La shadow IT è una pratica che si riferisce all’uso di sistemi informatici e soluzioni tecnologiche non ufficialmente approvati o supportati dall’azienda. Si tratta di un fenomeno importante all’interno delle organizzazioni: secondo alcuni studi di Statista, circa il 65% delle applicazioni SaaS viene usato senza approvazione IT. Gartner stessa stima che tra il 30% e il 40% della spesa IT delle grandi aziende è rappresentato dallo Shadow IT.
Cos’è la shadow IT
Come accennato all’inizio, la shadow IT si riferisce all’uso di sistemi, dispositivi, software, applicazioni e servizi IT all’interno di un’organizzazione senza l’approvazione o la conoscenza esplicita del dipartimento IT.
Questo fenomeno è spesso alimentato dalla facilità con cui gli utenti aziendali possono accedere a soluzioni tecnologiche cloud-based che rispondono rapidamente alle loro esigenze operative (fogli di calcolo, applicativi personalizzati, soluzioni SaaS non integrate, ecc). Sebbene la shadow IT possa migliorare la produttività , rappresenta anche una serie di rischi per la sicurezza e la compliance. L’adozione di tecnologie non autorizzate può portare alla perdita di controllo e visibilità da parte dell’IT aziendale, aumentando il rischio di violazioni dei dati e compromettendo la sicurezza dell’infrastruttura IT.
Perché la shadow IT è diffusa nelle aziende
Il fenomeno della shadow IT è diffuso nelle aziende per vari motivi:
- Flessibilità e rapidità. I dipendenti spesso trovano soluzioni IT più rapide ed efficienti per soddisfare le proprie esigenze lavorative immediate, rispetto ai processi formali dei dipartimenti IT aziendali.
- Facilità d’uso. Molte applicazioni cloud e mobile hanno interfacce utente intuitive e richiedono poca o nessuna assistenza per essere utilizzate, rendendo più facile per i dipendenti adottarle autonomamente.
- Costi e risorse. Le soluzioni shadow IT possono talvolta essere percepite come più economiche da implementare, non richiedendo l’approvazione di budget e risorse aziendali
In realtà, la shadow IT comporta anche rischi significativi, come vulnerabilità alla sicurezza, mancanza di controllo sui dati e potenziali violazioni delle normative sulla protezione dei dati aziendali. Per certi aspetti è l’antitesi del Business Process Management. Ma quante aziende ne sono effettivamente consapevoli?
“Alcune sì, altre molto meno – spiega Alessandro Giancane, Founder & CEO di Vesenda, software company specializzata che abilita le organizzazioni a elevare il potenziale di dati e processi per trasformarli in asset digitali, attraverso un innovativo paradigma di sviluppo applicativo -. Nelle aziende esistono figure consapevoli dell’uso di metodi superati che comprendono l’importanza di trasformare i processi shadow in asset aziendali preziosi. Tuttavia, anche se questi illuminati riconoscono la necessità di un cambiamento, si scontrano con barriere economiche e culturali che ostacolano l’allocazione di budget allineati a una gestione più strutturata.”
Come indirizzare i problemi di shadow IT?
Affrontare il problema dello shadow IT richiede un approccio strategico e proattivo. In primo luogo, è fondamentale promuovere una cultura aziendale di trasparenza e collaborazione tra il reparto IT e gli altri dipartimenti, incoraggiando i dipendenti a comunicare apertamente le loro esigenze tecnologiche. Inoltre, le aziende dovrebbero implementare una politica chiara e ben definita per la gestione delle tecnologie, includendo procedure di approvazione e integrazione per nuovi strumenti. L’adozione di strumenti di monitoraggio e governance IT avanzati può aiutare a rilevare e gestire tempestivamente le attività shadow.
Del resto, la gestione dei dati destrutturati è un problema noto tra le organizzazioni. Per garantire un’operatività efficiente e affidabile, il cambiamento diventa necessario. Come sottolinea il manager, quante volte si usano Excel per processi critici? La risposta è spesso, troppo spesso. Quest’uso seriale di strumenti consolidati tra gli utenti è inadeguato per risolvere la perdita di informazioni, gestire gli errori umani nella compilazione di datasheet digitali e cartacei e fronteggiare i livelli di rischio. Il problema è che solo a seguito del verificarsi di un incidente le organizzazioni si rendono conto di avere un problema e reagiscono optando per una revisione all’insegna della migliore innovazione.
“Comprendiamo profondamente le sfide che le aziende affrontano – afferma Stefano Conconi, Founder e Sales & Marketing Director di Vesenda -. La digitalizzazione dei processi shadow non solo ottimizza la gestione delle risorse, ma chiarisce anche le responsabilità all’interno dell’organizzazione. Per questo, già nel 2012 abbiamo iniziato a sviluppare eLegere, una piattaforma software che colma tutte le lacune dei processi shadow, offrendo una risposta concreta alle esigenze di gestione dei processi nascosti o destrutturati, ingegnerizzandoli e razionalizzandoli senza impattare sui cicli di sviluppo IT”.
