberghi, ospedali e scuole oltre 46 mila tonnellate di prodotti alimentari all’anno. Infine, la divisione Accor Services è il numero uno dei titoli di servizio; sono infatti 53 mila le aziende italiane che usano i suoi Ticket Restaurant, con un milione di persone che ogni giorno li spendono presso i 100 mila esercizi affiliati: ristoranti, bar e negozi alimentari che li accettano come moneta contante. E i servizi legati alla ristorazione non sono i soli offerti alle imprese; vi è infatti una linea che comprende servizi di tutt’altro genere: marketing relazionale (programmi fedeltà e campagne premi); piani di risparmio per i dipendenti delle piccole imprese; consulenza e formazione aziendale e altro ancora.
Visione omogenea per diverse realtà
Se ci siamo dilungati sulla descrizione delle attività di Gemeaz, è per far comprendere il livello di complessità di una funzione It la cui missione è fornire i servizi necessari per gestire in modo centralizzato i sistemi e le applicazioni riguardanti tutti i business del gruppo. A questa struttura si è posto dapprima il compito di realizzare un sistema di analisi delle informazioni in grado di portare ad un budget di Gruppo consolidato ed in seguito, quello di realizzare un ambiente per l’analisi delle informazioni di uno dei suoi business più complessi ed insieme critici, quello dei titoli di servizio.
Come esordisce Antonio Bacci (nella foto), Cio di Gemeaz, riferendosi al primo progetto: “Si trattava di superare una situazione che vedeva le divisioni di Hotellerie, Logistica e Ristorazione collettiva, che sono come tre aziende separate, delegare rispettivamente ai capi catena alberghiera, ai responsabili di polo e ai capi filiale il compito di preparare i relativi budget”. Oltre all’obiettivo di consolidare i budget di attività aventi driver di business molto diversi in una visione che fosse orientata a una strategia di gruppo e a risultati qualitativi, cioè con attenzione ai margini di profitto, più che quantitativi (cosa inevitabile finché il compito restava nelle mani dei responsabili delle divisioni), vi era anche il bisogno di superare l’inefficienza e i rischi di un processo basato sui soliti fogli Excel, dove i dati riferiti ai servizi erogati erano inseriti a mano, non essendoci alcuna integrazione con i sistemi gestionali, e i cui elaborati giungevano con troppo ritardo ai vertici aziendali. È intuibile infatti come sia il far parte di un gruppo quotato in Borsa, sia soprattutto l’essere una società di servizi operante in un contesto competitivo di dimensione globale, imponesse a Gemeaz di avere i dati consolidati del conto economico nel più breve tempo possibile.Hyperion ), società oggi acquisita da Oracle (http://www.oracle.com/ ) si sono sviluppate le quattro applicazioni (per il gruppo e per le tre divisioni) di Planning, e si è proceduto ad integrare queste applicazioni con i sistemi gestionali, fonte primaria dei dati. Excel è rimasto, ma solo come interfaccia integrata in Hyperion Planning per mettere gli utenti in condizioni di operare senza bisogno di particolare formazione. Il risultato è un sistema che oltre a raggiungere gli obiettivi già esposti a livello di Gruppo, offre alle singole divisioni numerose funzionalità mirate alle loro esigenze, come budget per filiale e centro di cottura per la ristorazione; budget per famiglia di articoli per la logistica, budget per albergo e per tipo di servizio per l’hotellerie e così via, offrendo ai responsabili un quadro delle attività e degli obiettivi ad un livello di analisi inusitato.
Un data mart per i ticket restaurant
Il problema all’origine al successivo progetto, relativo al data mart per la divisione Accor Services, quella che si occupa dei Ticket Restaurant, nasce dalla notevole complessità del sistema di gestione dei rimborsi, con la difficoltà di tenere sotto controllo milioni di documenti (i ticket) circolanti in forma cartacea come elettronica in migliaia di esercizi aventi a loro volta diverse modalità di trattamento dei documenti stessi. Risultato: tempi di riposta lunghi per un processo non automatizzato, scarsa soddisfazione degli utenti, distribuzione incontrollata di dati sensibili.
