Quando si pensa alla gestione dei dati aziendali, spesso ci si sofferma esclusivamente sugli aspetti digitali del processo. Dimenticando che, ancora oggi, moltissime aziende raccolgono, o hanno immagazzinato nel corso degli anni, una quantità considerevole di informazioni destrutturate, ovvero sotto forma di documenti cartacei o in formati digitali che non si prestano a un’organizzazione di elevato livello.
Il tema dell’Information governance prende in considerazione soprattutto questo aspetto: la necessità di governare, e utilizzare, anche le informazioni destrutturate, sia per efficientare l’archiviazione sia, soprattutto, per mettere questi dati a valore.
Il valore dei dati per le aziende
Per approfondire il tema abbiamo sentito OpenText, azienda specializzata nell’Enterprise Information Management. Antonio Matera, RVP Sales Italy, Malta, Greece & Cyprus, ci aiuta a capire meglio perché per le aziende è importante comprendere il valore dei dati, in termini di compliance ma soprattutto di opportunità.
“OpenText offre alle aziende piattaforme di classe Enterprise per la gestione del dato, soprattutto destrutturato. Appartengono a questa categoria, per esempio, le copie dei documenti di identità, ma anche i contratti sottoscritti. Spesso le aziende si dimenticano l’importanza, e soprattutto il valore, di questi dati. Per i quali sono indispensabili tecnologie evolute”.
Le aziende dovranno avere a che fare con moli di dati sempre più elevate. Come racconta Matera, infatti, secondo una stima l’umanità ha già generato 60 Zetabyte di dati nel 2020, con la prospettiva di triplicarli, ovvero generare 180 Zetabyte, entro il 2025. OpenText si pone l’obiettivo di aiutare le aziende a gestire questa mole sempre crescente, che ha un risvolto importante sotto il profilo normativo e di gestione del rapporto con gli utenti.
Una situazione asincrona
Secondo il manager di OpenText, oggi la percezione del dato è decisamente articolata. L’utenza domanda con urgenza sempre maggiore l’accesso ai dati, ma molto spesso non ha reale contezza di cosa siano realmente i dati e quali siano le implicazioni della loro gestione. Anche se la pandemia globale del 2020 ha in qualche modo forzato l’adozione di soluzioni tecnologiche, le aziende hanno ancora moltissime informazioni in formati analogici, che si aggiungono a quelle in formati digitali ma non strutturate.
Questa complessità colpisce in modo particolare l’Italia che, secondo gli indici DESI della Comunità Europea, è solo ventesima a livello di digitalizzazione, anche se gli stessi indicatori DESI indicano sia in corso un forte recupero.
Si tratta di un processo di trasformazione che non coinvolge solo gli aspetti tecnologici: servono sia le risorse, sia il tempo per le aziende per potersi adeguare. Per quanto riguarda l’Italia, è indispensabile anche un considerevole sforzo normativo per superare gli attuali limiti della burocrazia. Allo stato attuale delle cose rimane, per le aziende, il bisogno cogente di proteggere i dati dei propri clienti. E gestirli in modo efficace è il primo, indispensabile passaggio.
Proteggere i dati è più semplice quando sono organizzati
Quando si parla della protezione dei dati, è quasi automatico pensare principalmente alle eventualità di attacchi o incidenti. Anche Matera è concorde: “le aziende hanno investito solo nella sicurezza perimetrale e hanno accantonato i fondi per pagare eventuali penali. Ma, secondo la norma GDPR, un cittadino può richiedere la cancellazione dei propri dati, o comunque chiedere di essere ragguagliato sulla gestione dei medesimi”.
Il problema, oggi, è in alcuni casi le aziende non hanno la capacità di sapere dove si trovano i dati, perché ancora archiviati (o meglio, stoccati) in forma analogica o perché salvati in modo destrutturato. Dotarsi di piattaforme per raccogliere, classificare e identificare i dati, anche per gli aspetti legati alla compliance, permetterebbe di mettersi al sicuro da questo punto di vista. Soluzioni avanzate, infatti, permettono si classificare automaticamente i dati destrutturati, riducendo al minimo l’effort necessario.
