La gestione delle informazioni oggi può diventare un vantaggio competitivo per qualsiasi organizzazione. È il motivo per cui sono sempre più diffusi tra le aziende quegli strumenti digitali che permettono di governare il flusso di acquisizione, conservazione, archiviazione e condivisione di documenti e file. Tra questi, i principali sono il DMS (Document Management System) e l’ECM (Enterprise Content Management).
I due mercati globali che si riferiscono a ciascuno dei due si dimostrano particolarmente floridi. Quello dei DMS è stato valutato 5,55 miliardi di dollari e si prevede che raggiungerà i 15,47 miliardi di dollari nei prossimi 5 anni. Il mercato dell’ECM, con un valore di 23,6 miliardi di dollari nel 2021, si stima che dovrebbe arrivare ai 37,7 miliardi entro il 2026. Sebbene talvolta le due tecnologie siano considerate equiparabili, esistono alcune differenze che ben conoscono soprattutto i vendor che propongono l’una o l’altra, oppure entrambe. Kyocera Document Solutions Italia è una di queste e Mirko Marotta, Solutions Specialist & MDS Business Development della società, spiega in questa intervista a ZeroUno le caratteristiche che accomunano e distinguono le rispettive piattaforme.
DMS ed ECM, caratteristiche e differenze
“Entrambi i sistemi si occupano di documenti, però quando parliamo di DMS ci riferiamo a una soluzione che, come da acronimo, consente a una società di gestire in particolare l’archiviazione digitale di documenti e quindi delle informazioni contenute attraverso quella che viene definita profilazione documentale” esordisce Marotta. Il concetto di “profilazione documentale”, ad esempio, è al centro della suddivisione amministrativa tradizionale tra documento di trasporto, fattura passiva, fattura attiva e così via.
In tal senso, il DMS si pone come primo tassello per quelle aziende, in particolare le PMI, che hanno necessità di catalogare documenti “destrutturati”, cioè cartacei o analogici. “L’ECM, invece, si rivolge a quelle realtà di taglio enterprise che, oltre ai documenti, hanno l’esigenza di gestire contenuti di vario formato. Se il DMS si limita ai formati documentali, gli ECM nascono con la prerogativa di non porre alcun limite al tipo di oggetto da archiviare e catalogare, compresi ad esempio quelli di tipo multimediale”.
Oltre ad ampliare i possibili contenuti archiviabili e catalogabili, l’ECM fornisce una serie di strumenti supplementari. Dal workflow processing al BPM (Business Process Management), offre a dei tool che grazie a KPI e report aiutano a capire eventuali margini di ottimizzazione dei processi. “Diverse aziende hanno ibridato questi prodotti. Partite magari con un sistema DMS, hanno poi capito che da solo non bastava e quindi hanno optato per un allargamento dei confini della soluzione. È il caso di KCIM, il nostro DMS in SaaS, che prevede alcune aggiunte tipiche di un ECM, ma senza la scalabilità di un vero ECM che potrebbe essere sovradimensionato per molti clienti. Tra questa aggiunte, solo per citarne una, rientra la possibilità di creare dei task flow di controllo e/o di approvazione sui documenti gestiti nella piattaforma”.
Le principali tecnologie di una soluzione documentale
La differenziazione non riguarda soltanto la scalabilità del sistema, i formati da gestire o il modello architetturale (in cloud oppure on-premise). Anche le tecnologie di cui una piattaforma può avvalersi cambiano in funzione del fabbisogno specifico dell’azienda. È noto che per rendere ricercabile un documento e far sì che le informazioni contenute al suo interno possano essere utilizzate, l’OCR (Optical Character Recognition) è un’opzione fondamentale.
Ci sono però alcuni settori, come il manufacturing, nei quali potrebbe risultare molto utile l’OMR (Optical Mark Recognition) che dà l’opportunità di gestire i processi approvativi verificando che tutti i passaggi siano stati svolti correttamente. “Nell’ultimo quinquennio nei sistemi di gestione documentale si sono perfezionati ulteriormente algoritmi di machine learning che sono all’origine del cosiddetto intelligent indexing. Quest’ultimo rappresenta la forma più evoluta di estrazione delle informazioni e di catalogazione e, attraverso il feedback dell’utente, incrementa man mano la sua percentuale di accuratezza nell’auto-compilazione” dice ancora Marotta.
Un ulteriore elemento differenziante è la modalità con cui far dialogare DMS ed ECM con gli ambienti applicativi dell’azienda. Certamente l’uso delle API oggi è il metodo forse più diffuso e, in molti casi, standardizzato. “Permette di ottenere in modo semplice e veloce dati tra le varie applicazioni attraverso l’esposizione di un set predefinito di comandi e di parametrizzazioni nella richiesta. KEIM, il nostro ECM, prevede integrazioni verso i sistemi ERP, in particolare dell’universo SAP, ma può interfacciarsi con i software di molti altri vendor”.
Integrare le funzionalità utili al business
Le Application Programming Interface, oltre a semplificare l’integrazione con business application classiche come gli ERP e i CRM, servono anche ad aggiungere un tassello essenziale all’interno di una soluzione documentale, vale a dire la firma elettronica o digitale. Kyocera Document Solutions, a tale scopo, ha stretto da tempo una collaborazione con un provider internazionale, DocuSign. Per l’Italia si avvale inoltre di ulteriori partnership con società che posseggono certificazioni specifiche, tra cui la certificazione per il formato CAdES, lo standard riconosciuto anche dalla pubblica amministrazione.
“La nostra presenza internazionale può essere un fattore positivo per molte aziende italiane che hanno delle sedi anche all’estero. In ogni caso, l’impianto architetturale del nostro ECM è concepito come open platform per rispondere a diverse necessità già in fase progettuale” afferma in conclusione Mirko Marotta.
Una fase, quella del disegno di un sistema per la gestione di documenti o di contenuti, che deve fare i conti con profili di complessità che richiedono competenze multidisciplinari. Da quelle economiche e di processo proprie dei Business Analyst, che occorrono per comprendere le esigenze del cliente partendo dalla dotazione applicativa in essere, alle skill di Development anche diversificate per l’integrazione di piattaforme e servizi, nonché per la realizzazione di personalizzazioni spesso imprescindibili. Il tutto in un contesto come quello italiano, caratterizzato da una legislazione rigorosa in materia di conservazione sostitutiva a norma e di firma digitale con valore legale.
