Alla fine del 2002 in Telecom Italia (www.telecomitalia.it) venne presa la decisione di rivedere l’insieme delle applicazioni di analisi e di reporting riguardanti le performance economico-finanziarie dell’intero Gruppo. L’obiettivo era di realizzare un nuovo sistema in grado di rispondere meglio alle crescenti esigenze informative e, al tempo stesso, di mettere a punto un’infrastruttura flessibile e scalabile capace di supportare ogni possibile sviluppo applicativo in aree quali l’integrazione con le piattaforme Sap e gli strumenti di pianificazione finanziaria già esistenti: il budgeting a livello delle singole unità operative, un sistema avanzato di balanced scorecarding, l’adozione dei principi contabili Ias/Ifrs ed altro ancora.
Sul lato integrazione, vi era ad esempio l’esigenza di automatizzare l’estrazione dei dati dai sistemi transazionali delle società e Business unit del Gruppo, per poi aggregarli in modo da soddisfare le più diverse richieste, da quelle legate alle attività di planning, budgeting e forecasting a quelle riguardanti l’elaborazione del bilancio consolidato e dei singoli bilanci civilistici secondo le regole locali; dalla gestione delle riconciliazioni ‘intercompany’ alla produzione di report periodici a livello di Business unit; dalla creazione di preconsuntivi a quella di ‘cruscotti’ per l’alta direzione. Il sistema, infine, avrebbe dovuto uniformare le modalità di reporting all’interno del Gruppo, garantendo però alle Business unit la necessaria autonomia nello svolgimento delle loro attività di gestione e controllo.
Per sviluppare questo progetto Telecom Italia ha scelto Everest, la soluzione di Business performance management di OutlookSoft (tel. 02.66711030: www.outlooksoft.com/italy), una piattaforma applicativa costruita su una base dati integrata in ambiente Microsoft, che consente di gestire anche grandi volumi d’informazioni rendendoli accessibili in modalità sia relazionale sia multi-dimensionale.
Inoltre, Everest consente non solo di ‘vedere’ in modo coerente le diverse applicazioni (simulazione, budgeting, consolidamento, balanced scorecarding, reporting e quant’altro), ma di seguire anche l’evoluzione dei processi aziendali in un ambiente progettato espressamente per favorire la collaborazione funzionale. Questa caratteristica era di grande importanza per Telecom Italia, che doveva affrontare un problema completamente trasversale rispetto ad attività coinvolgenti diverse società operative, le Business unit e la divisione Corporate, con funzioni di Bilancio consolidato, Bilancio Telecom Spa, Pianificazione e controllo, Sistemi e processi di Gruppo, Finanza e Centro servizi amministrativi di Gruppo.
Nel realizzare il progetto, OutlookSoft e Microsoft hanno lavorato in stretta collaborazione. In particolare Microsoft, in quanto project leader, ha curato la parte riguardante l’infrastruttura, sfruttando la potenza del motore Sql Server 2000 e la familiare interfaccia degli applicativi Office in modo da integrare in un unico ambiente differenti sistemi e soluzioni e consentire agli utenti del Gruppo l’accesso ai nuovi servizi da sedi di lavoro distribuite in Italia e all’estero.
Il sistema e le sue componenti
L’applicazione ‘Reporting e Consolidato’ è oggi utilizzata in tutte le società del Gruppo da oltre 700 persone operanti in circa 150 unità di reporting distribuite in 16 Paesi. Il sistema che la gestisce è ospitato presso una server farm di Telecom Italia. L’infrastruttura della base dati, cuore dell’applicazione, si avvale di un ambiente Windows 2000 Datacenter Server, mentre alle componenti client di Everest e di Office si accede attraverso i servizi di Terminal Server di Windows 2000. Il monitoraggio dell’intero sistema è realizzato tramite Operations Manager 2000, un’applicazione Microsoft per la gestione degli eventi e delle prestazioni che consente ai responsabili It di essere al corrente della ‘salute’ del sistema.
La soluzione è costituita da numerose componenti, alcune delle quali meritano una particolare menzione. L’applicazione ‘Flash reporting’, ad esempio, attraverso la raccolta dei principali dati di consuntivo consente di aver una prima visione indicativa dell’andamento dell’azienda; mentre la funzione di ‘Intercompany Matching’ permette la riconciliazione dei rapporti esistenti tra le diverse società del Gruppo. L’applicazione ‘Finance’ permette la raccolta, l’analisi, l’aggregazione e il consolidamento dei dati di natura finanziaria, finalizzati alla gestione dei Piani triennali, dei Budget annuali e di quelli mensilizzati, dei Rolling Forecast e dei consuntivi. La disponibilità di una base dati unica consente, in questo caso, di effettuare controlli di quadratura incrociati non solo nell’ambito di una stessa applicazione, ma anche attraverso applicazioni diverse.
La funzione ‘Trading partner’, permette di gestire le anagrafiche delle società appartenenti al Gruppo con le quali esistono rapporti aventi un impatto contabile. Questa funzione permette di definire il ‘perimetro di consolidamento’ necessario per redigere il bilancio consolidato. La funzione ‘Bilancio di sostenibilità’, infine, consente di valutare, mediante un sistema di indicatori di svariata natura, l’impatto che il Gruppo esercita sull’ambiente e il suo posizionamento all’interno della collettività.
