Se da un lato tutta la gestione dei rapporti relativi al cliente (cosiddetto ciclo attivo) rappresenta oggi una tematica molto “appeal” per le aziende che investono in attività marketing o in sistemi It per migliorare queste attività, dall’altro lato è innegabile che una certa attenzione al ciclo passivo (gestione dei documenti relativi ai rapporti con i fornitori, partendo dalle offerte/preventivi, passando per gli ordini, fino alla registrazione delle fatture e ai pagamenti) rappresenta un fattore critico di successo nell’aumento dell’efficienza e della produttività interna. L’automatizzazione del ciclo passivo consente, in generale, oltre che di tenere traccia di tutte le comunicazioni ufficiali scambiate tra la società e i fornitori, di ottimizzare le risorse disponibili e snellire i processi di comunicazione aziendale. In più, presenta notevoli vantaggi dal punto di vista dell’archiviazione delle pratiche e dei rapporti intrattenuti con i diversi fornitori nel corso del tempo. Concetti che in Erg (www.erg.it) hanno deciso di mettere in pratica attraverso un progetto di digitalizzazione dei documenti inerenti il ciclo passivo il cui obiettivo iniziale era proprio automatizzare buona parte delle operazioni di data entry che venivano normalmente gestite attraverso telefono, fax, lettere, e-mail con un mix di attività manuali.
“Il quadro iniziale di riferimento era rappresentato da una forte manualità del processo di lavorazione delle fatture e una significativa presenza dei documenti
cartacei” raccontano a ZeroUno Antonio Lollobattista, Responsabile Contabilità (nella foto a sinistra), e Maurizio Voci, Responsabile Amministrazione e Fiscale di Erg Petroli. “Ci siamo quindi posti il problema, da un lato, di ridurre i volumi di carta, dall’altro, di rendere più efficace la gestione del ciclo passivo (con un obiettivo anche di immagine aziendale nei confronti dell’esterno, soprattutto del network di fornitori)”. Il progetto è stato quindi affrontato nel suo complesso ed è stato attuato attraverso due differenti soluzioni: un portale web e un sistema di acquisizione intelligente dei documenti (con lettura ottica). “Abbiamo scelto di attuare due canali differenti per dare la possibilità ai fornitori di adottare la soluzione a loro più congeniale e, soprattutto, per rispettare le loro esigenze e policy interne”, spiega Lollobattista.
“Il portale web ha avuto principalmente come obiettivo snellire la maggior parte dei rapporti B2B – aggiunge Voci (nella foto) – dato che come gruppo abbiamo un network
di fornitori e partner molto ampio che necessitava di maggior velocità nelle relazioni e transazioni. Contemporaneamente, però, ci siamo trovati a dover affrontare il problema anche nei confronti di quei fornitori cui non potevamo proporre una soluzione telematica di questo tipo; per ottimizzare i rapporti con queste aziende (che per dimensioni ridotte o per questioni interne non volevano o potevano aderire all’iniziativa del portale web) abbiamo dovuto quindi attivare un secondo canale per l’automazione dei processi legati al ciclo passivo”. Secondo canale che, tradotto in soluzione tecnologica, significa adozione di sistemi di dematerializzazione dei documenti cartacei mediante scansione e successive fasi di lettura, interpretazione ed estrazione intelligente dei dati da parte di un motore di Ocr (Optical Character Recognition, riconoscimento ottico dei caratteri). La soluzione scelta da Erg si chiama Intelligent Capture ed è targata Kofax (www.kofax.com).
“Mentre nel caso del portale web – dice Lollobattista – abbiamo dovuto intervenire anche da un punto di vista organizzativo e di revisione dei processi (interni ed esterni con i fornitori), in caso di Ocr non c’è stato alcun stravolgimento nelle procedure: agli utenti aziendali è stato, in pratica, fornito uno strumento tecnologico a supporto per lo svolgimento delle loro operations”.
Una lettura intelligente
La soluzione Ocr si rivolge, dunque, soprattutto alla gestione del ciclo passivo aziendale per quella parte di fornitori che non hanno aderito al portale web e che continuano a inviare ad Erg la loro documentazioni su carta attraverso lettere o fax. Le informazioni vengono “catturate” dai documenti cartacei attraverso una normale scansione e rese quindi “elaborabili” elettronicamente (nonché archiviate e convogliate nei processi documentali e gestionali dell’impresa, fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscalmente rilevanti).
“Il vantaggio deriva non tanto dalla scansione in sé e quindi dalla digitalizzazione del documento – spiega Voci – quanto dalla lettura intelligente delle informazioni contenute nel documento sottoposto a scansione”. Tecnicamente, la soluzione estrae i dati contenuti, per esempio, nella fattura (data, numero fattura, ragione sociale, partita iva, scadenza, ecc.) andandoli a collocare all’interno di data base aziendali, Erp, ecc. a seconda delle esigenze dell’azienda stessa. “I dati errati o mancanti vengono automaticamente evidenziati grazie a strumenti integrati per la gestione delle eccezioni, che consentono all’utente di concentrarsi esclusivamente sugli aspetti che richiedono la sua attenzione”, spiega Voci. “Ciò significa che i tempi di lavorazione dei grandi volumi cartacei si riducono notevolmente, dato che l’intervento manuale è richiesto solo in caso di errore e su segnalazione del sistema stesso”.
Pur trattandosi di un progetto recente per il quale Erg non ha ancora a disposizione dati storici, Lollobattista e Voci si dicono certi dei vantaggi riscontrabili: “riduzione dei costi di elaborazione delle fatture automatizzandone i processi; aumento della velocità di elaborazione delle fatture automatizzando le operazioni manuali più lente e, quindi, maggior efficacia nelle operations; riduzione drastica degli errori nell’immissione dei dati; ottimizzazione dei processi di integrazione, acquisizione e scambio dei dati all’interno dei sistemi software aziendali esistenti (Erp) in modo da fornire dati di fatturazione precisi e in tempo reale; maggior controllo e velocità nell’elaborazione delle eccezioni tramite strumenti di notifica automatica”.
Un altro aspetto molto importante su cui Lollobattista insiste particolarmente è legato alle competenze professionali: “Non solo non sono necessari interventi dal punto di vista procedurale ma anzi, automatizzando, snellendo e velocizzando determinati processi siamo stati in grado di valorizzare meglio le competenze delle persone che, sgravate da operazioni manuali ripetitive, possono concentrarsi su attività più di valore come, per esempio, l’analisi delle informazioni, il controllo dei processi, la gestione del rapporto con i fornitori”.
Una nota di merito Lollobattista e Voci la dedicano anche alla metodologia seguita da Kofax che, dopo aver vinto la gara indetta online, “Ha dimostrato di comprendere e correttamente interpretare quelli che erano i nostri bisogni – dicono i due manager – supportandoci non solo nella scelta tecnologica e nella fase implementativa ma anche e soprattutto con un vero e proprio approccio metodologico che ci ha consentito di agire per gradi e di ottenere i risultati attesi”.
