Il mercato delle soluzioni di Document e Content Management non conosce crisi e si fa sempre più interessante. Il fermento attorno a questo tema viene confermato da una recente indagine condotta da Idc (www.idc.com ) su un campione di 110 aziende, selezionate all’interno dei principali settori privati e della pubblica amministrazione. L’indagine, condotta mediante interviste a organizzazioni di media e grande dimensione, evidenzia come oltre il 40% dei rispondenti stia realizzando o abbia intenzione di realizzare iniziative nel campo della gestione dei documenti e contenuti. In particolare, il 27% ha già in corso progetti in quest’area, mentre un ulteriore 14% ha intenzione di investire nel corso del 2007.
La domanda per le applicazioni di Document-Content Management aumenta pertanto mano a mano che le imprese percepiscono l’opportunità di gestire i processi documentali secondo una logica più moderna, rispondente ai nuovi requisiti di business e normativi. E i dati di mercato riflettono questo trend: le stime Idc prevedono per il 2007 una crescita del 7% per il mercato italiano del software di Document-Content Management, in linea con le performance fatte registrare lo scorso anno (i dati a preconsuntivo parlano di un +7,6% di incremento nel 2006). Ancora più dinamico è il ritmo di sviluppo del mercato dei cosiddetti Content Access tools, ovvero dei motori di ricerca, degli strumenti di estrazione e visualizzazione dei contenuti, delle soluzioni più innovative che combinano meccanismi di interrogazione di tipo statistico con affinate tecniche di ricerca semantica. Questo segmento fa registrare una crescita a tassi decisamente superiori alla media: il 13,3% nell’anno appena chiuso e anche per 2007 e 2008 si stimano tassi a doppia cifra (rispettivamente 12,1% e 10,6%).
Crescita del mercato del Document Management in Italia (milioni di euro) – fonte: IDC, 2007
Ovviamente ci sono molti nodi da sciogliere per rendere la gestione documentale più efficiente. E’ auspicabile una semplificazione dei meccanismi di gestione alla luce della mole crescente di informazioni in entrata (email, ad esempio) e delle esigenze di gestione del ciclo di vita dell’informazione presente in format non strutturati.
Permane ancora il problema della razionalizzazione di archivi e repository contenenti dati e informazioni rilevanti. Rendere i processi documentali più integrati significa quindi superare la logica dei cosiddetti “sylos” separati, per puntare verso una maggiore unificazione delle architetture.
Le normative rappresentano senza dubbio uno dei driver più significativi per l’adeguamento di processi e tecnologie documentali. Questo fattore può essere osservato da una duplice prospettiva: da un lato, esigenze di “adempimento” obbligano le imprese ad adeguare i processi secondo i requisiti di conformità previsti da alcune norme (ad esempio la legge sulla privacy che impone obblighi per il trattamento e la conservazione di informazioni sensibili). Dall’altro, se si considera il panorama normativo in tema di gestione documentale, emerge una grande opportunità dal momento che le nuove norme sulla legalizzazione del documento informatico e sulla conservazione sostitutiva consentono di semplificare i processi documentali, ridurre i costi e migliorare la produttività interna.
La dematerializzazione non è quindi uno slogan: le esperienze in corso sia nel mondo della pubblica amministrazione sia in quello delle aziende private stanno dimostrando come sia possibile eliminare la carta da molti processi (ad esempio quelli di fatturazione) introducendo nuove metodologie di lavoro e generando risparmi consistenti in termini di tempi e costi.
A cascata, questo genera dinamiche anche in tema di sicurezza (Secure Content Management, firma digitale) e di Storage Management. Tuttavia, c’e’ ancora molto da fare per rendere effettivamente concreto il legame tra documento e processo sottostante: molti passi sono stati compiuti sul fronte dell’organizzazione e conservazione dei documenti (componente cosiddetta statica), ma bisogna agire per rendere più attivi (aggiornabili) i contenuti lungo i processi (fase dinamica).
La conservazione sostitutiva va vista quindi come uno dei tasselli di un processo, che in funzione del livello di informatizzazione e di automatizzazione delle componenti coinvolte può essere più o meno esteso. Altre tecnologie intervengono quindi per arricchire il panorama della gestione documentale e quando si parla di dematerializzazione non si può non pensare alla possibilità di trasferire anche i processi di firma dal contesto tradizionale (autografa) a quello digitale.
La firma digitale rappresenta una grande opportunità per integrare le piattaforme tecnologiche di Document e Content Management con quei processi ancora caratterizzati da una forte componente manuale, fornendo un contributo prezioso all’innovazione dei servizi al cittadino, alle esigenze di interoperabilità tra enti pubblici e all’efficienza del ciclo di vita documentale nel suo complesso, anche nell’ambito delle organizzazioni private.
A queste dinamiche si affiancano le novità in tema di gestione del Web Content e dei portali aziendali che si configurano sempre più come punto di raccordo tra molteplici esigenze di collaborazione, integrazione applicativa, condivisione e distribuzione di contenuti. Non ultimo, gli investimenti in architetture orientate ai servizi (Soa) rappresentano un ulteriore fattore abilitante per il deployment di soluzioni documentali secondo una logica di life-cycle management.
Lo scenario del Content Management evolve anche grazie all’era del cosiddetto Web 2.0. Basti citare ad esempio i modelli di gestione più democratica delle informazioni (dai blog privati che si sono diffusi a ritmi esponenziali, oltre ai corporate blog, ovvero a quelli di natura aziendale). In questo contesto, l’evoluzione dei portali aziendali verso modelli che incorporano nuovi stili di collaborazione può aiutare ad attivare quel processo di cambiamento che sta portando individui e imprese a interagire in maniera più intensa con la dimensione online. Un caso emblematico è rappresentato da Wikipedia, la libera enciclopedia online generata ed arricchita dagli utenti. Nuovi scenari sono offerti inoltre dalle evoluzioni del “digital video/imaging”: la penetrazione della fotografia e del video digitale in fasce sempre più ampie di utenti sta determinando il boom del cosiddetto “Storage on the Web”, con nuove opportunità sia per i fornitori di soluzioni hardware-software, sia per nuove iniziative di business (si pensi al caso YouTube). Rimane da valutare la sostenibilità dei modelli di business di queste iniziative; tuttavia, se è vero che brand nati appena pochi mesi o anni fa sono in grado di ottenere una visibilità paragonabile a quella raggiunta dai grandi marchi commerciali in decenni di investimenti, forse è il modo stesso di intendere i modelli di business secondo l’accezione finora conosciuta a essere messo in discussione.
* Fabio Rizzotto è IT Research Manager di Idc Italia
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