La confusione porta alla diffidenza
Come abbiamo accennato, le persone oggi sono più attente ai propri dati e i limiti dell’attuale situazione è ampiamente percepito. Secondo una ricerca interna a OpenText, 3/4 degli italiani intervistati si preoccupano di come i dati sono conservati, gestiti e amministrati. Inoltre, 1/4 degli intervistati sa che le aziende non cancelleranno mai questi dati.
Un terzo delle persone intervistate ha dichiarato di non fidarsi della gestione e addirittura più del 50% sarebbe disposto a pagare di più i servizi pur di avere la certezza che i dati siano trattati nel modo giusto. Infine, ben un terzo degli intervistati dichiara di abbandonare senza ripensamenti le aziende quando ha la certezza che i dati non sono trattati correttamente.
Una situazione di sfiducia che, secondo OpenText, può trovare soluzione arrivando a una gestione organizzata che consenta l’eventuale cancellazione dei dati. Non solo: avere i dati organizzati apre infatti a numerose opportunità, anche in termini di analisi. Oggi, infatti, i dati sono indispensabili per i business.
Strutturare e organizzare i dati grazie a una piattaforma concertata
Il primo, fondamentale passaggio per arrivare a una reale gestione e governance dei dati passa per un tema già noto a chi frequenta il settore: l’abbattimento dei silos. Dotarsi, insomma, di una piattaforma che possa collezionare i dati che i sistemi producono e che devono essere conservati. “OpenText si pone come centrostella, esponendo nell’infrastruttura delle aziende i propri servizi per la gestione, acquisizione e ingestione delle informazioni” sottolinea Matera. “Associare i dati e organizzarli sarà fondamentale per la gestione del business. La gestione del dato deve essere completa lungo tutta la filiera. Servono piattaforme software che siano in grado di supportare le aziende nella raccolta e conservazione.”
In questo scenario, dalle parti di OpenText si pongono l’obiettivo di gestire i dati abbattendo la difficoltà di dialogo fra i vari sistemi, grazie a integrazioni native che creano un fattore comune, semplice da utilizzare ed efficace da gestire, che sia in grado di interfacciarsi anche con sistemi che non prevedono aperture di questo genere. La strategia per raggiungere l’obiettivo è quella di esporre i servizi di gestione dei contenuti generati e utilizzati dai diversi processi, garantendo allo stesso tempo la sicurezza.
Sicurezza che, nell’ottica proposta da OpenText, deriva da una ragione piuttosto semplice: è più facile difendere un singolo data lake rispetto a molti singoli silos.
Uno dei vantaggi ulteriori, poi, è la possibilità di liberarsi dei dati non più necessari oppure obsoleti, abbattendo i costi di archiviazione, attraverso opportune policy di retention, ma anche di cancellazione al momento giusto. Questo permette di avere maggiori opportunità. Matera, infatti, ricorda che “Oggi il 70% del budget IT è finalizzato al mantenimento dell’as is. Organizzando al meglio i dati si possono liberare risorse”. Lancia, inoltre una provocazione: “La miglior tutela a volte è la cancellazione: non tutti i dati sono utili e necessari. Sapere come e dove cancellarli è un bene, anche per una applicazione più agile ed efficace delle normative di settore”.
L’evoluzione nella gestione della data privacy
Gestire i dati, mettendoli a valore e tutelando contemporaneamente i propri utenti diventerà sempre più complesso? Probabilmente si, secondo Matera. Le soluzioni, però, arriveranno dall’evoluzione tecnologica.
“L’intelligenza artificiale aiuterà a gestire la quantità di dati che altrimenti non sarebbero gestibili. Oggi esistono già casi applicativi interessanti: per esempio, è già possibile gestire ordini ricevuti via mail (quindi destrutturati, NdR) con l’intelligenza artificiale. La tecnologia è un supporto, le tecnologie diventeranno indispensabili per fare in modo che i dati rimangano un’opportunità e non diventino un problema.”
