La necessità di trovare uno strumento per la cooperazione e la condivisione delle informazioni è oggi sentita anche da Sogin (www.sogin.it ), Società Gestione Impianti Nucleari, azienda creata nel novembre 1999 per la dismissione degli impianti nucleari e delle centrali nucleari italiane.
Sogin è stata istituita in ottemperanza al decreto legislativo n. 79 del 16 marzo 1999 (attuazione della direttiva CE per il mercato interno dell’energia elettrica) come società di proprietà pubblica con obiettivi di messa in sicurezza delle installazioni nucleari italiane e dei materiali radioattivi, nonché di smantellamento definitivo dei siti per renderli utilizzabili e adibirli ad altri usi.
L’azienda opera in un ambito molto specializzato e le problematiche derivanti dalla condivisione delle informazioni, all’interno di gruppi eterogenei e che operano in aree geografiche distanti disponendo di strumenti e di infrastrutture molto diverse fra loro, stanno diventando sempre più critiche.
Per svolgere la propria attività, Sogin si avvale di nove sedi dislocate sul territorio nazionale e un numero elevato di società di consulenza estere.“Nella nostra realtà, risulta evidente la necessità di trovare strumenti per la cooperazione e la condivisione delle informazioni, eliminando il problema della distanza geografica esistente tra i membri dei team, che comprendono tecnici dislocati in sedi diverse e all’estero, terze parti e fornitori, garantendo al contempo integrità, riservatezza e disponibilità delle informazioni”, è la premessa di Massimiliano Chiardoni (nella foto), It manager di Sogin.
La soluzione adottata
L’esigenza di Sogin è stata, quindi, di disporre di una soluzione innovativa in grado di rappresentare in modo evoluto ed efficace un’idea progettuale.
“Abbiamo verificato con Autodesk (www.autodesk.it ), con cui Sogin collabora fin dalla sua fondazione, la possibilità di implementare uno strumento di gestione delle informazioni, che ha risolto diverse problematiche, realizzando uno dei sogni dei responsabili It – afferma Chiardoni – ossia generare un ambiente estremamente sicuro ed efficace in termini di integrità, disponibilità e riservatezza delle informazioni, ma al contempo molto semplice ed efficiente. Non dovendo occuparci della gestione applicativa ed amministrativa, riusciamo, inoltre, ad ottenere il massimo valore aggiunto dalla soluzione”.
Il fattore economicità è stato uno degli elementi determinanti della scelta: per implementare la soluzione non è stato coinvolto il reparto It interno, né c’è nulla di installato nella server farm di Sogin, avendo l’azienda scelto di fruire della soluzione come servizio It esterno.
Di conseguenza, la gestione di dati critici e tutte le problematiche tipiche della gestione di tali dati (backup, disaster recover, ecc.) sono di competenza del fornitore.
Come opera Sogin
“Utilizziamo questo strumento come biglietto da visita in tutti quei progetti dove abbiamo interlocutori esterni, quando, per esempio, i collaboratori vanno all’estero e devono collegarsi alle nostre informazioni, oltre che verso clienti, fornitori, partner, istituzioni – sottolinea Chiardoni. – In tutti questi casi, proponiamo la possibilità di cooperare e di condividere documenti attraverso l’ambiente Buzzsaw” [l’ambiente di gestione documentale di Autodesk, vedi riquadro].
Lo strumento viene generalmente usato quando si presentano problematiche di collegamento. È il caso che si verifica, per esempio, quando le persone Sogin svolgono consulenze di sicurezza nucleare verso paesi dell’est Europa o, più in generale, quando in un progetto sono coinvolti gruppi eterogenei. In tutte queste situazioni, viene implementato un “progetto” di cui è responsabile una persona Sogin (data owner) a cui vengono attribuite le deleghe amministrative. Agendo in questo modo, non ci sono ripercussioni sulle attività del reparto It interno e il responsabile del progetto può agire in completa autonomia creando profili utente che può gestire (definire le profilazioni, identificare gruppi omogenei, stabilire modalità di accesso/furizione, ecc.).
“Queste opportunità, che derivano direttamente dalle caratteristiche del prodotto, sono molto apprezzate dagli utenti che ne apprezzano anche la semplicità e l’orientamento all’utilizzatore”, aggiunge Chiardoni, che ricorda come invece le regole generali, impostate dall’amministrazione per l’intero ambiente, restino di competenza dell’It e riguardino le policy di sicurezza.
I risultati
Uno dei maggiori vantaggi si è avuto nella gestione dei progetti dove, accanto alla produzione di documentazione tecnica, ad esempio disegni Cad, si affianca la gestione controllata di tutta la documentazione a supporto, rendendo costantemente disponibili informazioni accurate a tutto il team di lavoro e attuando workflow documentali (ad esempio per i cicli autorizzativi).
Un ulteriore vantaggio per Sogin è stata la standardizzazione degli strumenti per la predisposizione della documentazione tecnica, implementando un proprio ambiente di gestione e cooperazione sui progetti e documenti correlati, fruibile via Internet.
L’utilizzo di standard consolidati e il miglioramento in termini di disponibilità, coerenza e flusso delle informazioni, ha consentito infine a Sogin di ottenere riduzioni sui costi di distribuzione, sugli spostamenti dei collaboratori e sugli errori di programmazione.
AUTODESK: OTTIMIZZARE LA COLLABORAZIONE DEI TEAM DI PROGETTONato per connettere i membri di team eterogenei (anche temporanei) di progettazione e permettere la memorizzazione, lo scambio e l’accesso alle informazioni durante lo sviluppo di un progetto, Buzzsaw di Autodesk, consente di distribuire in modo sicuro le informazioni in tempo reale. Il prodotto, fruibile in logica SaaS (Software as a service), garantisce: sicurezza dei dati, grazie a un ambiente fault tolerant; replica dello storage in locazioni distinte da parte del fornitore; protezione dei dati per prevenire accessi non autorizzati. Autodesk prevede soluzioni specializzate per diversi settori quali ad esempio, architettura e ingegneria, distribuzione commerciale, educazione, imprese edili, manifatturiero, settore pubblico ecc.
Diversi cruscotti e funzionalità di creazione rapporti garantiscono la visibilità dello stato del progetto e dei relativi processi, ai membri dei team preventivamente autorizzati e profilati dal project manager.
Il dashboard Executive consente ai manager e ai membri del team di seguire lo svolgimento del progetto; i dashboard Portafoglio progetti e i relativi rapporti forniscono informazioni sullo stato, la pianificazione e il budget per tutti i progetti. Inoltre, i registri delle attività offrono un elenco completo delle attività relative ai siti e ai progetti, con date, autori e oggetto degli accessi. I membri del team, che dispongono di dashboard personali per visualizzare le attività loro assegnate e quelle da loro assegnate agli altri membri del team, vengono costantemente informati in caso di modifiche e aggiornamenti importanti tramite un sistema di notifica automatica. Oltre a visualizzare lo stato nei dashboard e nei rapporti, Buzzsaw invia automaticamente promemoria per posta elettronica e notifiche di scadenza.