La soluzione è quella classica di un progetto di business intelligence, con il caricamento giornaliero dei dati estratti dai sistemi operazionali in un data mart cui accedono le applicazioni analitiche (ovviamente Hyperion). L’utente può quindi lanciare direttamente le proprie query ed ottenere in risposta non più dati da elaborare ma informazioni utili alla gestione del business, con una profondità di dettaglio, anche in questo caso, inusitata. Inoltre i sistemi informativi, tagliati fuori da questo flusso, possono dedicarsi ad altri compiti. Un risultato che per Bacci è già un guadagno tangibile: “dato che libera risorse in una misura che cresce mano a mano che l’applicazione diventa familiare in azienda. Ciò significa impiegare meglio il nostro tempo e il nostro budget”. Quanto al business, osserva Bacci: “c’è sicuramente un vantaggio in termini di time to market, dato che prima ogni richiesta, anche banale doveva passare dal collo di bottiglia dei sistemi informativi”.
Infine, va sottolineato che il progetto di intelligence è destinato a crescere, in dimensioni e finalità. Infatti, conclude Bacci: “abbiamo cominciato con il trattare i dati principali richiesti da alcune direzioni, ma vi sarà sia una crescita verticale, nel senso dell’accumulo dei dati storici e dell’aggiungersi di nuove analisi su nuovi dati, sia una crescita orizzontale, nel senso che saranno affrontati problemi analoghi di altre divisioni”.
Lo scenario di Gemeaz: un complesso sistema di recupero e analisi dei dati
La soluzione di Hyperion per una corretta e semplificata analisi dei dati
fonte: Gruppo Gemeaz Cusin
Le prime attività del progetto, come ricorda Bacci: “Sono state rivolte alla razionalizzazione di quello che era il processo di budget, per disegnare un modello di Gruppo dal quale scendere nelle singole realtà in modo da poterle rimappare sul modello di Gruppo definito. Si sono poi decisi i driver di allocazione delle spese centrali, cioè come distribuire questi costi sulle tre divisioni, e si è infine definito il modello di budget della singola divisione”. Stabilite queste linee guida, si è messo mano alla tecnologia. Avendo scelto per i motivi esposti più avanti (vedi riquadro sotto) le soluzioni
UNA SCELTA PER FAR ORDINEL’adozione della piattaforma Hyperion (www.hyperion.it ) in Gemeaz (www.gemeaz.it ) è avvenuta a seguito di diverse considerazioni. In primo luogo, prodotti Hyperion erano già usati nella società capogruppo sin dal 2001 e, come osserva il Cio, Antonio Bacci “era stata riconosciuta la maturità di una soluzione basata su analitic applications specifiche, una delle quali era appunto quella per il planning”. In secondo luogo, essendo già presenti in azienda altre applicazioni di analisi di altri fornitori, acquistate per risolvere problemi specifici, la scelta di una piattaforma unificata aveva anche lo scopo di far ordine nel patrimonio applicativo. “Fatto un po’ l’inventario di cosa ci aveva portato ad avere la nostra storia – dice Bacci – ho pensato che fosse il momento di razionalizzare e scegliere una piattaforma che ci consentisse di risolvere tematiche applicative specifiche, quali il budget, come più generali di analisi multidimensionale. Consoft Sistemi (http://www.consoft.it/ ), nostro partner storico che ci ha aiutato nello sviluppo di alcuni dei nostri sistemi operazionali, ci ha sostenuto in quest’analisi facendoci capire come Hyperion potesse dare le maggiori garanzie di copertura delle esigenze presenti o prevedibili in azienda”. Infine, la nuova piattaforma System 9, poi implementata nel gennaio 2006, ha dato la possibilità di integrare su un’unica ‘foundation’ le diverse applicazioni realizzando un ambiente unico per tutte le esigenze di analisi e collegando più strettamente la gestione del business alle performance aziendali.