Soluzioni tecnologiche per minimizzare i rischi
Per minimizzare i rischi associati allo shadow IT, le aziende possono adottare varie soluzioni tecnologiche.
eLegere, ad esempio, consente alle aziende di raccogliere e centralizzare i dati in modo rapido e flessibile, trasformandoli in applicativi interoperabili e integrati con i sistemi informativi core. Grazie alla sua semplicità d’uso e alla robustezza, la soluzione proposta da Vesenda permette agli utenti di modificare e gestire dati e processi in tempo reale, superando le limitazioni di tecnologie e metodologie ormai superate, promuovendo una cultura digitale più avanzata e integrata.
“eLegere converte i dati isolati in un’unica piattaforma integrata, dove tutte le informazioni sono facilmente accessibili e modificabili – precisa Giancane -. La piattaforma consente di trasformare i processi shadow in applicazioni su misura senza la necessità che gli utenti conoscano i codici di programmazione, adattandosi in base all’evolversi delle loro esigenze. Questo approccio consente all’organizzazione di ottenere una visione d’insieme più chiara e accurata, migliorando la qualità delle decisioni aziendali e riducendo i tempi di risposta. Dal punto di vista funzionale, l’IT mantiene il pieno controllo degli asset applicativi, garantendo che siano allineati con le esigenze del business, con cui ora parla la stessa lingua”.
I vantaggi di eLegere
eLegere fornisce strumenti estremamente intuitivi, incorporando metodologie che facilitano la partecipazione di utenti non tecnici, con interfacce drag&drop, configurazioni guidate e modelli predefiniti che consentendo a chiunque di creare, configurare e distribuire applicativi web/mobile senza dover scrivere codice complesso.
“Con un’interfaccia assolutamente intuitiva con un look and feel che emula gli strumenti usati tradizionalmente dagli utenti – conclude Giancane – eLegere rappresenta un punto di svolta per le aziende che vogliono governare tutti i loro processi in modo moderno ed efficiente, superando le limitazioni dei processi shadow ancorati a tecnologie sempre più obsolete”.
Per i designer, la piattaforma consente il fast prototyping, permettendo di creare rapidamente applicazioni utilizzando template preconfigurati e interfacce visuali intuitive per realizzare applicazioni che rispondono in modo puntuale e rilevante alle richieste di servizio degli utenti. Questo permette di integrare facilmente i processi aziendali con i sistemi informativi esistenti, estendendoli e migliorandone l’efficienza.
Un’intelligenza potenziata dagli algoritmi abilita un supporto proattivo nella progettazione, con suggerimenti automatici che funzionano come un ingegnere strutturista che consiglia i rinforzi necessari”.
Per gli utenti finali, la piattaforma rende disponibili le applicazioni in un unico punto, garantendo che siano facilmente accessibili e utilizzabili in base al ruolo specifico dell’utente. Gli utenti possono interagire con le applicazioni in modo intuitivo, simile all’uso di comuni applicazioni web. Questo approccio permette agli utenti di concentrarsi sui loro obiettivi operativi mascherando la complessità tecnologica della programmazione. Inoltre, l’interazione con il sistema permette di filtrare e trovare informazioni offrendo suggerimenti proattivi. Questo non solo migliora l’efficienza e la precisione, ma consente anche un accesso rapido alle informazioni, semplificando ulteriormente l’esperienza d’uso.
Come gestire la shadow IT in modo efficace
Le aziende puntano sempre più a coinvolgere utenti non tecnici nel processo di creazione e gestione delle applicazioni. Tra i vari motivi, il fatto che i dipendenti che lavorano direttamente sui processi aziendali hanno una comprensione approfondita delle loro esigenze specifiche. Permettere loro di sviluppare soluzioni personalizzate stimola l’innovazione interna e assicura che le applicazioni siano perfettamente allineate con le necessità operative, rendendo gli utenti più coinvolti e responsabili. Questo approccio, noto come Citizen Development, permette a tutto il personale di contribuire attivamente allo sviluppo di soluzioni che, rispondendo alle necessità quotidiane, rendono l’organizzazione più agile e proattiva.
Trasformare la shadow IT in un valore aggiunto
“A differenza delle metodologie tradizionali di sviluppo applicativo, che richiedono lunghi cicli di progettazione, sviluppo e test, siamo stati dei precursori nell’adottare un paradigma low-code/no-code per democratizzare lo sviluppo applicativo – aggiunge Conconi -. Per le imprese di qualsiasi settore e dimensione questo vuol dire poter accelerare il processo di sviluppo, promuovendo l’innovazione interna e l’adozione di soluzioni più aderenti ai bisogni reale del business”.
