La gestione dei documenti passa prima di tutto dalla loro acquisizione. Procedimento che di per sé non produce alcun effetto in termini di riduzione dei costi ma se si considerano i vantaggi ricavabili dal processo di digitalizzazione e dalle diverse possibilità di gestione del documento elettronico, allora i risparmi sono numerosi, non solo economicamente. Un documento digitalizzato può essere infatti sottoposto a procedure per estrarne dati, indicizzato, visualizzato, spostato, replicato, inserito in un workflow, archiviato e conservato elettronicamente con estrema facilità e velocità. Il tutto, visto dalla parte del business, si traduce in riduzione di tempi e costi.
A confermarlo sono i dati di un’indagine condotta via web dall’organizzazione no-profit Aiim su un campione di 677 singoli membri della community nell’aprile 2009. Dalla ricerca emerge infatti che gli investimenti in scansione e acquisizione di documenti, se inseriti in un quadro strategico finalizzato al miglioramento dei processi, possono portare risparmi considerevoli anche in tempi ridotti, con un ritorno dell’investimento (Roi) iniziale anche inferiore ai 12 mesi. La disponibilità di documenti elettronici produce anche ritorni a lungo termine per quanto riguarda l’accesso alle informazioni, la maggiore conformità, la migliore assistenza clienti e, da non sottovalutare, anche un notevole risparmio di spazio per la conservazione.
Cresce la produttività, aumenta il Roi
Elemento importante dell’Enterprise Content Management (Ecm), la scansione dei documenti è divenuta necessaria se non quasi indispensabile in alcuni particolari processi che richiedono moduli specifici quali ad esempio i form per i censimenti, le dichiarazioni dei redditi, i reclami, i buoni acquisto e le ricevute di consegna, attività nelle quali la procedura di scansione continua a costituire l’ambito privilegiato di azione perché permette una consistente riduzione di costi e tempi di elaborazione. Se fosse ancora necessaria l’elaborazione manuale, molte di queste operazioni richiederebbero personale dedicato oltre che tempi produttivi non sostenibili con le esigenze di un business sempre più frenetico e dinamico.
Dai risultati dell’indagine emerge un chiaro riconoscimento dell’efficacia delle tecnologie e dei procedimenti automatizzati di scansione e acquisizione: il 42% dei partecipanti ha raddoppiato o più che raddoppiato la produttività e l’85% ha constatato un miglioramento di almeno il 20% (vedi figura 1).
Figura 1 – Incremento della produttività (riduzione dei tempi di elaborazione, aumentata capacità di elaborazione) grazie all’uso di tecnologie di scansione e acquisizione.
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Uno dei vantaggi a lungo termine sulla produttività consiste nel fatto che si tratta di un investimento testato e quasi esente da rischi rispetto a molti altri tipi di spese It (le tecnologie sono mature, consolidate e testate ormai da anni). Il miglioramento della produttività deriva anche dalla possibilità di ridurre il personale dedicato a queste operazioni senza che prestazioni e servizio clienti ne risentano. Alla richiesta specifica sui costi di elaborazione manuale, come le attività di ordinamento dei documenti e data entry, oltre metà del campione ha dichiarato di avere realizzato risparmi pari o superiori al 40%. Il risparmio di costi arriva anche dai minori spazi di archiviazione richiesti dagli archivi elettronici (circa metà del campione ha ridotto i costi di archiviazione cartacea del 40% o più).
Esiste poi un ulteriore vantaggio, si legge nel report di Aiim: i processi automatizzati in questo modo diventano “autodocumentanti” e quindi meno dipendenti dall’esperienza del personale. I processi sono anche più semplici da ridistribuire a livello geografico, oltre che facilmente scalabili in modo dipendente dalla situazione economica.
Quanto al Roi, ai soggetti coinvolti nell’indagine è stato chiesto di confrontare la redditività dell’investimento in scansione e acquisizione con altri investimenti It. Ebbene, oltre il 50% degli intervistati dichiara un Roi “più elevato” (36%) o “molto più elevato” (14%); e se a questi dati aggiungiamo il 40% che dichiara di aver ottenuto “quasi lo stesso Roi”, la percentuale di successo per questi progetti supera il 90% (vedi figura 2).
Figura 2 – Come si rapporta il ritorno sugli investimenti relativo all’installazione di prodotti per scansione e acquisizione se confrontato con altri investimenti It
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Dall’esperienza degli utenti intervistati emerge con chiarezza un altro dato molto importante relativo ai tempi del Roi: il ritorno entro i primi 12 mesi è stato raggiunto dal 43% dei partecipanti al sondaggio, mentre un ulteriore 24% lo ha raggiunto dopo 18 mesi (vedi figura 3).
Figura 3 – In quale periodo di tempo si è realizzato il ritorno sugli investimenti in scansione e acquisizione
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Vantaggi intangibili ma… utili al business
L’accesso migliorato alle informazioni è l’elemento più importante che spinge gli investimenti in scansione e acquisizione, seguito da conformità, produttività e migliore servizio ai clienti.
