Partendo dall’insieme di elementi che The Enterprise Strategy Group (www.enterprisestrategygroup.com) ha fatto propri per definire il concetto di “reference information”, è cioè tutto quanto rimanda alla natura di asset digitali quali documenti elettronici, e-mail e relativi allegati, certificati, file Cad/Cam, contenuti Web, contribuiti multimediali e via dicendo, si può fare luce su come questa porzione di dati aziendali stia crescendo molto più rapidamente che non le tradizionali informazioni (le non-reference information) archiviate nei database e generate dai flussi transazionali. Il raffronto fra i due “ecosistemi” è tutto nei numeri elaborati dalla società di ricerca: le prime saranno cresciute a fine 2005 a un ritmo composto annuo nell’ultimo quadriennio del 92% contro il 61% delle seconde e alla fine di quest’anno rappresenteranno il 54% dell’intero volume di nuove informazioni create in ambito aziendale e governativo (contro il 51% del 2004 e il 37% del 2001).
Le direttrici lungo le quali gli analisti di Esg ritengono possa svilupparsi la creazione di nuovi dati digitali prendono in considerazione vari fattori legati alle esigenze degli utenti adibiti a gestirli e fra questi spiccano scalabilità, Tco, capacità di indicizzazione e di data retention, facilità di integrazione delle applicazioni. Requisiti che da una parte impongono alle aziende di pensare seriamente a una nuova categoria di strumenti di storage ottimizzati e dall’altra, questo il parere della maggioranza del campione interpellato da Esg, confermano la tendenza che vede le “reference information” aspirare al ruolo di componente integrale delle enterprise business applications aziendali, e in modo particolare di soluzioni e piattaforme di Crm, business intelligence, e-supply chain management ed e-learning. Quanto agli ambiti in cui il fenomeno sopra descritto prenderà maggiormente piede, gli analisti di Esg non hanno dubbi in proposito: la maggiore penetrazione dei dati non strutturati si registrerà in settori quali il Media Entertainment, la Sanità e il Finance, aree dove la gestione organica di contenuti “a valore aggiunto” è ormai un paradigma in via di piena affermazione.
Fabio Rizzotto
senior research analyst di Idc
Abilitare sinergie tra “informazione” e “processi”
Disporre di informazioni corrette e tempestive è ormai diventato un fattore di differenza competitiva per l’impresa, soprattutto nella misura in cui i benefici legati all’utilizzo di soluzioni dedicate migliora i flussi decisionali del management e i processi di business, a cominciare dalla gestione della relazione con il cliente. Le informazioni provengono da fonti e formati differenti ma ciò che più conta è che i dati non strutturati sono ormai diventati più importanti di quelli strutturati: per questo è necessario disporre sia di applicativi in grado di gestire contenuti eterogenei per provenienza e struttura sia di tool di accesso agli stessi efficaci e veloci. Questa analisi essenziale ed esplicita di come sta mutando l’approccio al dato in azienda è di Idc (www.idc.com), che in proposito ha anche ricordato come le tematiche di content e document management siano sempre più incisive nell’evoluzione del software applicativo in uno scenario in cui la spesa It delle medie e grandi imprese italiane è “condizionata” da due fattori chiave: l’allineamento alle esigenze di business e una maggiore standardizzazione delle soluzioni It a supporto dei processi di business.Fabio Rizzotto, Senior Research Analyst di Idc in Italia, ha fornito a ZeroUno ulteriori dettagli circa le strategie presenti e future delle aziende. “Il ruolo ricoperto all’interno delle imprese dai contenuti, intesi a tutti i livelli e in ogni formato, è in forte evoluzione e segue in modo proporzionale la dinamica dello sviluppo competitivo di queste ultime: la gestione delle informazioni – ha precisato Rizzotto – diventa driver aggiunto per nuovi investimenti It volti a organizzare i flussi dei dati interagendo anche con i sistemi di Crm e a creare piattaforme di accesso comune che prescindono da un unico punto di vista delle informazioni per più utenti. Il contesto che vediamo nascere vede fattori interni di carattere organizzativo e infrastrutturale associarsi ad aspetti tecnologici e normativi per tendere a un ambiente di crescente convergenza e integrazione fra i diversi contesti di business aziendali”. Il quadro generale analizzato da Idc parla quindi di una crescita del mercato del content management e degli enterprise portal superiore, a fine 2004, rispetto alla media del mercato It grazie al buon andamento della domanda di tool di accesso, servizi di record management e compliance e soluzioni di security dedicate. “I fattori che abilitano la sostituzione e l’aggiornamento delle applicazioni sono sempre più collegati agli obiettivi aziendali – ha sottolineato Rizzotto – ed è importante rimarcare in tal senso come la trasversalità dei contenuti renda la gestione degli stessi fortemente dipendente da percorsi di innovazione mirati alla soddisfazione di nuove logiche di mercato e come siano rilevanti le nuove normative inerenti il valore legale dei documenti digitali e i processi di integrazione, accesso e amministrazione delle informazioni”.Sfruttare vecchie e nuove risorse tecnologiche per migliorare la gestione dei documenti e attribuire valore ai contenuti aziendali è quindi il percorso che Idc indica alle aziende nell’ottica di perseverare e raggiungere quella sinergia – tra sistemi It e informazioni, ambienti e processi di business – necessaria a sostenere dinamiche di crescita significative. E i temi cui porre maggiore attenzione sono essenzialmente i seguenti: architetture destinate al ciclo di vita e alla “tracciabilità” dei documenti; soluzioni embedded di workflow; repository integrati; sistemi di accesso e armonizzazione dei contenuti aziendali (Enterprise Portal basati su interfacce standard in primis) e piattaforme abilitanti processi di document e content management (Web services ma anche tecnologie avanzate di storage, sistemi di riproduzione documentale, reti intelligenti). “Guardando all’evoluzione del Cm e degli enteprise portal in azienda – ha concluso Rizzotto – si possono rilevare i seguenti trend: nel primo caso l’obiettivo di fondo riguarda la costruzione di un’infrastruttura per la gestione organica delle informazioni conforme alle risorse It esistenti, vedi database ed Erp. Nel secondo, si punta a strutturare una piattaforma per un deployment più produttivo di applicazioni Web based, quali per esempio il reporting, l’e-mail in mobilità e il content management”.
