Digitalizzare i processi per essere più agili e flessibili, per affrontare con successo le sfide del mercato e creare un ambiente di lavoro più efficiente. La consapevolezza di queste e tante altre opportunità che possono derivare dall’uso di piattaforme per l’ottimizzazione dei processi si sta diffondendo, ma la strada da compiere è ancora parecchia. Tra gli ultimi dati dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, pubblicati a metà dell’anno scorso, si legge che le aziende sono ancora immature dal punto di vista della propria digitalizzazione interna. Solo il 34% del campione monitorato dagli studiosi dell’Ateneo vanta una piena integrazione tra le funzioni che hanno il contatto con il cliente e, d’altro lato, non più del 39% ha una infrastruttura che raccoglie le varie informazioni internamente. Si tratta di prerequisiti fondamentali per aumentare la produttività delle organizzazioni e, più nello specifico, per realizzare quella digitalizzazione dei processi ormai sempre più ritenuta un fattore imprescindibile per supportare al meglio il business.
Perché conviene anche (e soprattutto) alle PMI
Efficienza, maggiore collaborazione e migliore condivisione di dati e informazioni, resilienza. Questi, in sintesi, i benefici determinati dalla digitalizzazione dei processi aziendali. Risulta, dunque, immediatamente evidente che l’impegno a investire in soluzioni che favoriscano tale digitalizzazione dei processi deve nascere dalla voglia di operare un significativo rinnovamento interno, non, come spesso accade, dal solo desiderio di razionalizzare le risorse. La trasformazione, per essere davvero efficace, non si limita a orientarsi al risparmio, ma punta a un radicale cambiamento che favorisca la crescita.
E questo è vero per tutte le aziende, PMI incluse, anzi, a maggior ragione per quest’ultime. Le piccole e medie realtà sono costrette, infatti, a competere su un vasto mercato, hanno risorse (sia economiche sia umane) limitate e possono fare leva sull’innovazione per organizzarsi al meglio e supportare la propria crescita.
È quanto accaduto in IALC Serramenti, un’azienda con una posizione solida sul mercato e numeri di business in incremento.
“Un’azienda in crescita – sottolinea Federico Pozzato, direttore tecnico Honu, società parte di Archiva Group – ha bisogno di tenere monitorato quello che sta facendo, di essere veloce. Più nel particolare, è necessario garantire a chi lavora la possibilità di reperire tutto quel di cui ha bisogno velocemente, cercando, per esempio, tra tutte le mail e i documenti aziendali; d’altra parte, alle organizzazioni che vogliono consolidare i loro risultati serve avere a disposizione informazioni puntuali e, possibilmente, in tempo reale sul proprio funzionamento per rivedere i processi in un’ottica di maggiore efficienza”.
Processo di digitalizzazione aziendale, ecco cosa fare
L’Osservatorio Startup Intelligence e Digital Transformation Academy alla fine del 2022 prevedeva che il 43% delle aziende avrebbe aumentato i budget destinati alle tecnologie ICT. Ma come fare?
“Noi lavoriamo in sintonia – spiega Pozzato – con i nostri clienti. Quando entriamo in un’azienda, non possiamo avere l’arroganza di dare direttive sulle modalità d’azione. Collaboriamo a stretto contatto con gli addetti ai processi per capire come si è lavorato sino a quel momento. Seguendo la loro descrizione, individuiamo come portare i loro processi sulla nostra piattaforma, una soluzione realizzata ad hoc proprio per orchestrare i processi esistenti e renderli più efficaci. Arriviamo ad avere i primi risultati in pochi giorni grazie alla tecnologia no code che consente di concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi e non sulla tecnologia necessaria per ottenerli”.
Non si può trascurare l’inevitabile ostacolo che molto spesso ancora si pone sul percorso di adozione di soluzioni per la digitalizzazione dei processi che è rappresentato dall’abitudine. Tante persone preferiscono restare nella propria zona di confort.
“È un limite – specifica Pozzato – che viene superato dopo pochi giorni di utilizzo. Anzi, spesso sono gli utilizzatori stessi a chiedere di portare sulla piattaforma altri processi sperimentando in prima persona i vantaggi a essa riconducibili. Ci si accorge infatti che il proprio tempo è meglio sfruttato e produce maggior valore”.
“Tra i benefici ottenibili dalla piattaforma proposta e implementata da Archiva Group – ha concluso Fabris – vi è il fatto di poter intervenire semplicemente e in modo tempestivo se si devono apportare modifiche al processo in itinere. Ovviamente questo senza perdere tutti i dati o snaturare il processo stesso”.
Il caso IALC Serramenti
“La nostra azienda – spiega Alessandro Fabris, direttore generale della società – produce serramenti e facciate in vetro, è una tradizionale realtà veneta che impiega circa 80 dipendenti coinvolti in vari processi. La nostra esigenza era efficientare alcuni processi, per gestire al meglio le informazioni, abbandonando, per esempio, l’eccessivo uso di posta elettronica o il ricorso al telefono. Il fine ultimo era la creazione di un flusso ordinato delle attività. Siamo perciò partiti analizzando quali fossero i processi che causavano un maggior dispendio di energie in azienda”.
In particolare, i processi individuati sono stati 3: la gestione delle non conformità, degli interventi di manutenzione e di generazione delle offerte commerciali. La caratteristica comune a tutti è quella di essere articolati e tali da coinvolgere più persone che sempre devono avere la possibilità di fruire di una visione generale. In processi di questo tipo, in ogni momento è importante sapere chi ha il presidio della questione, i tempi di ottenimento di eventuali risposte e così via.
La soluzione che sta sostenendo IALC in queste attività è la piattaforma di business process management & workflow management proposta da Honu, pensata per gestire tutti i flussi di lavoro aziendali. Tale soluzione individua i passaggi di ogni singolo processo e i ruoli rivestiti da ciascun addetto in esso coinvolto, automatizza, grazie a funzioni di Robotic Process Automation, azioni ripetitive e si impegna a far sì che si abbia sempre il massimo delle performance. Tra i principali processi automatizzati da questo sistema vi è quello di gestione documentale, in quanto è in grado di integrare qualsiasi tipo di file, di riconoscerlo e classificarlo in modo corretto nel workflow in cui è utile.
“Più in generale, con la sua tecnologia, Honu si pone l’obiettivo di portare in azienda l’Hyperautomation, intendendo con questo concetto (secondo quanto definito da Gartner) il livello più alto della Digital Transformation, per rivoluzionare radicalmente il modo di lavorare in un’ottica di massima efficacia” precisa Federico Pozzato. “Tale rivoluzione si fonda su 3 tecnologie: in primo luogo, quelle che favoriscono il case management/BPM – Business Process Modelling e cioè consentono la ricostruzione digitale dei processi. Secondariamente, come suddetto, l’RPA per sollevare i lavoratori da task semplici e a basso valore aggiunto. Infine, le tecniche di Intelligenza Artificiale applicate, per fare solo qualche esempio, alla lettura e all’immagazzinamento organizzato dei dati ricavati da qualsiasi tipologia di documenti, così come alla capacità dei sistemi di elaborare previsioni e simulazioni sempre più precise sull’andamento delle attività” conclude.