Si tratta di dati interessanti che sottolineano il maggior peso della potenziale redditività ottenibile, anche se difficilmente calcolabile. L’accesso più agevole alle informazioni, infatti, viene in genere considerato un vantaggio intangibile, di conseguenza è spesso difficile da valutare.
Considerando che questo risulta essere il primo degli elementi di spinta verso investimenti di scansione e acquisizione documentale indicati, significa che chi ha risposto al sondaggio percepisce benefici reali che vanno oltre a un Roi percepibile in tempi relativamente brevi.
Lo conferma il fatto che al secondo posto si trova la “maggiore conformità”, che si può tradurre come un “investimento a priori” che va a coprire il potenziale elevato costo relativo al mancato successo di un’azione legale o normativa (oltre al fatto che la ricerca dei record cartacei è generalmente molto più costosa e lenta rispetto a quella dei record elettronici).
Tecnologia: serve integrazione con i processi
In linea generale, dallo studio di Aiim emerge che la maggior parte delle aziende ha già investito in tecnologie di acquisizione, ma attualmente esegue la scansione solo di una piccola percentuale dei documenti e dei moduli che potrebbero essere digitalizzati. Alla richiesta di stimare la percentuale di documenti e moduli che vengono sottoposti a scansione rispetto a quelli che potrebbero utilmente esserlo, un terzo degli intervistati ha dichiarato di supporre che l’azienda stesse digitalizzando solo il 10% dei documenti suscettibili di scansione digitale e un ulteriore terzo ha dichiarato che l’azienda digitalizza solo il 50% dei documenti.
Questo spesso accade a causa del limitato utilizzo di piattaforme di scansione integrate con i processi aziendali o localizzate vicino al processo o alla sorgente di produzione delle informazioni. Alla richiesta di indicare quale aspetto del processo di acquisizione è o potrebbe essere più importante automatizzare, per esempio, “integrazione con i processi aziendali” è stata la risposta più citata; tuttavia, l’impostazione dei tradizionali sistemi di archiviazione e gestione dei documenti (sistemi di Ecm, archiviazione e repository di dati) potrebbe ancora oggi limitare le possibilità di utilizzo delle tecnologie di acquisizione su sistemi più “business value” come Erp, Hr e Crm che risultano essere ancora agli ultimi posti nella “classifica” dei sistemi abilitati all’acquisizione di documenti (vedi figura 4). In altre parole, sono ancora poche le applicazioni aziendali oggi abilitate all’acquisizione, nonostante emerga dagli intervistati un forte desiderio di integrare l’acquisizione stessa nel processo di business.
Figura 4 – Quali sistemi aziendali sono abilitati all’acquisizione per l’inserimento integrato di documenti, fatture e moduli digitalizzati
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Acquisizione: centralizzata o distribuita?
Dai dati della ricerca Aiim emerge che, nella maggior parte delle organizzazioni, sono presenti molti documenti e moduli che potrebbero essere utilmente digitalizzati; una delle ragioni di questa situazione è la mancanza di piattaforme di scansione disponibili in prossimità del processo stesso di acquisizione.
Analizzando i benefici sia di un’acquisizione centralizzata sia di una distribuita, dalla ricerca emergono dati che portano a preferire l’approccio distribuito (anche se a livello di costi di scansione è preferibile la strategia centralizzata). I risultati dicono, infatti, che l’aumentato costo del personale che esegue scansioni in locale viene generalmente compensato dal risparmio in archiviazione, trasporto e fotocopie. In più, sono stati rilevati miglioramenti considerevoli nei tempi di inoltro, un miglioramento nell’accuratezza dell’indicizzazione e maggiore flessibilità per quanto riguarda i tipi di documenti scansiti. Esistono, per esempio, numerosi processi logistici implicati nella scansione centralizzata, che aggiungono costi e rallentano il lavoro. Lo studio ha dimostrato che un terzo dei servizi di scansione centralizzata impiega tre giorni o più per rendere disponibili i documenti e il 14% impiega più di una settimana (con conseguenze quindi sui livelli di produttività). L’approccio distribuito è preferibile, secondo gli intervistati, anche per migliorare i livelli di precisione nei processi di indicizzazione. Una lamentela inerente le operazioni di scansione centralizzata emersa dall’indagine è che si tratta di qualcosa di separato dal processo aziendale e, di conseguenza, la qualità dell’indicizzazione può risentirne. Secondo i soggetti intervistati, il personale locale che si occupa del processo può migliorare considerevolmente la precisione dell’indicizzazione e la verifica dei metadati e, quindi, può gestire il processo di scansione.
Per concretizzare in termini pratici le “sensazioni” degli intervistati, a coloro che già dispongono di funzionalità di acquisizione distribuita è stata chiesta un’opinione su una serie di questioni correlate a flessibilità, costi e qualità. La maggior parte ha dichiarato che l’azienda sarebbe stata in grado di elaborare più tipi di moduli e che i tempi complessivi del processo sarebbero migliorati. Solo il 22% ha indicato che i costi di scansione sarebbero aumentati, mentre il 42% ha risposto che si sarebbero realizzati risparmi. Solo il 22% ha dichiarato che l’indicizzazione non ne avrebbe tratto giovamento.
