Ergo Italia è un’azienda che opera nel ramo assicurativo (al gruppo italiano fanno capo Ergo Previdenza ed Ergo Assicurazioni) rivolgendosi prevalentemente al pubblico delle famiglie e dei professionisti. La casa madre, Ergo Versicherungsgruppe, con sede a Dusseldorf, in Germania, è tra i maggiori gruppi assicurativi tedeschi ed è controllata, a sua volta, da Munich Re, uno dei maggiori gruppi mondiali del settore. Specializzata nel mercato delle polizze individuali, Ergo Italia offre prodotti previdenziali e assicurativi attraverso una rete distributiva e di assistenza composta da oltre 200 Agenzie, presenti in modo capillare su tutto il territorio nazionale.
Francesco Renna, responsabile Ufficio Management Information System (Mis) & Internal Reporting di Ergo Italia
Inevitabile, per una società che opera in questo settore, monitorare costantemente gli indici di impresa. Ed è proprio in quest’ottica che il gruppo italiano ha avviato ormai da qualche anno un progetto di management information system, così come spiega a ZeroUno Francesco Renna, responsabile Ufficio Management Information System (Mis) & Internal Reporting di Ergo Italia. “La necessità di rivedere il sistema di gestione delle informazioni, dal quale ricavare un sistema di reportistica che consentisse al management di monitorare l’andamento dell’organizzazione, è nata dall’evidenza di una certa disomogeneità e incongruenza nei dati a disposizione delle singole unità di business”, osserva Renna. “Nelle riunioni della Direzione, capitava non di rado di vedere report prodotti dalle singole line of business (area commerciale/vendite, contabilità e amministrazione, marketing, uffici tecnici, ecc.) con fonti di dati diverse che davano risultati disallineati anche sul numero di clienti, di agenti e agenzie, di polizze, per esempio, perché ognuno aveva il proprio metodo per conteggiarli e teneva conto di parametri differenti”.
In pratica, i risultati prodotti da ciascuna unità aziendale si discostavano tra loro rendendo così molto più complessa la misurazione degli indici di impresa e la valutazione sull’andamento del business. “La direzione, in particolare l’amministratore delegato, ha quindi preteso che si risolvesse la problematica unificando i dati e garantendone l’univocità e la certezza”, spiega Renna, il quale è stato assunto in Ergo Italia proprio con questo obiettivo.
Renna, in qualità di responsabile dell’Ufficio Management Information System (Mis) & Internal Reporting, è una figura di business, ma ha competenze tecniche e informatiche specifiche per interagire e ‘colloquiare’ correttamente con il dipartimento It.
Dal data warehouse alla piattaforma di information management & reporting
“Arrivato in azienda proprio in virtù di questa criticità – racconta Renna – mi è parso subito evidente che il primo passo per indirizzare correttamente la problematica fosse unificare le fonti dati in un unico repository”.
Oggi, infatti, i dati vengono letti in maniera automatica dai sistemi gestionali della compagnia e sono organizzati e aggregati secondo le modalità tipiche di un data warehouse aziendale. “Abbiamo deciso di seguire la via del ‘tradizionale’ data warehouse per avere una fonte di dati comune che renda il dato univoco e funga da unica sorgente certificata per l’intera azienda”, sottolinea Renna. “Contemporaneamente abbiamo avviato il progetto di reporting (attraverso il quale l’azienda effettua il monitoraggio degli indici di business), partendo dalla funzione ‘Contabilità’ che si basava già su processi consolidati e certificati. In questo caso, abbiamo ‘educato’ gli utenti all’utilizzo della nuova piattaforma cercando di assecondare anche le loro abitudini, come per esempio quella di produrre report con l’utilizzo di Excel”.
Nello specifico, Ergo Italia ha deciso di implementare un cruscotto per l’analisi multidimensionale del portafoglio complessivo dell’azienda (il monitoraggio viene realizzato sia attraverso una reportistica standard sia attraverso reporting multidimensionali secondo le diverse variabili di analisi disponibili). La tecnologia adottata è Sas, in particolare la piattaforma di Enterprise Business Intelligence, che consente di semplificare l’attività di fruizione dei dati e di reporting garantendo qualità e trasparenza delle informazioni (che comunque arrivano dal data warehouse quale fonte unica e certa).
“Dalla funzione ‘Contabilità’ abbiamo poi esteso il progetto in fasi successive anche alle altre unità”, puntualizza Renna. “Abbiamo fatto in modo che gli utenti potessero estrarre dalla piattaforma Sas tipologie di report a loro congeniali in modo che si abituassero non solo alla nuova tecnologia, ma anche ai processi a essa collegati”.
“Le difficoltà maggiori, infatti, sono da identificare nella revisione dei processi e nella trasformazione della cultura aziendale – precisa Renna – ma, nel nostro caso, ritengo siano stati gestiti correttamente con un approccio graduale che ha consentito agli utenti di affrontare il cambiamento senza particolari traumi”.
E, a giudicare dall’utilizzo che si fa oggi del sistema, i risultati sono positivi: “Gli utenti che utilizzano la piattaforma oggi sono 605, di cui 151 in Direzione e 454 nelle agenzie (uno degli obiettivi era poter distribuire i dati, attraverso la piattaforma Sas, anche agli agenti che operano sul territorio), e sono tutti utenti profilati che hanno accesso ai dati e ai sistemi di reportistica a seconda di ruoli e responsabilità specifici. La crescita di utilizzo degli strumenti da parte degli utenti, che hanno imparato anche a produrre report personalizzati a seconda delle proprie necessità, ci ha persino ‘costretti’ a rivedere le infrastrutture hardware sottostanti che abbiamo dovuto ottimizzare e potenziare”, conclude Renna.