Ecm: un mercato in forte evoluzione, nel segno delle alleanze
La domanda di piattaforme di Enteprise Content Management, almeno nelle grandi aziende, vive un momento di grazia: lo fanno pensare i vari progetti avviati in molte organizzazioni per integrare e valorizzare la miriade di formati di dati presenti (dai disegni per la progettazione industriale alla messaggistica istantanea fino agli allegati di posta elettronica) e soprattutto i dati elaborati da Meta Group (www.metagroup.com, società di ricerca dal 1° aprile acquisita da Gartner) grazie a un’indagine focalizzata sull’intero ciclo di vita dei contenuti digitali nelle imprese. Tale rapporto delinea un segmento in forte crescita, si parla del 15% annuo, destinato a raggiungere nel 2007 un volume d’affari su scala mondiale di 2,3 miliardi di dollari relativamente al software e di circa 7 miliardi nel campo dei servizi. Sin dall’anno prossimo, intanto, il 60% delle società dell’indice Global 2000 adotterà framework Ecm standardizzati in un quadro globale che dovrebbe vedere molti Cio e responsabili dei sistemi informativi allocare risorse ad hoc per questa tipologia di applicazioni. La gestione documentale, in altri termini, si sta scoprendo sempre di più strategica per i processi aziendali, sia per gli effetti benefici legati a potenziali riduzioni dei costi sia per le misure regolatorie relative alle modalità di conservazione delle informazioni digitali.Focalizzandosi sul lato dell’offerta, il ritornello degli analisti dice che nell’arco dei prossimi due anni assisteremo a un evidente consolidamento dei vendor e la storia recente di questo settore del software è lì a testimoniarlo. L’esempio più illustre arriva da Ibm Software Group, che dopo aver acquisito nel 2003 ben tre società specializzate nel settore, lo scorso settembre ha messo le mani su Venetica, software house del North Carolina che sviluppa strumenti per l’integrazione e la gestione dei contenuti e in particolare di quelli di tipo non strutturato (documenti, immagini, resoconti). Operazione portata a termine con un obiettivo ben preciso: arricchire le capacità dei prodotti Db2 Information Integrator e ampliare di conseguenza le soluzioni middleware in portafoglio, a cominciare dal Content Manager proprietario per arrivare alle soluzioni targate WebSphere. Vignette, da parte propria, decisamente un protagonista importante nella gestione dei dati non strutturati, ha comprato Intraspect Software per vantare a catalogo soluzioni di collaboration con il plus dichiarato di funzionalità avanzate in fatto di integrazione con suite di Ecm e Web enterprise portal, tool di produttività a livello desktop e supporto ai processi di business.
L’esperienza del Cnipa
“Ogni classe di contenuti richiede un diverso tipo di approccio, di trattamento, di organizzazione del back office e di strumenti di supporto”: nelle parole di Rosanna Alterisio, Responsabile Area Progetti del Cnipa, emerge indirettamente come l’organizzazione e la gestione dei contenuti aziendali sia sempre più orientata a un modello user-centrico. “Su questo tema – ha precisato la specialista del Cnipa – ci sono tanti esempi di eccellenza ma anche diversi problemi. Le principali difficoltà che abbiamo rilevato nella nostra esperienza, legata alla creazione di portali destinati a favorire l’interazione tra le unità della PA e imprese e cittadini, sono la parcellizzazione delle informazioni, la carenza di progettazione organica dei contenuti, l’obsolescenza e la ridondanza degli stessi, sia nello stesso sito sia su siti diversi. Difficoltà che hanno portato a due ordini di conseguenze: l’utente finale trova impedimenti eccessivi nel reperire l’informazione “coerente” per le proprie esigenze e tali ostacoli generano sfiducia nell’utente stesso e attivano un ciclo negativo che porta alla parziale vanificazione degli investimenti effettuati”. I rimedi suggerti dal Cnipa sono tutti nei dettagli espressi da Alterisio: “Importanti aree di focalizzazione per superare tali criticità sono la strutturazione dei contenuti nell’ottica cliente e non in quella fornitore; la progettazione organica del ciclo di aggiornamento, sia dal punto di vista organizzativo sia di piattaforme di content management e workflow; l’integrazione delle fonti su tematiche omogenee; l’analisi dei comportamenti di navigazione e la rilevazione del livello di gradimento dei servizi da parte dell’utenza per migliorarne la qualità percepita e aumentarne l’utilizzo. Gli strumenti tecnologici e organizzativi a supporto devono essere considerati parte integrante degli investimenti e non semplici add-on”. (G.R.)
