Acquisizione di documenti non significa solo scansione e archivia¬zione; è piuttosto una parte integrante di un processo di business che può essere utilizzata in qualsiasi ubicazione durante il processo aziendale stesso. L’acquisizione intelligente oggi non fa più riferimento a un’applicazione stand alone, ma a un servizio utilizzabile dalle diverse line of business di un’organizzazione. L’acquisizione intelligente è in grado di supportare sia la scansione centralizzata sia quella distribuita, rendendo indipendente l’acquisizione del documento dal singolo punto di ingresso attraverso strumenti avanzati di identificazione che facilitano lo sviluppo e l’integrazione rapida dell’acquisizione con i sistemi e i processi aziendali critici.
Le funzionalità di un sistema di acquisizione intelligente sono riconducibili a 5 fasi:
1) Acquisizione, che tecnicamente significa conversione di documenti cartacei in formato digitale mediante una scansione. Il procedimento di acquisizione in realtà è molto di più e comprende anche la raccolta e la conversione di documenti strutturati, non strutturati e parzialmente strutturati in dati elettronici, indipendentemente dall’origine, quindi provenienti non solo da scanner, ma anche da fax, file system, e-mail o altri documenti elettronici.
2) Classificazione, ossia identificazione e riconoscimento della tipologia di documento in modo automatizzato, senza l’intervento manuale. Attraverso un’analisi combinata di testo e immagini i documenti vengono classificati e inseriti automaticamente nell’ambito di flussi di lavoro e processi aziendali specifici.
3) Estrazione, mediante motori Ocr (Optical Character Recognition) per il riconoscimento di documenti dattiloscritti, manoscritti e Omr (Optical Mark Recognition), quali caselle di controllo, campi di riempimento e altri. L’estrazione dei dati può seguire regole aziendali e librerie di parole chiave di riferimento, associazioni di termini e struttura sintattica.
4) Convalida, per garantire la corretta estrazione. La convalida può essere automa¬tizzata (il procedimento richiede l’integrazione con un’altra origine dati, in genere un database o un’applicazione aziendale quale Crm o Erp per poter fare il confronto e quindi convalidare il documento) e manuale (la correzione dei dati estratti avviene ad opera di un operatore).
5) Distribuzione: mediante le esportazioni di dati e documenti, l’acquisizione intelligente rende disponibili le informazioni agli altri sistemi a livello enterprise.
E non dimenticate che…
Quando si sceglie una soluzione di acquisizione intelligente andrebbe sempre verificato che sia completa, cioè sia una piattaforma che, integrabile a moduli e quindi con investimenti clusterizzati, comprenda tutte le funzionalità essenziali: elaborazione distribuita, riconoscimento dei documenti intelligente e integrazione nei processi. Obiettivi misurabili e conduzione di test di qualità, poi, sono suggerimenti metodologici sempre validi!
